Cosmic Link, manual

Termer och förkortningar:

Om Cosmic Link – Avsedd användning

Link är ett stöd för processer och rutiner avseende samordning mellan aktörer som tillhandahåller hälso- och sjukvård samt socialtjänst för att säkerställa en oavbruten vårdkedja för individer i alla åldrar som behöver samordnade insatser. Ett samordningsärende innehåller information och kommunikation runt pågående och planerade aktiviteter. Aktörer involverade i samordningsärendet kan samarbeta genom att utbyta meddelanden, samt skapa olika planer baserat på individens behov. Aktörerna kan hantera sina samordningsärenden i en översikt vars innehåll kan filtreras och grupperas baserat på olika behov.

Introduktion av fönster i Cosmic Link

Link består av två fönster där fönstret Ärendeöversikt presenterar pågående och avslutande samordningsärenden samt ger åtkomst till fönstret Ärende för:<Patient-ID> med patientspecifika detaljer. Dessa fönster fungerar som ett slags informationsnav för aktörer när de samarbetar och planerar olika typer av vårdinsatser för patienter.

Ett samordningsärende innehåller information och kommunikation runt patientens planering och samordning. Delaktiga aktörer samarbetar och utbyter meddelanden samt upprättar olika planer utifrån patientens behov. En plan kan bestå av flera anteckningar skrivna av flera olika användare.

Link har stöd för två olika typer av planer. De delar av planerna som dokumenteras av vårdpersonal inom Region Jönköpings län går också att läsa i 1177 e-tjänsterna.

• Samordnad Individuell Plan (SIP)
  Används när samordning mellan olika aktörer behövs, förutsatt att patienten lämnat sitt samtycke till samordnad individuell planering. Uppföljning och fortsatt samordning dokumenteras i en senare version. En SIP avslutas när ingen ytterligare samordning för dokumenterat behov krävs. Det går bara att ha en pågående SIP i taget. Planen kan skrivas ut.

• Utskrivningsplan
  Används vid utskrivning av patienten. Det kräver ingen samordning mellan olika parter och planen används när en SIP kommer att skapas efter utskrivning, men kan även användas när en samordnad individuell plan inte behövs. En utskrivingsplan kan bara skapas om patienten har samtyckt till att information får delas mellan socialtjänst och hälso- och sjukvård. De inblandade aktörerna kan dokumentera sina delar i planen. Planen kan skrivas ut.

Fönstret Ärendeöversikt

För att öppna fönstret Ärendeöversikt:

Välj Meny > Link > Ärendeöversikt

Fönstret ger en överblick över pågående och avslutade samordningsärenden. Genom att markera någon av alternativknapparna (1) styr man om man önskar se information för en vald patient eller för alla patienter. Ärenden visas under flikarna Pågående ärenden och Avslutade ärenden. Dessa flikar består av en filtreringspanel (2) och en tabell (3) som listar ärenden med information om bland annat patientens samtycke, personnummer och namn, ärendets senaste meddelande, planerat utskrivningsdatum och anslutna enheter.

Via filterpanelens fält går det bland annat att välja vilka ärenden som ska visas t.ex. visa ärenden som en specifik enhet är aktör i.
 

Det går även att filtrera vilka ärenden tabellen ska visa genom att välja mellan alternativknapparna.
 

Flaggikonen indikerar att en enhet tagits bort som aktör från ett ärende under de senaste sju dagarna samt att den inloggade användaren ännu inte har läst informationen. Tool-tip ger specifik information och genom att klicka på flaggikonen går det få upp en lista för vilken patient som informationen avser.
 

Under kolumnen samtycke i tabellen visas information om patientens samtycke till informationsdelning mellan socialtjänst och hälso- och sjukvård och samordnad individuell planering.

Om samtycke finns är boxen svart. Om samtycke saknas är boxen orange.
 

• Om alternativ ’Nej’ eller ’Ej tillfrågad’ valts för samtycke till informationsdelning, går det inte att ta del av flikarna Journal och Läkemedelslista samt planen ”Utskrivningsplan” finns inte tillgänglig i Ärende för:<Patient-ID>.
• Om alternativen ’Nej’ eller ’Ej tillfrågad’ valts för samtycke till samordnad individuell planering, går det inte att skicka meddelandetypen ”Kallelse till samordnad individuell planering” och planen ”SIP” finns inte tillgänglig.

I kolumnerna I, U, K i tabellen visas information där en ifylld ruta innebär att följande meddelande har skickats:
- I = Inskrivningsmeddelande

- U = Meddelande om Utskrivningsklar

- K = Kallelse till samordnad individuell planering.
 

