Cosmic, patientlisten, meny, patientkortet, manual

Patientlistens funktioner

Söka fram en patient.
Gör på ett av följande sätt för att söka fram en patient:

• Skriv in hela personnumret och klicka på Sökikonen eller tryck Enter. Då väljs patienten direkt
• Skriv in minst fyra siffror i personnumret eller minst två bokstäver i förnamnet och två i efternamnet och klicka på knappen Sökikonen. Den eller de patienter som matchar sökningen visas i ett fönster från vilket du kan välja den patient du söker. Patientens uppgifter visas nu i patientlisten under ikon med ett huvud.
• Du kan också söka fram en ny patient genom att använda knappen Listor eller använda tangenten F12. I fönstret Listor har du flera olika möjligheter att spara en egen lista med patienter som du sedan kan plocka fram. Du kan också göra en kommentar kopplat till varje patient du sparat i din egen lista.

Olika typer av presentation i Patientlisten

I patientlisten kan du hantera de olika typer av vårdmottagare som finns i din installation, till exempel patienter och grupper.

Bild 1 Olika ikoner för patient och grupper

Ikon för grupper

Bild 2 Patientlist utan vald patient

Bild 3 Patientlist med vald patient

Bild 4 Patientlist med avliden patient

Bild 5 Patientlist med patient med skyddade personuppgifter

Bild 6 Patientlist med patient där vården aktiverat full behörighet

Bild 7 Patientlist där patienten är utvandrad

Bild 8 Patientlist där patienten är avregistrerad av någon anledning

Bild 9 Olika orsaker som visas i patientlisten

Utvandrad och Avliden visas med exakt orsak de andra endast med Avregistrerad.

Byta patient

• Klicka på knappen Rensa eller använd kortkommandot (Ctrl+F11). Nu töms fälten i patientlisten på sitt innehåll.
• Sök fram en ny patient.

Utökad patientlist

Du kan expandera patientlisten genom att klicka på knappen med pilen högst upp till höger i patientlisten eller använda tangenten F11 alternativt kortkommandot (Ctrl + Skift + pil ned). Nu expanderas patientlisten och du kan se information hämtad från patientkortet.

Du kan minimera listen igen genom att klicka på knappen med pilen längst upp till höger igen eller använda tangenten F11 alternativt kortkommandot (Ctrl + Skift + pil upp).

Du kan dölja patientlisten helt genom att upprepa kortkommandot F11 eller (Ctrl + Skift + pil) upp. Observera att du måste öppna och stänga den utökade patientlisten, den ligger överst och över andra öppna fönster.

Bild 10 Utökad patientlist

Presentation av utökad patientlist samt pilknapp för att öppna och stänga listen

Listor-knappen

Den här funktionen kan du nå från Patientlisten genom att klicka på knappen Listor.

Bild 11 Hämta Listor-knappen

Listor-knappen finns längst upp till höger.

Fliken Pågående vårdkontakter

Här kan du söka fram pågående vårdkontakter

• Välj Medicinskt ansvarig enhet
• Välj Vårdande enhet
• Välj OCH om du vill att de pågående kontakterna ska innehålla både ditt val på Medicinskt ansvarig enhet och Vårdande enhet
• Välj ELLER om du vill att de pågående kontakterna ska innehålla antingen ditt val på Medicinskt ansvarig enhet eller Vårdande enhet
• Klicka på knappen Uppdatera. Nu visas de pågående vårdkontakter som matchar din sökning.

Bild 12 Fliken Pågående vårdkontakter

Fliken kan sorteras på medicinskt ansvarig enhet och/eller vårdande enhet

Fliken Senaste patienterna

Här visas de 75 senaste patienterna som du har arbetat med under din senaste inloggning. Du kan välja att lägga till patienter från denna lista i Min patientlista genom att markera en patient och klicka på knappen Lägg till i min patientlista.

Bild 13 Fliken Senaste patienterna

De senaste patienterna som inloggad användare haft aktiv i systemet

Fliken Min patientlista

• Här visas de patienter som du som användare själv har valt ska finnas här.
• Du kan lägga till patienter i den här listan från de andra flikarna.
• Det finns ingen begränsning på hur många patienter som kan sparas i Min patientlista.
• Du kan lägga till en kommentar för varje patient.
• Listan är inte tillgänglig för någon annan användare.

