Navigera till sidans huvudinnehåll

Invånarärende / omvänt ärende / meddelande via 1177

Vårdpersonal på en mottagning kan skicka information, meddelande om tid, frågeformulär eller liknande till invånare via 1177. Tjänsten har flera namn, invånarärende, omvänt ärendeflöde eller meddelande via 1177. 

Under våren hålls ett antal utbildningstillfällen kring att skapa meddelandemallar och skicka meddelanden via 1177. Anmälan görs i LOK.

Ersätt pappersposten med digitala meddelanden

Inget samtyckte krävs

Det finns inget lagkrav på att invånare ska få post från vården på ett eller ett annat sätt. Folkbokföringsadressen används ofta eftersom att det är en uppgift som hälso-och sjukvården har tillgång till. Ett digitalt brev anses ha kommit fram när det finns tillgängligt i invånarens inkorg, oavsett val av inkorg. För att få skicka information digitalt så behöver vården veta att invånaren har en digital inkorg, vilket går att se när hen har aktiverat sin inloggning i 1177 och därmed har tillgång till sin 1177 inkorg. Idag har mer än 92% av invånarna i Region Jönköpings län en aktiv inloggning.

Ökad säkerhet och minskad tidsåtgång

Vårdpersonalen kan kontrollera att invånaren har öppnat ett meddelande hen har fått till sin inkorg, vilket vi inte kan vara säkra på när vanlig postgång används. 

Digital kommunikation via 1177 har många fördelar jämfört med vanlig postgång, inte minst besparing av resurser och tid. En mycket stor del av den information som idag skickas från vården till invånare per post kan ersättas av digitala meddelanden via 1177 e-tjänsterna.

Meddelanden där innehållet är detsamma till många invånare passar utmärkt att lägga in i en meddelandemall. För mer individuella meddelanden kan en tom mall användas.

Många gånger skickas information och trycksaker per post för att mottagningen alltid har gjort det. I digitaliseringsarbete ofta att samma information, eller bättre, som står i mottagningens trycksaker finns att länka till på 1177.se.

Mallar

Lokal administratör för mottagningen kan hämta upp och aktivera redan framtagna mallar, samt skapa lokala meddelandemallar för mottagningen som ärendehanterare sedan kan använda i sin kommunikation.

Används mall för information kan inte invånaren besvara ärendet.
Används mall med frågor kan invånaren besvara ärendet. 

Exempel på nationella och regionala mallar som finns framtagna:

  • Bifoga bild till vården
  • Meddelande till invånare
  • Frågor inför vårdkontakt om sjukskrivning
  • Meddelande om provsvar

Exempel på lokala mallar som tagits fram och används på en eller flera mottagningar:

  • Frågor inför besök
  • Smittspårning Gonorré
  • Meddelande från rehadkoordinator
  • Meddelande med ditt träningsprogram

 

Så här hämtar du en regional eller nationell mall till din mottagning

  • Öppna Mallar för invånarärenden
  • Klicka på Skapa mall med information
  • Sök efter mallen du vill använda. Skriv RJL i rutan så hittar du enkelt våra regionala mallar.
  • Klicka på Använd mall
  • Gör eventuella anpassningar för er mottagning. Titta även igenom svarsalternativen.
  • Lägg till / justera kontaktinformation så att den stämmer med er mottagning. En länk till mottgningens kontaktkort rekommenderas.
  • Under SPARA-fliken, bocka i rutan Aktivera mall. Spara.

Så här skapar du en lokal mall för din mottagning

A: Mall för meddelande med information

  • Öppna Mallar för invånarärenden
  • Klicka på Skapa mall med information 
  • Klicka på Tom mall
  • Namn på ärendetypen - skriv ett namn på mallen / en rubrik som tydligt talar om vad det är för meddelande. Tänk på att det är detta namn som syns som titel/rubrik på meddelandet i mottagarens inkorg. Under Spara-fliken kan du sätta ett internt namn på mallen för att underlätta för personalen att välja rätt mall vid utskick.
  • Lägg till informatonstext - Skriv informationstexten / meddelandet. Antingen kan du skriva en lång text eller flera korta frasminnen som kan kombineras på olika sätt vid utskick. Glöm inte att lägga till kontaktinformation till er mottagning, undvik att skriva telefonnummer, det bästa är att  länka till mottgningens kontaktkort på 1177.
  • Under Spara-fliken kan du skriva en instruktion till ärendehanteraren, vill du inte skriva någon instruktion sätt en punkt i rutan då den är obligatorisk att fylla i.
  • Ange vad det är för typ av mall (fråga/information/kallelse etc). Denna används till statistik.
  • När du är klar och vill göra mallen tillgänglig för ärendehanterare att använda bockar du i rutan Aktivera mall.
  • Spara.

B: Mall för meddelande med frågor

  • Öppna Mallar för invånarärenden
  • Klicka på Skapa mall med frågor
  • Klicka på Tom mall
  • Namn på ärendetypen - skriv ett namn på mallen / en rubrik som tydligt talar om vad det är för meddelande. Tänk på att det är detta namn som syns som titel/rubrik på meddelandet i mottagarens inkorg. Under Spara-fliken kan du sätta ett internt namn på mallen för att underlätta för personalen att välja rätt mall vid utskick.
  • Flik Frågor till invånaren - Skapa frågor. 
  • Flik Svarsformulär - Skriv svarsalternativ för svar, delsvar och motfråga.
  • Flik Spara - här kan du skriva en instruktion till ärendehanteraren, vill du inte skriva någon instruktion sätt en punkt i rutan då den är obligatorisk att fylla i. 
  • Ange vad det är för typ av mall (fråga/information/kallelse etc). Denna används till statistik.
  • Ange om du vill ha någon annan inställning för avisering, påminnselse etc på dessa ärenden än vad som är standard för mottagningen.
  • När du är klar och vill göra mallen tillgänglig för ärendehanterare att använda bockar du i rutan Aktivera mall.
  • Spara.