Tooltip för respektive ruta visar information om tidpunkt då meddelandet skickats.

Fönstret Ärende för:<Patient-ID>

Fönstret presenterar uppgifter för ett valt samordningsärende. Fönstret består av flikarna Meddelande, Planer, Journal och Läkemedelslista mellan vilka man navigerar för att hantera meddelanden, ta del av patientinformation, aktörer, planer och för att visa journalanteckningar och läkemedelslista. Innehåll och layout beror på vald flik.

Beskrivning av flikar i Ärende för: <Patient-ID>

Fliken Meddelanden

I fliken hanteras meddelanden som rör samordningen, aktörer och information om patienten såsom samtycken.

Fliken består av följande tre paneler:

1. Lista med meddelanden
   Visar alla skickade meddelanden med datum- och tidsstämpel. Oöppnade meddelanden indikeras i fetstil. Lästa meddelanden visas med en ikon . Tool-tip över ikonen visar vilka användare som läst meddelandet. Alla inskrivningsmeddelanden är markerade med en ram. När trådning används inkluderas hela tråden i ramen. När trådning inte används har alla meddelanden relaterade till inskrivningsmeddelanden en ram. Det finns också en förvald kryssruta, Använd trådning, som håller ihop meddelanden i en konversation. När den inte är vald, visas meddelanden i kronologisk ordning.
2. Hantering av meddelanden
   Visar innehållet i ett valt meddelande med uppgift om avsändare och mottagare. Via knapparna kan meddelanden besvaras, avvisas, återkallas eller skrivas ut. Nya meddelanden skickas via knappen Nytt meddelande.
3. Patientinformation och aktörer
   Patientinformation
   Visar information om patientens samtycke till informationsdelning mellan hälso- och sjukvård och socialtjänst samt patientens samtycke till samordnad individuell planering. Här visas också behov av samordnad individuell planering. För användare på psykiatriska enheter visas även information om planerad utskrivning till tvångsvård, förutsatt att patienten är inskriven.
   Uppdatering av information sker genom att klicka på knappen Ändra.
   
   Aktörer
   Består av information om aktuella aktörer som är tillagda i ärendet så som fasta vårdkontakter och enheter (kommun, öppen- och slutenvård) samt externa aktörer, t.ex. Försäkringskassan. Då ett ärende är öppet går det klicka på knappen Ändra för att lägga till/ta bort aktörer och roller samt bemanna roller och fylla i en aktörs telefonnummer.
   
   En patient kan ha en eller flera fasta vårdkontakter. Dessa läggs till respektive tas bort i fliken Fast vårdkontakt i fönstret Patientkort. Att en fast vårdkontakt har angetts är en förutsättning för att kunna lägga till den i ett samordningsärende. Patientens fasta vårdkontakter visas i samordnignsärendet och en av dessa kan utses som samordningsansvarig för ärendet.
   
   Tidigare aktörer
   Visar en lista över aktörer som tagits bort och som inte längre är involverade i ärendet. Om inga aktörer tagits bort i ärendet visas inte denna rubrik. Klicka på de blå pilarna så visas en lista över aktörerna. Dessa aktörer är inte längre involverade i ärendet och kan inte ta del av informationen där.

Ärendehistorik:

Ikonen längst upp i högra hörnet leder till information om ärendets historik.
I ärendehistorik kan användare se följande ändringar:

• Aktör – tillagd, borttagen
• Fast vårdkontakt – tillagd, borttagen
• Utsedd vårdkontakt – tillagd, borttagen
• Behov av Samordnad individuell planering – Ja, Nej
• Samtycke till Samordnad individuell planering – Ja, Nej, Ej tillfrågad
• Samtycke till informationsdelning – Ja, Nej, Ej tillfrågad
• Status på ärendet – öppet, stängt

För varje ändring finns information om:

• Datum/tid
• Vem/var
• Tidigare värde/nytt värde

Fliken Planer

Används för att hantera en patients planer av typen SIP och utskrivningsplan. I vänsterpanelen presenteras existerande planer och dess versioner sorterade i fallande datumordning vilka motsvarar det datum då de skapades.
Innehållet för en vald plan, eller version av en plan, presenteras till höger i fönstret. Vald plan styr vilka knappar som visas, t.ex. Signera eller Ny anteckning.
 

Dokumentationen av planer följer det standardiserade sättet att dokumentera i Cosmic. Flera journalanteckningar kan läggas till varje plan/version och alla aktörer kan dokumentera sina delar.

En SIP-version måste godkännas innan en ny version kan skapas, och en ny SIP kan skapas först när en tidigare avslutats.

