Cosmic Vårddokumentation, digital diktering, rekommendation

Generellt patientflöde

Inledning

Patienterna som förekommer i dokumentet är fiktiva eller överfärgade. Vårdpersonal som förekommer i dokumentet är antingen systemadministratör, fiktiv eller överfärgad.

Cambio har en integrerad funktion för digital diktering.

När du dikterar skapas en journalanteckning som en ljudfil.

Koppling av diktatet görs direkt till vald patient alternativt skapas ett icke patientbundet diktat.

Med Cosmic digital diktering kan all behörig hälso- och sjukvårdspersonal följa diktatet via tydliga processer i diktatlistan via urval på olika statusnivåer.

Vårdadministratören kan omgående lyssna av och skriva in i journalens sökordsmallar eller som administrativa dokument.

En journalreferens skapas dessutom för diktatet och hamnar i patientens journal och är åtkomligt att lyssna av för all behörig personal.

1. Diktat kan skapas både med och utan koppling till patient. För att koppla till patient ska alltid aktuell patient vara vald i patientlisten.
2. Diktatlistan kan användas av både vårdadministratörer och den som dikterar.
3. Från diktatlistan kan vårdadministratör öppna och skriva ut diktat.
4. Hälso- och sjukvårdspersonal kan få en överblick över sina diktat och kan öppna diktat och lägga till mer information.
5. Diktaten som visas i diktatlistan begränsas utifrån den inloggade användarens behörigheter och urval.
6. Diktaten visas utifrån Vald patient eller Alla diktat. När Alla diktat valts visas alla diktat oavsett om det finns en koppling till patient eller inte.
7. Liksom övriga tabeller i Cosmic kan man enkelt sortera genom att klicka på något av kolumnhuvudena.
8. Listan kan också grupperas, t ex efter Kategori.
9. Diktatlistan visar Påbörjade diktat, Diktat att skriva, Skrivna diktat
10. Ett diktat flyttas automatiskt till Skrivna diktat när diktatet är skrivet och byter status till Dokumentation klar när journalanteckningen signerats av vårdpersonal.
11. För diktat som saknar anknytning till patient flyttas diktatet automatiskt när vårdadministratören dokumenterat klart och klickat på knappen Spara och avsluta.

Spelaren

Spelarens knappar

Spelaren har ett antal knappar för att reglera de olika funktionerna.

Vissa av dessa funktioner kan också nås direkt via dikatafonmikrofonen.

En användare kan inte låsa Cosmic med (Ctrl+Alt+S) när ett diktat spelas in, avlyssnas, snabbspolas framåt eller bakåt. För att låsa Cosmic måste diktatet först pausas eller stoppas. Från knapparna styr du spelarens funktioner

Maximerat diktatfönster

I det maximerade diktatfönstret har du tillgång till samtliga listboxar och till knapparna på spelaren.

Här kopplar du diktatet till rätt vårdkontakt och enhet samt kategoriserar diktatet enligt fastställd lista för Kategorier. Du kan även sätta prioriteringsgrad och sekretessklassa diktatet.

Pilknappen används för att minimera fönstret
 

Minimerat diktatfönster

Det går att välja att arbeta i ett minimerat diktatfönster.

Det minimerade fönstret ligger längst ned till vänster i skärmbilden.

Fördelen är att fönstret inte tar så stor plats och det går att navigera med diktafonmikrofonens knappar.

Det minimerade fönstret kan expanderas och därefter minimera igen. Detta görs genom att klicka på pilknappen.

Genom att öppna diktatet i fullt fönster från minimerat så kan man lätt kontrollera eller ändra information om vårdkontakt, prioritet etc.

Pilknappen används för att expandera fönstret.
 

Statusöversikt

I diktatlistan finns det en kolumn för Status.

Här återfinns kolumnen för Status

Status som presenteras i diktatlistan

Sökfunktion för diktat

För att söka fram diktat finns fyra olika status att söka på;

1. Påbörjade diktat
2. Diktat att skriva
3. Skrivna diktat
4. Borttagna diktat.

Du använder dig av statusfälten i listboxen för Sök.

Du kan även välja att söka diktat på en specifik Vald patient eller att söka på Alla diktat. Vid sökning mot Alla diktat får du även fram diktat som inte har någon koppling till patient.

Listan kan även sorteras efter specifik Vårdpersonal eller Enhet.
Du kan också välja Alla i urval för att få en överblick över diktat från samtliga vårdenheter inom ditt behörighetsområde.