Bild 14 Min patientlista

Användarens egen lista för uppföljning, med kommentarer

Den patient du valt att lägga till i Min egen lista visas med en fylld ikon, i patientlisten när du söker fram patienten.

För att skriva en kommentar dubbelklicka på ikonen och fyll i kommentarrutan. När kommentaren är sparad får ikonen även en pratbubbla

Det är bara du själv som ser ikonen samt Min patientlista med tillhörande kommentarer.

Meny

Moduler och funktioner i Cosmic återfinns under knappen Meny i patientlisten.

Du kan klicka på Meny och sedan klicka på aktuell modul och aktuellt fönster eller med hjälp av kortkommando F10 öppna menyn och därefter använda piltangenterna för att välja aktuell modul och öppna aktuellt fönster.

Pilen efter namnet indikerar att fler underliggande fönster finns att välja.

Bild 15 Menyval

Välj det fönster du vill öppna

Bild 16 Genvägslisten

Genvägslisten indikerar öppnade fönster samt fönster angivna som genvägar.

Ange fönster som genväg

De fönster du vanligtvis jobbar med, kan med fördel anges som genväg och åtkomst till detta blir då lättare nästa gång fönstret ska öppnas.

För att ange ett fönster som genväg måste du markera den grå stjärnan framför namnet. Du får fram en tooltip med information Lägg till som genväg. Klicka på stjärnan och den tänds nu upp med en gul färg och fönstret lägger sig nu i genvägslistan under Mina genvägar.

Bild 17 Stjärnmarkering

Klicka på stjärnan framför menyvalet

För att öppna ett fönster som finns under Mina genvägar klickar man på aktuell genväg och fönstret öppnas. Den aktuella genvägen får då en vit bakgrund som indikerar att fönstret är öppet.

Bild 18 Mina genvägar

Fönster som är vald som genväg och som är öppet.

Ett öppet fönster som inte är valt som genväg visas i genvägslistens nedre del.

Du kan lägga till öppna fönster som genväg genom att med musmarkören dra upp raden med fönsternamnet till genvägslistens övre fält.

Ta bort fönster som genväg

För att ta bort ett fönster som genväg högerklickar du på aktuellt fönster under Mina genvägar i Genvägslisten. Välj därefter Ta bort genväg XX.

Är aktuellt fönster öppet läggs fönstret på den nedre delen av genvägslisten. Är fönstret stängt försvinner fönstret från genvägslisten.

Skriva ut kuvert eller patientdata

Skriva ut kuvert

• Gå till menyn Patient
• Välj Skriv ut patientdata
• Dialogruta för Skriv ut patientdata visas
• Välj något av adressalternativen i listboxen och lägg kuvert eller dokument i skrivaren.
• Klicka på Skriv ut

Utskrift av patientdata

• Gå till menyn Patient
• Välj Skriv ut patientdata
• Dialogruta för Skriv ut patientdata visas
• Valet av Patientdata högerställd alternativt Patientdata vänsterställd ger utskrift av uppgifterna i huvudet på en i övrigt tom sida.
• Utskrift av Laserband kan också göras här.
• Klicka på Skriv ut

Bild 19 Dialogruta för att skriva ut patientdata

Patientdata högerställd visas default

Patientkort

Personuppgiftstjänsten (PU-tjänst)

PU-tjänsten hämtar aktuella personuppgifter från bland annat skatteverket, t.ex. adressuppgifter som finns i befolkningsregistret. PU-tjänsten hanterar också patientens kontaktuppgifter som telefon vilket gör det möjligt för patienten att uppdatera sina uppgifter själv via 1177. Även formella närstående visas i Patientkortet. 

Registrera/öppna patient

I fönstret Patientkort kan du registrera in och ändra en patients administrativa uppgifter.

Bild 20 Öppna patientkortet

Patientkortet hittar du genom att klicka på Patient/Patientkort eller att välja Ctrl+Skift+P

Patientkortet består av flera flikar.

Samtliga användare har tillgång till ett flertal av flikarna, medan t ex Psykiatri-information endast är tillgänglig att använda för personal inom psykiatrisk verksamhet.

