Navigera till sidans huvudinnehåll
Stäng sök Stäng
Du måste ange ett sökord.
Sök

Kapacitets- och produktionsstyrning

I Region Jönköpings län finns ett uttalat mål från Regionledningen att alla kliniker ska kapacitets- och produktionsplanera samt styra och följa upp sin verksamhet utifrån invånarnas behov.

KPS Förberedelser inför uppstart: Att starta

Innan ni sätter igång finns det ett par saker som kan vara värdefulla att tänka igenom.

  1. Reflektera kring vad ni i er verksamhet vill uppnå med ert KPS arbete. Regionen har generella mål för KPS i länet - vad är era interna mål?

  2. Fundera över vilka personer som är värdefulla resurser i ert kommande KPS-arbete, och vilka som behöver involveras på ett djupare plan. Det är värdefullt att skapa en grupp med olika kompetenser och roller som arbetar mer intensivt med detta och följer metoden. Förslag på de roller som behövs i arbetet framåt finns i dokumentet "Exempel Roller", i kolumnen till höger. Föreslagna roller är baserade på erfarenheter från verksamheter som arbetat med KPS under en längre tid. Dokumentet går bra att fylla i och spara på lämplig plats hos er i verksamheten.

  3. Gå igenom de olika stegen överskådligt, de olika metodmötena som finns beskrivna här, och gör en tidsplan för möten i gruppen.Då får ni ett helhetsperspektiv och en grundplanering att utgå från. Stanna gärna till lite extra vid det sista metodmötet (möte 5), och ha detta i åtanke under hela den kommande KPS-processen.

Dokumentera det ni kommit fram till i en handlingsplan. Om ni vill ha hjälp att skapa en struktur för detta, hittar ni ett exempel på mall för handlingsplan i kolumnen till höger.

Inför metodmöte 1

Tänk länsperspektiv. Att delge varandra erfarenheter och goda exempel är värdefullt, och det är lättare att tillsammans fundera över hur man på bästa sätt kan hantera svårlösta problem i verksamheten.
Rådfråga andra som arbetar med KPS i länet eller i andra regioner

KPS Metodmöte 1: Data

Om ni utgått från dokumentet "Exempel roller" under det förberedande arbetet, har ni nu skapat en värdefull arbetsgrupp med bred kompetens, och det är dags att påbörja det praktiska arbetet. I högerkolumnen hittar ni en tom excelmall - den kommer bli ert grundläggande verktyg för KPS, och dess flikar kommer följa er genom hela arbetet.
Målet med gruppens första möte är att enas om vilka områden ni vill dela in verksamheten i, samt bestämma vilka data ni behöver samla in. Ni kommer också påbörja arbetet med bemanning.

 

Steg 1 - Att välja Områden

Områden i filen är den indelning som ni vill planera verksamheten från. Det kan vara diagnosgrupper, mottagningar, avdelningar, och /eller operationer. Det enklaste är om ni kan använda någon indelning som ni gjort i Cosmic (t ex vårdåtagande eller kategorier), men det kräver att den strukturen är väl uppbyggd och verkligen motsvarar hur ni vill planera era resurser och kompetenser.

Vissa verksamheter har valt att inkludera alla delar från start, andra väljer att dela upp verksamheten och endast titta på exempelvis mottagning. Om man behöver detaljplanera många delar av en mottagning, t ex om mottagningen kräver många olika specialister, kan det vara bra att ”bara” planera mottagning i första hand.

När ni definierat era Områden - fyll i excelfilen under fliken ”Områden” och spara ner som er egen KPS fil.

 

Steg 2 - Att samla data

Titta på fliken ”Behovsanalys”. Under rubriken Områden ligger nu automatiskt de namn som ni angett i föregående flik.

Behovsanalysen består utöver detta av tre andra delar som behöver fyllas i - Utförda besök, Antal accepterade remisser, samt Väntetider. Diskutera i gruppen hur ni får fram föregående års utdata inom dessa områden (här kan controllern vara ett bra stöd). Enas om gemensamma sökvägar och spara ner dessa, så att ni vet vad ni använt för utdata och hur ni tog fram siffrorna.