Sökfunktion för diktat
 

Logga in som vårdpersonal och skapa diktat

Diktat kopplat till patient

1. Skriv in aktuell patient i patientlisten innan diktering påbörjas.
2. Diktatet kopplas nu till rätt patient.
   Om du glömt att välja patient och försöker välja efter att diktatet påbörjats är det stor risk att diktatfilen skadas och du slängs ut ur systemet.
3. OBS! Om du har fel patient i patientlisten kan inte diktatet skrivas ut mot rätt patient eftersom endast en patient åt gången kan vara aktiv i Cosmic.
4. Gå till menyn Journal/Digital diktering/Skapa nytt diktat eller (Ctrl+Skift+N)
5. Var noga med att koppla diktatet till rätt vårdkontakt och enhet.
6. Om ingen aktuell vårdkontakt finns får du välja Ingen kontakt och be vårdadministratören skapa en vårdkontakt vid utskrivning av diktatet. Alternativt skapar du först själv en ny vårdkontakt och kopplar sedan diktatet mot denna kontakt.
7. Välj Kategori i listboxen.
8. Klicka på knappen med pilsymbol för att skapa prioritering, röd färg markerar status Hög prioritet. 
9. För att vid behov sekretessklassa diktatet, klicka på knappen med stämpelsymbol.  (Läs mer om sekretessklassning under punkten 4.1.1 nedan)
   
   
   Koppling sker mot vald patient. Välj rätt vårdkontakt och enhet samt kategorisera. Använd pilknapparna för att skapa prioritering eller sekretessklassning.
10. Klicka på diktafonens Record-knapp för att starta diktatet.
11. Under dikteringen kommer du att se antal sekunder av aktivt diktat.
12. Under diktatet kan du använda Spara-knappen om du inte är klar och vill fortsätta senare.
13. Diktatet ligger då under status Diktering påbörjat och återfinns via sökfunktionen Påbörjade diktat.
    
    Presentation av status och sökfunktion för sparade diktat. Visning av prioritet och kategori i kolumner
14. Öppna diktatlistan. När en vårdpersonal öppnar diktatlistan är alltid sökläget Påbörjade diktat i fokus.
15. Sök fram det påbörjade diktatet och fortsätt dikteringen.
16. När diktatet är klart klicka på knappen Spara och avsluta
17. Diktatet får nu status Diktering klar och återfinns via sökfunktionen Diktat att skriva.

Uppdatera ett diktat

Vårdpersonal kan uppdatera ett diktat även efter det att en vårdadministratör har påbörjat eller avslutat skrivning av diktatet. Om diktatet är i status 'Diktat skrivs' eller 'Diktat skrivet', och vårdpersonalen uppdaterar diktatets ljudfil, kommer status ändras till 'Diktat uppdaterat'. Statusen 'Diktat uppdaterat' informerar vårdadministratören om att diktatet har ändrats och innehållet i en redan påbörjad anteckning kan behöva justeras.

För att uppdatera ett diktat, gör på följande sätt:

1. Öppna fönstret Diktatlista.
2. Gå till vyn Diktat att skriva alternativt Skrivna diktat.
3. Högerklicka och välj Visa fullt fönster.
4. Diktera din ändring.
5. Spara diktatet genom att klicka på knappen Uppdatera i diktatfönstret. Diktatet visas nu i diktatlistan med status 'Diktat uppdaterat'.
6. Genom att hålla muspekaren över statussymbolen i Enhetens anteckningar ser man att statusen har slagit om till Ej klar för signering och journalreferensen för diktatet syns åter.

Presentation av status Diktat uppdaterat

Presentation av anteckning och diktat i Enhetens anteckningar

Lyssna på ett låst diktat

För att undvika att flera olika användare arbetar med ett och samma diktat låses diktatet när en användare öppnat det. Väljer en användare ett låst diktat i fönstret Diktatlista visas ett dialogfönster med information om att diktatet är låst, det går då att endast lyssna på det.
När en användare klickar på en referens till ett diktat i fönstret Journal, och diktatet är låst, visas samma information.

Sekretessklassning av diktat

Markera knappen med stämpelsymbol.

Dialogruta för sekretessklassning öppnas
Välj om det ska vara Känslig information eller Extra känslig information

Välj vilken typ av sekretessklassning som önskas.

Skapa diktat med koppling till ROS

1. Skriv in personnummer för patienten i patientlisten, klicka Sök
2. Öppna extern applikation ROS med vald patient
3. Välj aktuellt verksamhetsuppdrag.
4. Välj kumulativ lista i ROS och sök bakåt i tiden för att få en bredare ”träffbild”
5. Växla över till Cosmic Journal – Välj Journal/Digital diktering/Skapa nytt diktat
6. Koppla diktatet mot rätt vårdkontakt, enhet och kategorisera.
7. Påbörja diktat på patienten. Gör paus i diktatet men ha kvar diktatrutan öppen. 
8. Vid behov kan du gå över till ROS via ROS-knappen längst ned i listen och söka ytterligare beställningar och svar bakåt i tiden via kumulativa listan.
9. Välj Växla till Cosmic
10. Fortsätt att diktera,
11. Klicka på Spara och avsluta när diktatet är klart.