Bild 21 Patientkortet

Patientkortet består av flera olika fikar

Registrera in ny patient

• Registrera en patient genom att skriva in komplett personnummer i patientlisten och klicka Enter.
• Om patienten inte tidigare finns registrerad i systemet får du ett meddelande, se bild nedan.
• Välj Ja
• Patienten söks fram via PU-tjänsten och personnummer, namn och adress samt övriga folkbokföringsuppgifter förs över till Patientkortet. Om patienten har ett registrerat tilltalsnamn hos skatteverket markeras det med fetstil på patientkortet.
• Även telefonnummer presenteras om patienten har godkänt delning av detta via 1177.
• Klicka på Spara
• Patienten finns nu registrerad i Cosmic.

Bild 22 Registrering av ny patient i Cosmic

Information vid nyregistrering av patient i Cosmic. Välj Ja för att hämta uppgifter.

Om telefonnummer saknas får detta läggas in manuellt under fliken Allmänt. Fråga patienten om godkännande av delning av telefonnummer. Endast Mobil uppdateras via 1177.

OBS! Hemligt telefonnummer får aldrig skrivas in i Cosmic.

Om någon ska ha tillgång till ett hemligt telefonnummer får det hanteras enligt lokala rutiner på varje enhet. Eftersom Cosmic ger läsrätt på regionnivå kan telefonnummer aldrig förbli hemligt i Cosmic!

Bild 23 Godkänn delning av nummer

Möjlighet finns att lägga in telefonnummer manuellt.

När rutan Godkänn delning av nummer bockas i kommer nedanstående informationsruta upp.

Bild 24 Information Godkänn delning av nummer

Adresser

I Cosmic uppdateras tre olika adresstyper via Skatteverket.

• Folkbokföring – hemadress
• Särskild adress – tillfällig adress t.ex. sommarstuga, behandlingshem
• Utlandsadress – Utvandrad

Bild 25 Olika adresstyper

Särskild adress

Ingen manuell justering kan göras av den adressinformation som kommer från folkbokföringen.

Särskild adress kan endast läggas in via officiell anmälan om adressändring, som görs av patienten. Den särskilda adressen hämtas in via Skatteverket och presenteras under fliken Särskild adress.

Om Särskild adress finns registrerad kommer denna med automatik att kopplas till utskrifter av brev, blanketter och kallelser.

Har patienten anmält en särskild postadress har denne själv ansvar för att adressen är rätt och att den uppdateras. Den påverkas inte av aviseringar från folkbokföringen.

T.ex. om patienten anmält en särskild postadress och det därefter sker en officiell ändring av postnummer så måste patienten själv anmäla rättning av postnummer i den särskilda postadressen.

Utlandsadress

Registrerad utlandsadress hos Skatteverket visas i adressfältet Utlandsadress.

Läs mer Registrera besök för personer från andra länder -Folkhälsa och sjukvård (rjl.se)

Registrera tilltalsnamn manuellt

Alla patienter har inte ett registrerat tilltalsnamn hos Skatteverket. Om patienten vill kan du manuellt registrera tilltalsnamnet. Du högerklickar då på namnet i patientkortet och väljer sedan sätt som tilltalsnamn.

Avlidna personer

Avlidna personer markas med Avliden i gul text mot svart botten i patientlisten.

Markeringen aviseras inte i Cosmic förrän uppgiften nått Skatteverket, men då görs en automatisk överföring av informationen.

Bild 26 Presentation av avliden

Markering för avliden patient

För avlidna patienter med A-nummer uppdateras inte patientlisten med Avlidenregistrering. För mer information se rubriken - Justering/makulering av felaktigt registrerat reservnummer.

När en patient är registrerad som avliden kan ingen tid bokas efter datum för dödsfall.

Hantering vid dokumentation efter datum för dödsfall

När kontakt skapas får den dateras med datum för dödsfallet. Om det är osäkert när patienten registrerats som avliden kan patientkortet öppnas för att få denna information.

Själva vårdkontakten dateras alltså med dödsfallsdatum och händelsedatum får sedan justeras när åtgärder som skett efter dödsfallet (utfärdande av blankett etc) dokumenteras.

Alternativt använda den senaste vårdkontakten som finns och ändrar i händelsedatum.