Fliken Journal

Ger tillgång till delar av patientens journalanteckningar från fönstret Journal. Fliken visas om användare har särskild behörighet samt om patienten samtyckt till informationsdelning mellan socialtjänst och hälso- och sjukvård.

Det är viktigt att slutenvårdsanvändaren väljer rätt vårdkontakt när anteckning skrivs för att anteckningen ska visas i Link.

De journalvyer som visas är:

• Slutenvård – Link: Innehåller de anteckningar för somatisk vård som är skrivna under aktuella vårdtillfällen för det pågående samordningsärendet. Även den del av utskrivningsplanen som är skriven av slutenvården visas här.
• Psykiatrisk vård – Link: Innehåller de anteckningar för psykiatrisk vård som är skrivna under aktuella vårdtillfällen för det pågående samordningsärendet.
• Patientens vårdplaner: Innehåller de vårdplansanteckningar som är skrivna under aktuella vårdtillfällen för det pågående samordningsärendet.
• Blankett vyer: Visar blanketten ”Bedömning att ansvara för egenvård” om den skapats i Cosmic (synlig även för biståndshandläggare).

För att läsa en vårdplan: Markera aktuellt vårdplansåtagande (se datum om det finns flera). Därefter visas anamnes, status och vårdplaner som finns i det markerade vårdplansåtagandet. I läsläget visas endast det senaste registrerade värdet i anamnes och status som default. I vårdplanerna visas den senaste utförda åtgärden. Finns flera registreringar så visas en pil-ikon bredvid sökordet och genom att klicka på den så öppnas och visas alla registreringar för det sökordet.

Spärrad information i journalen
Om en patient har satt spärr i sin journal som gäller för den klinik där patienten är inskriven kan journalinformationen inte läsas av kommunanvändare. Istället visas en ikon för spärr, se bilden nedan. Detta eftersom kommunerna är annan vårdgivare är Region Jönköpings län.
 

Fliken Läkemedelslista

Fliken presenterar en patients läkemedelslista. Den visas under förutsättning att användaren har rätt behörighet, om patienten inte har en pågående inskrivning samt om patienten samtyckt till informationsdelning mellan socialtjänst och hälso- och sjukvård. För ytterligare detaljer kan fönstret Läkemedel, fliken Läkemedelslista öppnas via knappen Läkemedelslista.
 

Kopplingar till andra delar i Cosmic

Link har en koppling till följande fönster:

Patientlisten

I patientlisten finns en ikon som visar att det finns ett pågående samordningsärende i Link.
Ikonen ändras när det finns meddelanden i ärendet som är olästa för enheten man är inloggad på.
Tooltip visar information om när samordningsärendet startades och de aktörer som är involverade i ärendet (se bild nedan). Det krävs behörighet till Link för att kunna öppna ärendet genom att klicka på ikonen. Ikonen visas för alla användare.
 

OBS! När patient skrivs in på en slutenvårdavdelning ska alltid ett inskrivningsmeddelande skickas. Slutenvårdsanvändare ska inte fortsätta samordning i ett pågående ärende via ikonen innan inskrivningsmeddelandet skickats.

Fönstret Patientkort

• Fliken Fast vårdkontakt.
  Används för att lägga till eller ta bort fasta vårdkontakter via knappen Lägg till respektive Ta bort. För att kunna lägga till Fast vårdkontakt i ett samordningsärende i Link måste registreringen först vara gjord i Patientkortet.
• Fliken Enhetskopplingar.
  Används för att hantera en patients olika kopplingar till kommunenheter, t.ex. hemsjukvård, biståndsenhet m.fl. Kopplingar till enheter inom öppenvård kan också läggas till, t.ex. psykiatrisk öppenvård. Om en enhet läggs till i Enhetskopplingar visas den som förvald aktör när nytt samordningsärende skapas och i dialogrutan inskrivningsmeddelande.

Fönstret In- och utskrivning

• Flikarna Samordning och Inskrivning används av slutenvårdsavdelningar för att skapa ett nytt samordningsärende i Link eller fortsätta i ett pågående samordningsärende. Vårdpersonal på avdelningen registrerar behov av samordningen genom att markera alternativknappen Ja i arean Samordning i fliken Inskrivning eller Samordning. Ett inskrivningsmeddelande kan skickas till de involverade aktörerna.

För instruktioner och mer information, se dokumentet Övergripande funktioner B – Patientlisten, Meny, Patientkortet rörande fönstret Patientkort och dokumentet In- och utskrivning för information om fönstret In- och utskrivning.

