I Region Jönköpings län är målet att inom hälso- och sjukvården arbeta med kapacitets- och produktionsstyrning (KPS) på ett systematiskt och faktabaserat arbetssätt med verksamhetens planering, styrning och uppföljning utifrån invånarnas behov.
Respektive direktör beslutar om vilka verksamheter som ska starta upp KPS-arbetet och prioriterar införandeordning. En överenskommelse görs mellan direktör och respektive verksamhet där bland annat mål, förväntningar, tidplan och uppföljning preciseras för den enskilda verksamheten/processen.
Införandet sker med hjälp av regionens KPS-program som stöds av resurser från Qulturum, ITC, Ekonomi, HR, FS och Astrada. Samordningsansvaret ligger hos Qulturum.
Sjukvårdens ledningsgrupp är styrgrupp för fortsatt införande av KPS.
Sjukvårdsdirektör är beställare för KPS-införandet i sitt verksamhetsområde.
Introduktion till KPS
KPS handlar om att matcha behov och kapacitet. Det är utifrån invånarens behov som vi styr vår planering av kapacitet. Att arbeta med KPS kommer att ge ökad kunskap om behovet av olika tjänster och vilka resurser som behövs. Det ger också verksamhetsledningen ett bra beslutsunderlag för planering och styrning av resurser och produktion. Det ökar förutsättningarna att arbeta proaktivt istället för reaktivt. Att bygga för hållbarhet genomsyrar arbetet.
Arbetsgång - Analysfrågor att ställa i Astradavyerna 230808
Förklaring till bilden:
Steg 1
Första steget i KPS-processen handlar om att identifiera vilket mål man har. Det är viktigt att alla har samma bild av vad som ska åstadkommas, så att man drar åt samma håll. Tänk på att hitta ett SMART mål, dvs. både specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt och tidsatt. När man startar igång förbättringsarbeten är det viktigt att identifiera vilka andra i systemet som kommer att påverkas av arbetet. I detta fall illustrerat med en systemkarta som visar vilka processer som finns i systemet (hälso- och sjukvården). Om vi gör ett förbättringsarbete hos oss, vem/vilka behöver vi samverka med och informera?
Exempel: En klinik bestämmer sig för att ha lördagsmottagning för att arbeta bort köer. Detsamma gör en annan klinik. Antag att båda dessa mottagningar genererar labprover. Om man på förhand inte har informerat laboratoriet om dessa insatser, kommer deras arbetssituation inte att bli bra då det på en och samma gång kommer många prover som de inte hade räknat med. Om laboratoriet på förhand hade fått informationen, skulle man proaktivt kunnat förbereda för större mängder labprover.
När målet är identifierat samt vilka aktörer och verksamheter som kommer påverkas av vår förändring bör man gå vidare och identifiera sina processer, dvs. kartlägga de processer som vi vill planera vår verksamhet på.
Steg 2
När våra processer är kartlagda kan man börja med underlaget som ska ligga till grund för KPS-beräkningarna. Ett antal frågor behöver beräknas och analyseras:
- Hur många invånare har behov av att komma till oss?
- Hur kan vi planera vår produktion så att vi på bästa sätt kan tillgodose invånarnas behov ”Rätt patient får rätt vård av rätt kvalitet, på rätt nivå, på rätt plats, vid rätt tidpunkt, till rätt kostnad”?
- Hur lång tid tar varje besök, operation och behandling?
- Vilken kompetens behövs för att tillgodose detta behov?
- Vilka andra resurser behövs så som rum, salar, instrument och utrustning?
- Hur kan vi koppla schema till detta behov?
Steg 3
När man arbetar med KPS, kommer man alltid in på hur våra rutiner ser ut idag och frågor om vad som skulle kunna förbättras kommer upp. Även vikten av överenskommelser blir synligt, dvs. vilka spelregler har vi på vår arbetsplats och hur gör vi när olika problem dyker upp? Hur löser vi dem på kort sikt respektive lång sikt? Olika typer av förbättringsarbeten behöver identifieras och prioriteras. Detta illustreras här med hjälp av PDSA-cykeln.
Steg 4
Steg 4 handlar om att mäta och följa upp utifrån det satta målet. Fundera på vad som är viktigt för er att följa upp. Det är viktigt att över tid följa hur ni ligger till så att man snabbt kan vidta åtgärder om resultaten inte följer önskvärd kurva. Tänk också på att olika delar av verksamheten kan behöva olika typer av mätningar. Mikrosystemet har ett behov, medan de andra nivåerna har andra behov.