Om anhörigsamtal ska bokas efter dödsfall rekommenderas att en notering görs i vårdgivarens tidbok. Dokumentationen sker i den avlidnes journal med vårdkontakt och händelsedatum enligt beskrivning ovan.

Fliken Allmänt

• Under fliken Allmänt återfinner du uppgifter som hämtas direkt från Skatteverket.
• Personnummer, namn och adress går inte att ändra manuellt.
• Telefonnummer uppdateras via PU-tjänst om patienten har godkänt delning, men kan också manuellt registreras, se kapitel Registrera/öppna patientkort. 
• Har patienten skyddad identitet ska uppgifter och telefonnummer och e-post adress aldrig registreras in.

Könsidentitet

Då patientens egen könsidentitet inte överensstämmer med det juridiska könet som visas i Cosmic finns möjlighet att göra vårdpersonal uppmärksam på detta genom att registrera informationen i patientkortet. För att registrera könsidentitet klickar du på rutan Könsidentitet i patientkortet.

Bild 29 Könsidentitet

Följande val kommer då upp:

Bild 30 Valruta och fritextfält

Välj det som patienten önskar. Om Benämn mig som väljs kommer en fritextruta upp.

Gör även en notering i Gemensamma dokument, under Patientönskemål. Se exempel.

Bild 31 Patientönskemål

Fliken Övrig information

Under fliken Övrig information kan du lägga in och ändra på uppgifter om:

OBS! Endast ovanstående får användas vid registrering.

Bild 32 Fliken Övrig information

• För att registrera klickar du på knappen Skapa ny och väljer något av alternativen i fältet Typ.
• I fältet Värde skriver du personnamn eller telefonnummer eller annan relevant information.
• Kommentarrutan kan vid behov användas för att registrera fler uppgifter, lämnas annars tom.

Fliken Närstående

I fliken Närstående finns två tabeller.

I den övre tabellen visas personer som hos Skatteverket har en juridisk koppling till patienten; make/maka (M), partner (P), vårdnadshavare (V) och vårdnadshavare för (VF).

I den nedre tabellen kan övriga närstående och/eller kontaktpersoner registreras manuellt.

• Välj fliken Närstående
• För att registrera klicka på knappen Skapa ny…
• En ruta med registreringsfält öppnas.
• Fyll i aktuell information
• Under rubriken Relation väljer man från listboxen. Observera att man här även kan registrera God man och andra kontaktpersoner.
• Skriv samma text som det val som gjorts i vallistan för Relation under fältet Kommentar för att detta ska skyltas korrekt i den utökade patientlisten.

Bild 33 Registrera närstående/kontaktpersoner

Välj rätt flik och klicka på knappen Skapa ny

God man – exempel på registrering och presentation

Välj den fasta texten God man under fältet för Relation, men skriv dessutom God man i Kommentarsfältet. Denna registrering påverkar presentationen i utökade Patientlisten.

Bild 34 God man i Kommentar

Under fältet Kommentar: Skriv God man

Kopiera från fliken Närstående

Du kan kopiera enskilda uppgifter som syns i fliken Närstående genom att trycka på Ctrl+C. Sedan trycker du på Ctrl+V där du vill klistra in uppgiften.
 

Fliken Patientbild

OBS! Vi rekommenderar inte att lägga till patientbild i Patientkortet. Kan förekomma vid speciella behov i samråd med patienten.

Fliken Frikort

Frikort

Registrerade e-frikort hämtas automatiskt från E-frikortsregistret och kommer även att visas upp i kassavyn.

Konventionsbevis och LMA-kort

Registrerade LMA-kort ger med automatik en registrering under fliken Medlemskap med Medlem Asyl.

Det är registrering av LMA-kort som styr tiden för Medlem Asyl, och uppdatering av gällande tidsgränser för LMA-kort görs alltså via fliken frikort, vilket ger automatisk uppdatering under medlemskap för Asyl.

Fliken Medlemskap

Alla folkbokförda personer i Sverige har medlemskap motsvarande länet man är folkbokförd i.

För personer med skyddade personuppgifter, asylsökande, utländska patienter, samt patienter från EU/EES/Konv-länder måste man lägga till ett särskilt medlemskap i patientkortet.