Öppna ett pågående samordningsärende

För att öppna fönstret Ärende för: <Patient-ID> för ett pågående samordningsärende, välj ett av följande två alternativ:

1. Sök fram en patient i patientlisten och klicka på ikonen för pågående samordningsärende:
   
   OBS! När patient skrivs in på en slutenvårdavdelning ska alltid ett inskrivningsmeddelande skickas. Slutenvårdsanvändare ska inte fortsätta samordning i ett pågående ärende via ikonen innan inskrivningsmeddelandet skickats.
2. Öppna fönstret Ärendeöversikt, öppna aktuellt ärende i tabellen genom något av följande alternativ:
   - Dubbelklicka på ärendet.
   - Högerklicka på ärendet och välj menyalternativet Öppna ärende.
   - Markera ärendet och klicka på knappen Öppna ärende.

Skapa ett samordningsärende i öppenvård

För att starta ett ärende, gör så här:

1. Öppna fönstret Ärendeöversikt.
2. Välj en patient i Patientlisten.
3. Klicka på knappen Skapa nytt ärende.
   Om Skapa nytt ärende är inaktiverad i Ärendeöversikten beror det på att patienten redan har ett pågående samordningsärende.
    
4. I dialogfönstret Skapa nytt ärende: <Patient-ID>, fyll i/välj ärendeinformation, t.ex. vårdkontakt, samtycke till informationsdelning mellan socialtjänst och hälso- och sjukvård och samordnad individuell planering samt aktörer.
5. Mottagande kommun och vårdcentral, grundat på uppgifter från befolkningsregister och listningssystem för primärvård är förvalda som aktörer, men kan ändras vid behov. Kontrollera att de aktörer som är aktuella för samordningen finns med, lägg vid behov till enheter.
6. Enheter som registrerats i Enhetskopplingar i Patientkortet visas också som förvalda aktörer och går att ta bort om det inte är aktuellt för samordningen. Enhetskoppling kan göras av t.ex. en öppenvårdsmottagning.
7. Klicka på Skapa ärende.

Skicka inskrivningsmeddelande (slutenvårdavdelning)

För att skapa ett nytt samordningsärende eller fortsätta samordning i ett pågående samordningsärende från slutenvårdsavdelning skickas ett inskrivningsmeddelande.

1. Öppna fönstret In- och utskrivning.
2. Fyll i inskrivningsdetaljer.
3. I området Samordning, markera alternativknappen Ja.
4. Klicka på knappen Registrera inskrivning eller Spara om inskrivningen redan är registrerad.
5. I dialogfönstret Inskrivningsmeddelande, ange obligatorisk information.
6. Mottagande kommun och vårdcentral, grundat på uppgifter från befolkningsregister och listningssystem för primärvård är förvalda som aktörer, men kan ändras vid behov. Kontrollera att de aktörer som är aktuella för samordningen finns med, lägg vid behov till enheter.
7. Enheter som registrerats i Enhetskopplingar i Patientkortet visas också som förvalda aktörer och går att ta bort om det inte är aktuellt för samordningen. Enhetskoppling kan göras av t.ex. en öppenvårdsmottagning.
8. Klicka på Skicka.
9. Om ett samordningsärende finns sedan tidigare kommer följande dialogruta upp:

Fortsätt då alltid den aktuella samordningen i det pågående ärendet.

Det går också att skicka ett inskrivningsmeddelande via Enhetsöversikten.

1. Högerklicka på vald patient.
2. Välj In och utskrivning > Samordning.
3. Klicka sedan på alternativet Ja och därefter Spara.
4. Följ därefter instruktionerna från steg 5 ovan.

Lägg till och ta bort aktörer i ett samordningsärende

Enheter kan bli tillagda/borttagna som aktörer efter att ett ärende skapats. Det görs antingen av en aktör i ärendet eller genom att enheten själv lägger till/tar bort sig som aktör i ärendet.

Lägg till enheter som aktör

• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i området Aktörer, klicka på Ändra.
   
• Lägg till en enhet genom att markera alternativknappen för Kommun, Öppenvård eller Slutenvård. Välj därefter en enhet i listrutan, klicka på Lägg till.

• I tillämpliga fall, lägg till externa aktörer (finns ej i systemet) i textfältet Annan aktör och klicka på Lägg till.
• Klicka på Spara.

Ta bort enheter

• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i området Aktörer, klicka på Ändra.
• För att ta bort en enhet eller roll, klicka på den närliggande papperskorgen.
• I dialogrutan Orsak till att ta bort <namn på enheten>, välj orsak i listrutan, fyll ev. i en kommentar och klicka på OK.

• Borttagen aktör visas under Tidigare aktörer.

Lägg till eller ändra telefonnummer till en aktör

Det går att lägga till telefonnummer för en specifik vårdgivare i ärendet.