Känslig information = Diktatet kan avlyssnas av personal inom den egna enheten, men är sekretessklassat utanför medicinskt ansvarig enhet. Anteckningen skrivs i mallen Känslig information.

Extra känslig information = Diktatet kan inte avlyssnas av någon person, varken inom eller utanför medicinskt ansvar, utan att gå igenom sekretesspärr. Anteckningen skrivs i mallen Extra känslig information.

Skapa diktat utan koppling till patient

1. Se till att ingen patient är vald i patientlisten.
2. Gå till menyn Journal/Digital diktering/Skapa nytt diktat alternativt (Ctrl+Shift+N).
3. Detta diktat kommer att hamna i diktatlistan utan koppling till patient.

Kontrollera att ingen patient är vald i patientlisten

Presentation av diktat utan koppling till patient

Journalreferens för outskrivna diktat

1. När ett diktat sparats av vårdpersonal kommer det att skapas en journalreferens i patientens journal.
2. Från journalreferensen är det möjligt för alla som har behörighet att dubbelklicka för att komma in och lyssna av diktatet vid behov.

I journalflödet presenteras en referens om att diktat finns

Logga in som vårdadministratör och skriva diktat

1. För att öppna diktatlistan väljer du Journal/Digital diktering/Diktatlista.
2. Listan öppnas för vårdadministratörer alltid med sökläget Diktat att skriva.
3. Visningsläge är 250 diktat åt gången samt en presentation av hur många diktat som finns totalt. För att se alla diktat klickar man på knappen Visa nästa, då hämtas 250 diktat åt gången.

Presentation av hur många diktat som finns

4. Ställ in övriga val för vårdpersonal och vårdenhet och uppdatera innan du väljer ett diktat.
5. Markera valt diktat och högerklicka och välj Visa fullt fönster.
6. Dialogruta för Diktat visas.
7. Klicka på knappen Skriv ny anteckning.

 Välj rätt journalmall, kontrollera datum, vårdpersonal, enhet och vårdkontakt.

9. Diktatfönstret kan nu minimeras – Klicka på pilknappen för att minimera.
10. Diktatfönstret hamnar då längst ned till vänster i bild.
11. Dialogrutan kan flyttas till annan del av skärmen om så önskas genom att placera muspekaren på den namnlisten och sedan drar man rutan till önskad plats.
     
12. Skriv diktatet.
13. När utskriften är klar klickar du på Klar för signering.
14. Du får upp följande frågor:
     
15. Om diktatet är klart välj Ja.
16. Om du ska fortsätta skriva en ny journalanteckning eller brev/blankett välj Nej.
    Öppna därefter en ny journalmall, via Skriv ny anteckning eller en ny blankett och dokumentera klart. Observera att du i detta läge måste välja aktuell vårdpersonal.
17. Klicka på Klar för signering när du är klar.
18. Fråga Diktat behöver sparas. Vill du spara? Välj Spara och avsluta
19. När diktatet är sparat och avslutat återfinns det under sökläget för Skrivna diktat i diktatlistan. Journalreferensen försvinner från journalvyn.
20. Om journalanteckningen öppnas efter detta moment för att kompletteras/ändras måste man välja Klar för signering när man stänger journalanteckningen för att diktatets status ska bibehållas.
21. När anteckningen signerats får den status Dokumentation klar.

OBS! Vårdpersonal kan uppdatera ett diktat efter det att en vårdadministratör har  avslutat utskrift av diktatet. Om diktatet är i status 'Diktat skrivet', och vårdpersonalen uppdaterar diktatets ljudfil, kommer status ändras till 'Diktat uppdaterat'. Statusen 'Diktat uppdaterat' informerar vårdadministratören om att diktatet har ändrats och innehållet i en redan påbörjad eller utskriven anteckning kan behöva justeras.

Utskrift påbörjad av vårdadministratör

När en vårdadministratör har påbörjat utskrift av ett diktat kommer diktatet att visas som upptaget genom att raden i diktatlistan är gråmarkerad och texten i kursiv stil.