Så här skickar du ett meddelande

  • Öppna Mina ärenden
  • Klicka på Skicka ärende
  • Välj mall. Klicka på Gå vidare.
  • Skriv in invånarens personnummer. Klicka på Lägg till.
  • Kontrollera att invånaren har en aktiv inloggning och har aktiverat avisering antingen till mobiltelefon (sms) eller e-post. 
  • Klicka på nästa.
  • Klicka på pratbubblan med ett plustecken i för att ”plussa” in mall-texten i själva meddelandet. Du kan "plussa" in flera texter efter varandra.
  • Behöver du lägga till eller ändra någon information kan du göra det.
  • Om en fil ska bifogas - Klicka på Bifoga fil. Leta rätt på rätt fil. Klicka på öppna. 
  • Skicka.

Några saker att tänka på:

Avisering

Kontrollera att invånaren har loggat in 1177 och att hen har slagit på aviseringar till e-post eller mobiltelefon (sms). Har personen spärrat sin inloggning eller av någon anledning inte kan kontaktas via inkorgsmeddelande kommer du att få ett felmeddelande. 

Signatur

Signatur och datum läggs till meddelandet per automatik. Som standard är din signatur namn och titel och hämtas från HSA-katalogen. Om du inte vill skicka med ditt namn eller vill ha mottagningens namn som avsändaren måste du ändra din signuatur innan du påbörjar meddelandet.

Din signatur kan du ändra i dina personliga inställningar som du når genom att klicka på ditt namn längst upp till höger när du är inloggad i Personalverktyget. Ibland behöver du stänga ned programmet och logga in igen för att inställningarna ska ändras. 

Bilagor

Det går att bifoga olika typer av bilagor när du skickar ett meddelande via 1177. Filen måste vara i format pdf, jpg eller png (word eller excel går inte) och finnas sparad så att du når den via utforskaren. Tänk på att foldrar och broschyrer i pdf-format inte är användarvänligt att läsa i mobilen, undersök i första hand om liknande information finns att länka till på 1177 innan du bifogar filer. 

Så här kontrollerar du att invånaren öppnat meddelandet

Under Mottagningens ärenden, Alla ärenden, kan du filtrera fram mottagningens skickade meddelanden (Ärendetyp: skickat av vården) och kontrollera att invånaren har öppnat det (status: läst/oläst av invånare).

 

Några goda exempel där kommunikation initieras av vårdpersonal via invånarärende/meddelande i 1177

  • Vid smittspårning av Covid-19 togs en gemensam regional mall fram. Mallen administrerades av Smittskydd och vårdhygien och användes av alla vårdcentraler. Vid förändrade regler uppdaterades mallen på ett ställe och alla vårdcentraler kunde hämta hem en uppdaterad mall. Alla patienter fick korrekt, och exakt samma information oavsett var hen hade testat sig.

  • Kommunikation av provsvar. Många mottagningar har slutat att skicka brev om provsvar. Personalen skickar istället ett meddelande till invånarens inkorg och talar om att ett nytt provsvar finns att ta del av i hens journal.

  • Partnerbrev klamydia/gonorré/syfilis används i Hudmottagningens smittspårningsprocess för könssjukdomar. Information och instruktioner om provtagning sänds digitalt till misstänkt smittade partners istället för telefonsamtal som kan upplevas obekväma. Eftersom personalen enkelt kan se om/när invånaren har läst meddelandet vet personalen vilka personer som behöver kontaktas på annat sätt.

  • Mallen Bifoga bild till vården används av flera mottagningar i rådgivningssamtal, till exempel i samtal där personalen känner ett behov av en bild för att avgöra huruvida egenvårdsråd eller en tidsbokning är rätt väg. Personalen skickar under rådgivningssamtalet ett meddelande till invånaren som hen besvarar med en bild.

  • Meddelanden med frågeformulär eller information inför besök som behöver skickas med kort varsel, till exempel vid sen bokning på återbudstider.

Exempel på när kommunikation med invånare via invånarärende/meddelande inte ska användas

Kommunikation via 1177 e-tjänster är avsedd att ske mellan enskild invånare och ansvarig vårdenhet med tydlig koppling till invånarens egen hälsa. Det finns därmed några undantag då vården inte ska kommunicera med invånaren via 1177.

  • Meddelanden till 1177 Inkorg är inte avsedda att användas som en allmän informationskanal eller för enkätutskick riktade brett till olika patientgrupper.

  • Meddelanden till 1177 Inkorg ska inte användas för att söka deltagare till läkemedels- eller forskningsstudier. Däremot kan en mottagning, med tydlig koppling till invånares egen hälsa, som är med i ett forskningsprojekt söka deltagare bland sina egna patienter.

  • Vårdpersonalen får inte skicka information som innehåller sekretessbelagda uppgifter som behöver mellanlagras innan den kan bifogas i meddelandet. Till exempel journalkopior som måste sparas utanför journalsystemet.