• I området Aktörer, Klicka på Ändra:
• Skriv in telefonnummer i anvisad ruta.
• Klicka sedan på Spara.

Lägg till och ta bort fast vårdkontakt

Alla inneliggande patienter som har ett nytt eller utökat behov av insatser från hälso- och sjukvården och/eller socialtjänsten ska ha en utsedd vårdkontakt. I Region Jönköpings län är det beslutat att vårdsamordnaren på den vårdcentral där patienten är listad ska vara patientens fasta vårdkontakt.

Lägga till fasta vårdkontakter

För att kunna lägga till fast vårdkontakt i ärendet i Link måste denne vara registrerad i Patientkortet i Cosmic.

Lägg till fast vårdkontakt i Patientkortet

• Ta fram Patientkortet genom något av följande alternativ:

- Klicka på Meny > Patient > Patientkort

- Kortkommando Ctrl+Skift+P.
- Klicka på knappen Patientkort via den utökade patientlisten.

• Välj fliken Fast vårdkontakt.
• I listrutan användare, välj en användare.
• I listrutan enhet, välj en enhet.
• Klicka på Lägg till.
• Klicka på Spara.

Ta bort en fast vårdkontakt

• Markera den vårdkontakt som ska tas bort.
• Klicka på Ta bort.
• Klicka på Spara.

Lägg till fast vårdkontakt i Link

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i området Aktörer, klicka på Ändra.
• Under rubriken Fast vårdkontakt, välj ett namn i listrutan.
• Klicka på Lägg till.
• Klicka på Spara.

Om patienten har fler fasta vårdkontakter som behöver vara aktörer i ärendet görs på samma sätt för att lägga till ytterligare fast vårdkontakt.

Ta bort en fast vårdkontakt i Link

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i området Aktörer, klicka på Ändra.

• Under rubriken Fast vårdkontakt, klicka på den närliggande papperskorgen.
• I dialogrutan ’Orsak till att ta bort <namn på enheten>’ välj orsak i listrutan, fyll vid behov i en kommentar och klicka på OK.

• Klicka på Spara.

Markera/Avmarkera samordningsansvarig

Markera samordningsansvarig

I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i området Aktörer, visas ikonen intill namnet på den fasta vårdkontakt som är samordningsansvarig i ett ärende. Om ikonen är grå är ingen samordningsansvarig utsedd för ärendet.

För att markera samordningsansvarig:

• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i området Aktörer, klicka på Ändra.
• Klicka på den grå stjärnikonen vid den fasta vårdkontaktens namn. Ikonen blir gul.
• Klicka på Spara.

Ta bort samordningsansvarig

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i området Aktörer, klicka på Ändra.
• Under rubriken Fast vårdkontakt, klicka på den gula stjärnikonen vid den fasta vårdkontaktens namn. Ikonen blir grå.
• Klicka på Spara.

Lägg till/ta bort roll på en enhet

Lägg till roll

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i området Aktörer, klicka på Ändra.
• Under rubriken Roll: välj profession för den enhet/aktör det gäller.
• Under rubriken Namn: välj namn i listrutan. Urvalet hämtas från enheten/aktören.
• Klicka på Lägg till.
• Det går vid behov att lägga till ett telefonnummer till användaren.
• Klicka på Spara.

Ta bort roll

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i området Aktörer, klicka på Ändra.

• Klicka på den närliggande papperskorgen för den användare du vill ta bort.

• Klicka på Spara.

Meddelandetyper

Det finns olika meddelandetyper i Link:

• Kallelse till samordnad individuell planering
• Generellt
• Utskrivningsklar
• Ny beräknad tid för utskrivning
• Kallelse till samordnad vårdplanering enl. LPT/LRV (endast tillgänglig för psykiatriska enheter)

- Kommunikation och överenskommelser kring samordningsärendet mellan aktörer som sker på telefon bör dokumenteras samt skrivas i Link av någon av aktörerna under passande meddelandetyp för kännedom.

- Text som skickas i meddelanden i Link ska inte ersätta journalanteckningar.

- Tänk på vilken typ av information du skickar i ärendet då alla aktörer kan läsa samtliga meddelanden som skickats. Det kan t.ex. vara aktörer i ärendet som inte har behörighet till hälso- och sjukvårdsinformation och inte är behörig till fliken Journal.

- Om ett samordningsärende uppdateras av flera olika användare vid samma tillfälle kommer ett informationsmeddelande att visas när en av dem klickar på knappen Nytt meddelande. Detta förutsatt att uppdateringar är gjorda i ärendet av annan användare. I meddelandet ombeds användaren att klicka på länken Stäng och uppdatera innan det nya meddelandet påbörjas.
 