Bild 18. Presentation i diktatlistan av diktat under utskrift

Presenteras med kursiv stil och grå markering

Om någon annan vårdadministratör ändå försöker öppna diktatet öppnas en meddelanderuta. Här ser man vilken användare som just nu dokumenterar enligt diktatet. Välj då att återgå till diktatlistan genom att klicka på Avbryt. Det går även att lyssna på diktat som skrivs.

Om den som börjat skriva diktatet måste avbryta och bara väljer att Spara för att fortsätta senare kommer status att vara Diktat skrivs och i kolumnen för sekreterare finns namnet på vårdadministratören angivet.

Om en användare öppnar ett diktat och sedan stänger det utan att gör några åtgärder eller ändringar behåller diktatet samma status som tidigare.

Avbryta utskrift av öppnat diktat

Om du behöver avbryta en pågående utskrift innan det är klart, klickar du på Spara för att spara anteckningen. Det innebär att diktatet ligger kvar i diktatlistan och har inte spelats tillbaka till start, utan du kan fortsätta där du slutade.
Om du ångrar dig och inte ska skriva ett valt diktat ska du klicka på knappen Avbryt.

Borttagande av diktat

1. Om en vårdpersonal dikterat på fel patient, eller om något annat i diktatet är felaktigt kan hela diktatet tas bort.
2. Högerklicka på posten i diktatlistan och välj Ta bort.
3. Orsak till borttagandet får registreras i en dialogruta.
4. Under Borttagna diktat i söklisten återfinns alla borttagna diktat. Om du högerklickar på diktatraden och väljer Visa fullt fönster kan du också läsa orsaken till att diktatet togs bort.
5. Ljudfilen rensas efter 10 dagar och kan inte återskapas.

Välj Ta bort, ange orsak. Orsaken kan läsas via sökvägen Borttagna diktat

Lyssna på diktat och omrikta diktat

1. När en vårdpersonal öppnar ett diktat med status Diktering klar som är dikterad av en annan vårdgivare har de knappar för Ta bort, Uppdatera och Avbryt i diktatfönstret.
2. Om man bara ska lyssna på ett diktat klickar man på pilen för att spela upp diktatet och på Avbryt när man lyssnat klart. Diktatets status ändras då inte i listan.
3. Om en vårdpersonal vill omrikta diktatet, d.v.s. lägga det på en annan enhet, kan de under Enhet välja rätt avdelning/mottagning och sedan klicka på Uppdatera. Då lägger sig diktatet mot rätt enhet i diktatlistan och blir sökbart. Status ändras inte.
4. Det är bara vårdadministratör som har knappen Omrikta. Knappen används om du önskar flytta diktatet till annan enhet. När vårdadministratören valt rätt enhet och klickar på knappen Omrikta lägger sig diktatet mot rätt enhet i diktatlistan och blir sökbart. Diktatets status ändras inte.
5. När vårdadministratören lägger en anteckning som Ej klar för signering ska journalreferensen ligga kvar i journalen och under diktatlistan ligger diktat kvar med status Diktat att skriva med status Diktat skrivs.
6. När anteckningen läggs som Klar för signering försvinner journalreferensen med automatik och diktatet flyttas till listen för Skrivna diktat med status Diktat skrivet.
   Efter att anteckningen har blivit signerad ändras status till Dokumentation klar.

Utskrift av diktat för enbart brev/blankett eller remiss

Vid utskrift av diktat för brev/blankett eller remiss via vårdbegäransmodulen, där ingen tillhörande journaldokumentation görs, ska en journalanteckning alltid kopplas till diktatet via knappen Skriv ny anteckning i diktatfönstret. Annars får inte diktatet status Dokumentation klar och journalreferensen ligger kvar i journalen.

Rensning av ljudfil

Under sökfunktionen Skrivna diktat kommer samtliga diktatposter att ligga kvar i en lista.
Själva ljudfilen rensas 10 dagar efter att anteckningen signerats och kan då inte återskapats.

Registervård diktatlista

I urvalslistan för Vårdpersonal är Alla satt som default för inloggade vårdadministratörer. Det innebär att man får med diktat gjorda av vårdpersonal (resurser) på andra enheter, som dikterat mot någon av de enheter man har i sitt urval.
I urvalslistan för Vårdenhet är inloggad enhet default.

Vy för att se alla diktat gjorda mot Eksjö VC DLM

Om man väljer Alla i urval i listboxen för Vårdpersonal och Alla i listboxen för Vårdenhet så får man diktat gjorda av den egna enhetens vårdpersonal (resurser), gjorda mot enheter som inte ingår i enhetens urval.