Innan man gjort denna registrering kan inga bokningar och inga vårdkontaktregistreringar göras på patienten. Medlemskapet behövs för att få rätt kundavtal.

Bild 37 Fliken Medlemskap

Klicka på Ändra för att lägga till aktuellt medlemskap

För att registrera:

• Klicka på fliken Medlemskap
• Klicka på knappen Ändra
• Skriv medl under rubriken Namn och klicka på Sök
• Markera därefter aktuella medlemskap. Pila över och välj OK
• Klicka på Spara
• OBS! Datumfälten ska ej fyllas i för patienter med skyddade personuppgifter utan det ska gälla tillsvidare.

Skyddade personuppgifter

Patienter med skyddade personuppgifter hanteras enligt ordinarie modell i Cosmic.

För att kunna fylla i fältet "kund" i bokningsunderlaget måste patientkortet dock först uppdateras.

Under fliken medlemskap måste man först söka efter och lägga till Medlemskap skyddade personuppgifter.

Presentationen i patientlisten skiljer sig från övriga patienter.

Bild 38 Skyddade personuppgifter

Presentation i patientlisten av patient med skyddade personuppgifter

I fältet för adressuppgifter visas Skyddade personuppgifter och i folkbokföringsfälten visas ingen information

Bild 39 Inga uppgifter får föras in

Presentation i adressfält och folkbokföringsuppgifter. OBS! att inga telefonnummer får registreras.

Medlem asyl

OBS! Medlemskapet Medlem Asyl blir med automatik registrerat när LMA-kort för patient registreras in under fliken Frikort.

Det är LMA-kortets giltighetstid som styr tiden för giltigt medlemskap Medlem Asyl. För att förlänga giltighetstiden görs registrering under fliken Frikort och valet LMA-kort, där giltighetstiden kan förlängas, i och med det så förlängs också medlemskapet Medlem Asyl.

Medlem Utland

Utvandrade personer - För svenska medborgare som utvandrat anges utlandsadress från PU-tjänsten.

I patientlisten kommer ikonen för medlemskap att visas. Med hjälp av markören kan man få fram information om medlemskap via tooltip.

Bild 40 Medlem utland

Presentation av hur medlem utland presenteras

Rätt medlemskap Utland eller EU/EES/Konvention måste dessutom läggas till.

Dessa patienter kommer alltså att ha två medlemskap, ett enligt tidigare folkbokföring och ett för Utland eller EU/EES/Konvention.

Medlemskapet styr avgiftskoderna.

För dessa patienter är det viktigt att den aktuella utlandsadressen är korrekt, hämtas in via PU-tjänsten från Skatteverket. Det är patientens ansvar att denna adress är uppdaterad. Om den trots det inte är korrekt finns ingen möjlighet att registrera i ordinarie adressfält. Adressen får i dessa fall anges i kommentarsfältet som finns under fälten för adress i Patientkortet. Information om adressen är viktig för att ge möjlighet till fakturering av besöket mot rätt adress och för att vid behov kunna kontakta patienten.

Fliken Kopplade inaktiva nummer

Under fliken Kopplade inaktiva nummer kan du koppla ihop personnummer om patienten fått dubbla journaler, t ex om man först skapat ett reservnummer.

Välj knappen Skapa ny koppling och inaktivera ett nummer och koppla till aktuellt nummer.

Bild 41 Fliken Kopplade inaktiva nummer

Inaktiva nummer och koppla till aktuellt nummer

• I Patientlisten visas en ikon som anger att det finns ett kopplat personnummer.
• Genom att klicka på ikonen kan journal för inaktiverat nummer läsas.

Bild 42 Ikon för kopplat personnummer

Presentation i Patientlisten av kopplat personnummer

Könsbyte

För patienter som bytt kön rekommenderas att inte koppla ihop journaler utan patientens samtycke.

Fliken Tolkbehov

Här registrerar du tolkbehov genom att välja språk och kommunikationssätt via två urvalslistor.

Tidigare registrerades tolkbehov under Gemensamma dokument, sådan registrering återfinns under mappen Arkiv Gemensamt dokument, och ska vara flyttad till fliken i Patientkortet.

Bild 43 Registrering av tolkbehov

Du registrerar tolkbehov via två urvalslistor.