Automatiska meddelanden

För att informera alla aktörer i ett samordningsärende om att patienten har förflyttats till annan vårdande avdelning eller har blivit utskriven från slutenvården skickas ett automatiskt meddelande.

Samordningsärendet ska inte avslutas vid utskrivning. I Region Jönköping är det alltid vårdsamordnare som avslutar samordningsärenden.

Läsa meddelanden

Ikonen i patientlisten får en rund symbol när det finns meddelanden i ärendet som är olästa för enheten man är inloggad på.
 

I Ärendeöversikten visas titeln på det senaste meddelandet i ärendet under kolumnen ’Senaste meddelande’. Om meddelandet är oläst för enheten är det markerat i fetstil.

Observera att alla aktörer i ett ärende kan läsa samtliga meddelanden som skickats.

Samtliga inskrivningsmeddelanden i ärendet markeras med en ram.

Meddelanden kan läsas med förvalt alternativ Använd trådning. Då kategoriseras meddelanden och håller samman en konversation.

Det går också läsa meddelanden i strikt kronologisk ordning, detta görs genom att avmarkera kryssrutan för Använd trådning.

Ändra status på öppnade meddelanden

• Öppna samordningsärendet.
• I fliken Meddelanden, högerklicka på ett läst/öppnat meddelande och välj menyalternativet Visa som ej öppnat för min enhet. (Meddelande återgår till status ‘Ej öppnat’ och visas i fetstil igen.)
  Observera att tool-tip fortfarande visar vilka användare som läst meddelandet.

Avvisa meddelande

Det är möjligt att avvisa ett inskrivningsmeddelande, t.ex. om ärendet är feladresserat.

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i fliken Meddelanden, välj inskrivningsmeddelandet i listan.
• Klicka knappen Avvisa i meddelandepanelen.
• I dialogrutan Avvisat: <meddelandetyp>, välj en orsak i listrutan, fyll ev. i en kommentar och klicka på Skicka.

Skicka generellt meddelande

Ett generellt meddelande är ett meddelande med tom titelrad och används för ämnen som inte finns som meddelandetyp.

Gör såhär:

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i fliken Meddelanden, klicka på knappen Nytt meddelande.
• I dialogrutan Nytt meddelande för: <Patient-ID>, välj listrutealternativet ”Generellt”.
• I dialogfönstret Nytt meddelande för: <Patient-ID>, ange valfri titel eller välj bland alternativen som finns tillgängliga i vallistan.
• Fyll i kommentar med fritext och klicka på Skicka.

OBS! Använd tydlig rubriksättning i titelraden när ett generellt meddelande skickas. Det underlättar och tydliggör vad innehållet avser. Rubriken ska beskriva innehållet av meddelandet, inte namnges efter professioner/mottagare. Välj alternativ i vallistan eller skriv i fritext.

Alternativ i vallista:

– Initiering till SVPL

– Läkemedel

– Nutrition

Exempel för fritext:

– ADL-status

– Kontaktuppgifter

– Tidpunkt för hemgång

– Hjälpmedel

– Rehabilitering

Besvara meddelanden

För en överskådlig sortering ska meddelanden besvaras i Link genom att klicka på ”Svara” i meddelandet.

– Det går inte att svara på meddelandet ”Ny beräknad tidpunkt för utskrivning”.

– Meddelandetypen ”Utskrivningsklar” skall inte innehålla ytterligare kommunikation, det skall i så fall skrivas i ett separat meddelande.

För att svara på ett meddelande:

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i fliken Meddelanden, välj det meddelande som ska besvaras.
• I dialogrutan Svara: <meddelandetyp>, fyll i ett svar, ange ev. en kommentar och klicka på Skicka.

Avvisa meddelande

Det är möjligt att avvisa ett inskrivningsmeddelande, t.ex. om ärendet är feladresserat.

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i fliken Meddelanden, välj ett meddelande i listan.
• Klicka knappen Avvisa i meddelandepanelen.
• I dialogrutan Avvisat: <meddelandetyp>, välj en orsak i listrutan, fyll ev. i en kommentar och klicka på Skicka.

Skicka meddelande om ny beräknad tidpunkt för utskrivning

Meddelandetypen ’ny beräknad tidpunkt för utskrivning’ skickas endast av slutenvårdsanvändare.

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i fliken Meddelanden, klicka på knappen Nytt meddelande.
• I dialogrutan Nytt meddelande för: <Patient-ID>, välj listrutealternativet ‘Ny beräknad tidpunkt för utskrivning’.
• I dialogfönstret Nytt meddelande för: <Patient-ID>, ange det nya datumet (klockslag ska inte anges) och klicka på Skicka.