Vy för att se diktat gjorda av vårdpersonal inom den medicinskt ansvariga enheten gjorda på någon enhet i landstinget

Exempel:
Det finns resurser som jobbar mot flera olika kliniker/vårdcentraler. Då kan man genom att välja Alla i listboxen för vårdenhet få med deras diktat från andra enheter även om man är inloggad mot sin egen enhet.

Urvalet Alla i listboxen för vårdgivare gör att man hittat diktat gjorda av vårdpersonal från annan klinik, som är gjorda mot någon av de enheter som finns i enhetens urval.

OBS! Det är viktigt att det finns ansvariga personer som regelbundet kontrollerar att diktatlistan inte innehåller diktat som hamnat mot fel enhet. Dessa måste i så fall omriktas till rätt enhet för utskrift.

Korrekt flöde för diktering/utskrift av diktat

1. Vårdpersonal dikterar och väljer Spara och avsluta när diktatet är klart.
2. I Diktatlistan presenteras diktatet under Diktat att skriva med status Diktering klar.
3. Journalreferens för diktat med Journalanteckningen är dikterad återfinns i journalvyn.
4. Vårdadministratör går till diktatlistan presentationsvy för Diktat att skriva.
5. Öppna diktatet genom att högerklicka och välja Visa fullt fönster.
6. Klicka på knappen Skriv ny anteckning och välj rätt dokumentationsmall.
7. Skriv anteckningen, om du behöver avbryta för att fortsätta utskriften senare ska du klicka på Spara.
8. Diktatet stängs och anteckningen får status Ej klar för signering.
9. Diktatet återfinns i diktatlistan under Diktat att skriva med status Diktat skrivs.
10. Vårdadministratör fortsätter att skriva diktatet och lägger anteckningen som Klar för signering.
11. Diktatet återfinns under Skrivna diktat med status Diktat skrivet.
12. Journalanteckningen signeras.
13. Diktatet återfinns under Skrivna diktat med status Dokumentation klar.

Reservrutiner vid planerade och oplanerade driftstopp

Tillvägagångssätt vid diktering

• Logga in i Cosmic Läskopia
• Sök fram aktuell patient i vårdmottagarlisten.
  – Om patienten saknas i Cosmic måste diktatet skapas utan personnummer i vårdmottagarlisten. Skriv då in personnummer alternativt reservnummer i rutan för Kommentar
• Skapa ett nytt diktat på samma sätt som i ordinarie arbete
• Om den förvalda vårdkontakten inte stämmer är det i läskopian möjligt att välja (Ingen) även om vårdkontakt är tvingande. Vid valet (Ingen) som vårdkontakt är det mycket viktigt att välja rätt Enhet för diktatet
   
• I rutan Kommentar ges möjlighet att skriva upp till 1000 tecken när behov av detta finns.
• Diktatet visas därefter i Diktatlistan med en ikon i kolumnen för Offlinediktat.
   
• Påbörjade diktat är möjliga att komplettera i läskopian.
• Observera att det inte skapas några diktatreferenser i journalen, diktaten är enbart synliga i Diktatlistan.
• När Cosmic produktion åter är i drift kommer diktaten att flyttas från läskopian till produktion. När diktaten har flyttats är det inte längre möjligt att göra ändringar på diktaten i läskopian. Kompletteringar och ändringar sker då i produktion. Efter driftstopp kan det dröja ett par timmar innan alla diktat är inlästa.

Tillvägagångssätt skriva diktat

• Logga in i Cosmic Produktion och öppna Diktatlistan.
• Diktaten som har skapats och överflyttas från Läskopian till produktion visas i diktatlistan med ikon Offlinediktering. Ikonen visas i kolumnen för offlinediktat.
   
• Det är även möjligt att gruppera på offlinediktat.
• I läskopian är det möjligt att skapa ett diktat utan vårdkontakt eftersom inga besök kan registreras i läskopian. När diktaten sedan skrivs i produktion måste korrekt vårdkontakt väljas, alternativt måste en ny vårdkontakt skapas.
• När ett diktat har skapats utan personnummer i läskopian måste sekreteraren först skriva diktatet i Word. Därefter klistras diktatutskriften in i Cosmic på det personnummer som står i rutan Kommentar.

Tillvägagångssätt skriva diktat från läskopian

Under ett pågående driftstopp kan utskrift av diktat på patienter som t ex ska skrivas in på avdelning eller åka till annat sjukhus behöva göras från Cosmic Läskopia. I dessa fall skrivs diktatet i Word och sparas ner på USB-minne. När diktatet är skrivet används knappen Spara och Avsluta och diktatet får status Dokumentation klar i Diktatlistan.

OBS! Det är viktigt att enheten har rutiner för hur diktat ska skrivas i samband med driftstopp