• Välj ett Språk eller ett Kommunikationssätt via urvalslista.
• Du kan också välja både ett Språk och ett Kommunikationssätt om det är aktuellt för patienten.
• Observera att Teckenspråk finns i urvalslistan Språk.
• Om aktuellt språk inte återfinns i urvalslistan får du skriva in det i fritext i kommentarsfältet och även skicka en begäran om komplettering via Tjänstekatalogen. 

Registrerat tolkbehov visas i den utökade Patientlisten samt i Patientlisten via symbol. Håll muspekaren över symbolen för att se informationen.

Bild 44 Tooltip för symbolen

Information om språk via symbol och i den utökade Patientlisten

Fliken Reminders

Här anges om patienten önskar sms-påminnelse för bokade tider, se Manual för Reminders under Resursplanering.

Bild 45 Aktivera sms-påminnelse

Aktuella telefonnummer registreras under fliken Allmänt och hämtas upp i Fliken Reminders, se Manual Reminders

Bild 46 Sms-avisering i utökad Patientlist

I den utökade Patientlisten syns det om patienten har aktiverat sms-avisering eller inte

Fliken Fast vårdkontakt

Registreringen av Fast vårdkontakt ska dokumenteras i fliken Fast vårdkontakt i Patientkortet.

En patient kan ha flera fasta vårdkontakter, från olika verksamheter. Dessa ska registreras hos den klinik/vårdcentral som har utsett den fasta vårdkontakten.

Region Jönköpings läns riktlinjer för Fast vårdkontakt

Registrera fasta vårdkontakter

En patient kan ha flera fasta vårdkontakter, från olika verksamheter. Dessa ska registreras hos den klinik/vårdcentral som har utsett den fasta vårdkontakten. Detta ska göras i Patientkortet.

• Öppna fönstret Patientkort
• Välj fliken Fast vårdkontakt
• I listrutan Användare, välj en användare
• I listrutan Enhet, välj en enhet
• Klicka på Lägg till
• Klicka på Spara

Bild 47 Lägg till fast vårdkontakt

Registrering sker via fasta värden för användare och enhet

Ta bort en fast vårdkontakt

• Öppna fönstret Patientkort
• Välj fliken Fast vårdkontakt
• I textrutan Fast vårdkontakter, markera den fasta vårdkontakten som ska tas bort
• Klicka på Ta bort
• Klicka på Spara

Registrera Vårdsamordnare

• Alla inneliggande patienter som har ett nytt eller utökat behov av insatser från hälso- och sjukvården och/eller socialtjänsten ska ha en Fast vårdkontakt utsedd.
• I Region Jönköpings län är det bestämt att det är vårdsamordnaren på den vårdcentral där patienten är listad som ska vara den fasta vårdkontakten och samordna ärendet mellan de olika aktörerna t.ex. biståndshandläggare, hemsjukvård, primärvård och ev. annan öppenvård, slutenvård.
• Det finns inga kommentarsmöjligheter i fliken Fast vårdkontakt, men den registrering som finns på distriktssköterska i primärvården, är huvudsaklig vårdsamordnare

Fliken Enhetskopplingar

Används för att hantera en patients olika kopplingar till kommunenheter, t.ex. hemsjukvård, biståndsenhet m.fl. Tillgängliga alternativ är avhängigt patientens kommun. Kopplingar till enheter inom öppen vård kan också läggas till, t.ex. psykiatrisk öppenvård.

Bild 48 Fliken Enhetskopplingar

Fliken Psykiatri-information

Denna flik är endast tillgänglig för personal som är inloggad mot psykiatriska enheter.

Här finns möjlighet att registrera under fyra olika flikar;

• Stödperson
• Målsägare
• Signalement
• Alternativnamn

Bild 49 Psykiatri-information

Fliken finns endast tillgänglig för personal inloggade på psykiatriska enheter

Versionshantering av Patientkortet

Kryssa i kryssrutan Visa versionshanterare om du vill titta på olika versioner av en patients patientkort.

Bild 50 Versionshantering

Här visas vem som har gjort registreringen samt när förändringen gjordes. Du kan bläddra mellan de olika versionerna av patientkortet genom att använda pilarna.