Återkalla meddelanden

Det går vid behov att återkalla meddelanden, t.ex. om ett meddelande skickats felaktigt.

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i fliken Meddelanden, välj meddelandet i vänsterpanelen.
• Klicka på knappen Återkalla i meddelandepanelen.
• I dialogrutan Återkallat: <meddelandetyp>, välj en orsak i listrutan, fyll vid behov i en kommentar och klicka på Skicka.

Skicka initiering till samordnad vårdplanering

• Öppna samordningsärendet.
• Klicka på knappen Nytt meddelande. I dialogrutan, välj meddelandetyp ’Generellt’. I listrutan Titel, välj ’Initiering till SVPL’.
• I kommentarsrutan, ange information. Det går använda frasminnet ’init’+enter.
• Klicka på Skicka.

Skapa en Utskrivningsplan

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, välj fliken Planer.
• I listrutan Ny plan, välj alternativet ’Utskrivningsplan’
• Klicka på Lägg till.
• I listrutan Mallar, välj en mall.
• Ange information i fritextrutan. Dokumentera baserat på mallens sökord.
• OBS! Kontrollera att det är rätt vårdkontakt och rätt enhet. (Kommunen behöver inte välja en vårdkontakt, kan skriva mot ingen kontakt. Se bild nedan).
   
• Klicka på knappen Signera och bekräfta signeringen i den visade dialogrutan.

Planen går att skriva ut.

Skicka meddelande om utskrivningsklar

Meddelandetypen meddelande om utskrivningsklar skickas endast av slutenvårdsanvändare.

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i fliken Meddelanden, klicka på knappen Nytt meddelande.
• I dialogrutan Nytt meddelande för: <Patient-ID>, välj listrutealternativet ”Utskrivningsklar”.
• I dialogfönstret Nytt meddelande för: <Patient-ID>, ange information i rutorna för Aktuellt status och Kommentar.
• Klicka på Skicka.

Skicka kallelse till samordnad individuell planering eller samordnad vårdplanering enl. LPT/LRV

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i fliken Meddelanden, klicka på knappen Nytt meddelande.
• Välj listrutealternativet ”Kallelse till samordnad individuell planering” eller ”Kallelse till samordnad vårdplanering enl. LPT/LRV”.
• Ange mötestid, mötesform, plats samt deltagare, fyll i en kommentar.
• Klicka på Skicka.
• Ikonen visas i Patientinformation för varje aktör som är kallad och visar information om kallelsen. Tool-tip visar kommande kallelse för samordnad individuell planering med rubriken ’Kallelse SIP’ och datum. Samordnad vårdplanering enl. LPT/LRV visas med rubriken ’Kallelse LPT/LRV’ och datum.
• Informera patienten och övriga aktörer som inte har tillgång till Link om mötestid och plats samt kallade aktörer.

Ändra deltagare i kallelsen

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i fliken Meddelanden, välj kallelsemeddelandet som ska uppdateras.
• I meddelandet som visas, klicka på Deltagare.
• I dialogrutan Hantera deltagare, markera/avmarkera kryssrutor för att lägga till respektive ta bort deltagare i mötet.
• Klicka på Skicka.
• En uppdaterad version av kallelsen skickas till aktuella deltagare.

Registrera en planerad utskrivning till ÖPT/ÖRV

Detta alternativ finns endast tillgängligt för psykiatriska enheter.

• Öppna samordningsärendet.

• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i området Patientinformation, klicka på Ändra.
• Markera kryssrutan Planerad utskrivning till ÖPT/ÖRV. Information kommer att visas för alla med åtkomst till ärendet.

Skapa en SIP

Det går bara att ha en pågående SIP i taget.
 

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, välj fliken Planer.
• I listrutan Ny plan, välj alternativet ”SIP”
• Klicka på Lägg till.
• Ange information i den högra delen av fönstret:
• I listrutan Mallar, välj mall.
• Kontrollera att det är rätt vårdkontakt och rätt enhet.
  Använd den kontakt som skapats i primärvården för detta besök.
• Dokumentera baserat på mallens sökord.
• Klicka på knappen Signera och bekräfta signeringen i den visade dialogrutan.

Godkänna en SIP

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, välj fliken Planer.
• Välj senaste version av planen och klicka på Godkänn plan.

Ångra godkännande av SIP

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, välj fliken Planer.
• Klicka på den godkända versionen av planen.
• Klicka på knappen Ångra godkännande.