Styrning
I arbetet med KPS är det viktigt att få till styrningen på alla nivåer, dvs. både mikro (medarbetarna närmast patienten), meso (kliniken) och makro (högre ledning). Ibland uppstår frågor i mikrosystemet som kanske kan lösas direkt där. Om inte annat kanske mesosystemet kan hantera frågan. Andra frågor kan vara av en sådan karaktär att makrosystemet behöver hantera frågan. I och med att KPS berör hela vårt sjukvårdssystem, kan andra kliniker inom andra verksamhetsområden bli påverkade, vilket då kräver makrosystemets styrning. När det gäller styrning är det viktigt att kontinuerligt följa resultaten och att agera på det man ser.
IT-stöd och den mänskliga faktorn
I steg 2 och 4 får vi hjälp av IT-stöd att beräkna och följa upp, men i de andra stegen är det den mänskliga faktorn som spelar roll. Att sätta mål, kommunicera, ändra arbetssätt, skapa överenskommelser och arbetssätt handlar till stor del om kulturen på arbetsplatsen och den kan inget IT-stöd i världen hjälpa oss med. Vi måste själva ta ansvar för detta. Detta är nyckeln till hela KPS. Beräkningarna är i grunden det enkla. Utmaningen ligger i att förändra ”mindset”, kultur och arbetssätt.
Förberedelser innan start
- Respektive direktör beslutar om vilka verksamheter som ska starta upp KPS-arbetet och prioriterar införandeordning. En överenskommelse görs mellan direktör och respektive verksamhet där bland annat mål, förväntningar, tidplan och uppföljning preciseras för den enskilda verksamheten/processen.
Införandet sker med hjälp av regionens KPS-program som stöds av resurser från Qulturum, ITC, Ekonomi, HR, FS och Astrada. Samordningsansvaret ligger hos Qulturum.
Sjukvårdens ledningsgrupp är styrgrupp för fortsatt införande av KPS.
Sjukvårdsdirektör är beställare för KPS-införandet i sitt verksamhetsområde. - Tillsammans med ledningsgruppen arbetas överenskommelsen igenom och frågor besvaras. Här ingår också rollbesättning för enhetens KPS-arbete. Bolla gärna överenskommelsen med Qulturums kontaktpersoner samt stäm av tidplan innan påskrift.
- Bygg för hållbarhet redan från start.
Skapa förutsättningar genom att bygga upp en mötesstruktur, säkra rollerna, ha en kommunikationsplan och bygg in det i redan befintliga ledningsstrukturer och system.
Exempel på detta kan vara att:
- Utgå ifrån fakta (vad, var, när och vem)
- Kompetensplanera
- Minimera variationer
- Optimera verksamheten (göra rätt saker på rätt sätt)
- Ha ett prediktivt förhållningssätt baserat på data (proaktiva)
- Ha ett helhets- och jämlikhetsperspektiv utifrån invånarbehov
- Utarbeta överenskommelser och rutiner
- Arbeta med kvalitetssäkring (ex. registreringar)
- Arbeta för en god och hållbar arbetsmiljö
- Analysera hur olika initiativ hänger samman och bidrar till visionen i vår region.
- Informera/kommunicera från ledningen till alla medarbetare i verksamheten om syfte, mål och förväntningar samt tidplan.
- Starta upp arbetsgruppen vilken träffas cirka en gång per månad i ett halvårs tid med arbetsmöten däremellan. Se till att tid finns mellan mötena för att arbeta med KPS-frågorna.
Vi rekommenderar även möte en gång per vecka för att stämma av arbetet.
Arbetsgång
Nedanstående bild visar exempel på hur mötesinnehållet kan se ut i KPS-arbetet.
Kultur- och beteendeförändringar genomsyrar KPS-arbetet från start till uppföljning. Det är här som det stora arbetet sker och där man säkrar hållbarhet. Arbetet måste integreras i befintliga ledningsstrukturer och system. Att arbeta med KPS innebär att sätta arbetet i sitt sammanhang av alla initiativ som pågår i Regionen, för att ge våra invånare det som de behöver. Det kan handla om RAK (rätt använd kompetens), patientkontrakt med tid i handen med mera som är tätt sammankopplat med KPS-arbetet.
Nedanstående punkter är viktiga att ta upp på varje möte.
- Överenskommelsen med bland annat förväntningar, syfte, mål och mått, roller
- Förbättringsarbeten och överenskommelser
- Mötesstrukturer inklusive information och kommunikation
- Styrning utifrån behov
- Kultur
- Bygga för hållbarhet