Skapa en ny version av SIP

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, välj fliken Planer.
• Välj den senast godkända versionen av planen och klicka på Ny version.
• Ange information i den högra delen av fönstret:
• I listrutan Mallar, välj mallen ”SIP”.
• Fyll administrativ information och dokumentera baserat på mallens sökord.
• Klicka på knappen Signera och bekräfta signeringen i den visade dialogrutan.

Avsluta en SIP

Samordningsärendet ska inte avslutas vid utskrivning från slutenvårdstillfälle. I Region Jönköping är det alltid vårdsamordnare som avslutar samordningsärenden.

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, välj fliken Planer.
• Välj den senast godkända versionen och klicka på Avsluta plan.
• I den visade dialogrutan Avsluta plan, fyll i en kommentar och klicka på Avsluta plan.

Ångra avslutande av SIP

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, välj fliken Planer.
• Välj en avslutad SIP.
• Klicka på knappen Ångra avslut av plan.

Utskrifter via Link

Meddelanden

Man kan vid behov skriva ut meddelanden, detta ska endast göras i undantagsfall t.ex. om man behöver skicka en kallelse via brev. Även om meddelanden inte anses vara en journalhandling så lyder informationen under GDPR. Därmed så kan patienten begära ut meddelanden från Link.

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, i fliken Meddelanden, välj meddelandet i vänsterpanelen.
• Klicka knappen Skriv ut i meddelandepanelen.
• I dialogrutan Skriv ut, markera önskad alternativknapp och klicka på OK.

Utskrivningsplan och SIP

• Öppna samordningsärendet.
• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, välj fliken Planer.
• Välj den plan som ska skrivas ut.
• Klicka på knappen Skriv ut.
• I dialogrutan Skriv ut, markera önskad alternativknapp, ange antal kopior och klicka på OK.

Journalanteckningar

Det är inte möjligt att skriva ut journalanteckningar från Link, vid försök att göra detta visas därför meddelande ”Utskrift från denna vy ej möjligt.”.
Slutenvård och öppenvård kan skriva ut från journalen i Cosmic, om detta görs så ska det alltid vara i form av en journalkopia.
Kommunanvändare har möjlighet att skriva ut utskrivningsplan, SIP och läkemedelslista förutsatt att användaren har behörighet till dessa och att patienten samtycker till informationsdelning mellan socialtjänst och hälso- och sjukvård.

Läkemedelslista

Det är möjlig att skriva ut Läkemedelslistan i Link. Den är inte tillgänglig under tiden en patienten vårdas på en slutenvårdsavdelning. Då blir den blir tillgänglig först när patienten skrivits ut i Cosmic.

Makulera ärende

Om ett ärende startats felaktigt, t.ex. registrerats på fel patient kan man makulera detta.

• Öppna fönstret Ärendeöversikten.
• Markera ärendet som ska makuleras och högerklicka.
• OBS! Om planer skrivits i ärendet måste dessa makuleras separat.
• Välj Makulera ärende.

Observera att ett makulerat ärende kan inte återöppnas igen.

Avsluta samordningsärende

Det är beslutat i Region Jönköpings län att det är vårdsamordnaren som ska avsluta ärenden i Link.

Ärenden försvinner från slutenvårdsavdelningens Ärendeöversikt i samma stund som patienten skrivs ut i Cosmic. Slutenvården är då inte längre en aktör i patientens samordningsärende. Ärendet fortsätter i öppenvård och övriga aktörer finns kvar. Ärendet ska inte avslutas förrän planering (SIP) är utförd och uppföljning av insatta åtgärder fungerar. Så länge det finns behov av fortsatt samordning skall ärendet vara öppet. Det finns ärenden som via öppenvårdsmottagningar hålls öppna en längre tid. När ärendet avslutas så görs det för alla aktörer.

För att avsluta ärendet, välj ett av följande alternativ:

• I fönstret Ärendeöversikt:

a) Markera ärendet och klicka på Avsluta samordningsärende

b) Högerklicka på ärendet och välj menyalternativet Avsluta samordningsärende.

• I fönstret Ärende för: <Patient-ID>, klicka på Avsluta samordningsärende.

Söka efter avslutat ärende

Det går att söka efter avslutade ärenden. Det går endast att se ärenden som den enhet du är inloggad på tidigare har varit aktör i.

• Gå in på Ärendeöversikt/fliken Avslutade ärenden.
• Fältet Från kan lämnas tomt, det går alltså att söka efter avslutade ärenden utan att känna till när det avslutades.

Aktivera avslutat samordningsärende

• Sök fram avslutade ärenden, se beskrivning ovan.
• Högerklicka på ett ärende i tabellen och välj menyalternativet Aktivera ärende

alternativt

• Välj ett ärende i tabellen och klicka på knappen Aktivera ärende.