Fördela ansvaret för att fylla i Behovsanalysen så att detta är klart innan Metodmöte 2. Ett hjälpdokumentet med smarta exceltips finns i kolumnen till höger.

Under den sista rubriken, Uträknat Års- och veckobehov, sammanställs sedan era inmatade siffror automatiskt.

 

Steg 3 - Bemanning

Titta på fliken "Bemanningsmatris". Här behöver namn på aktuella medarbetare fyllas i; P1 ersätts med ett namn, P2 med nästa namn osv. Därefter grönmarkeras de celler där kompetens och område matchar (se exempelfilen). Bestäm vem/vilka i arbetsgruppen som ska fylla i detta under de närmsta veckorna. Vi återkommer sedan till denna bemanningsmatris i Metodmöte 3.

 

Inför metodmöte 2

Sammanfatta vem som gör vad till nästa gång och dokumentera mötet. Fundera gemensamt över hur medarbetare och samverkansgrupp informeras om det arbete som påbörjats på kliniken.

Vi rekommenderar att ni har kortare avstämningar (ca 30 min) varje vecka för frågor och oklarheter som kan dyka upp kopplat till de arbetsuppgifter ni ska genomföra under de kommande veckorna. Går det snabbare för er med datainsamlingen, så låt inte vår rekommendation vara en begränsning.

Säkerställ att tid för nästa metodmöte är inplanerat.

KPS Metodmöte 2: Analys och plan

Nu när behovsanalysen är gjord har ni grunden till en så kallad produktionsplan - den strategiska översiktsbilden av er verksamhet.

Steg 1 - Produktionsplan

Datan från tidigare flikar förs automatiskt över till fliken "Produktionsplan" i excelfilen. Produktionsplanen syftar till att bestämma vad som ska produceras, hur mycket och när. Produktionsplanen ska också beskriva planerad variation över tid. Målet är att jämna ut så mycket som det går, men samtidigt ta hänsyn till eventuella säsongsvariationer om sådant förekommer. I exempelfilen till höger finns hjälptexter som beskriver hur ni fyller i och tar höjd för eventuella variationer i er verksamhet.

Om verksamheten dras ner under vissa perioder, behöver man planera in en desto högre verksamhet resten av året för att det totala behovet ska kunna tillgodoses. Excelmallen sköter detta automatiskt åt er. En viktig fråga för er att diskutera är dock vilken variation ni anser är rimlig / hanterbar - dels ur ett patientperspektiv, men även ur ett arbetsmiljöperspektiv.

Utse vem i arbetsgruppen som ska ansvara för att föra in hur produktionen för föregående vecka verkligen blev. I fliken "Uppföljning" kan ni därefter börja följa utfallet av produktionsplanen. Under fliken "Diagram Utfall" får ni även visuella diagram automatiskt allteftersom siffrorna förs in. Visa dessa på arbetsplatsen kontinuerligt, och använd som underlag för samtal om vad som kan behöva göras.

 

Steg 2 -Tidsåtgång

Nästa steg är att fylla i fliken "Tidsåtgång".

Här anger ni hur lång tid olika besök, operationer eller avdelningsarbete tar beroende på vad ni har lagt in för områden. Här kan det finnas stora variationer i arbetssätt och tidsåtgång, mellan olika områden,kliniker, individer eller länsdelar. Prata om hur det ser ut och varför. Finns det anledning att se över innehåll och processer som en del i arbetet med kvalitet och/eller jämlik vård?

 

Steg 3 - Mål

Under arbetet med behovsanalys, produktionsplan, och tidsåtgång uppkommer ofta idéer till förbättringsområden. Ta vara på dessa och involvera hela arbetsplatsen. Reflektera tillsammans kring de mål ni har satt upp både för KPS-arbetet och för verksamheten i stort - ofta tangerar det varandra på många punkter. Fundera också över hur ni vill mäta, följa samt visualisera resultatet kontinuerligt.

Inför metodmöte 3

Sammanfatta vem som gör vad till nästa gång och dokumentera mötet.

Fundera på hur medarbetarna på bästa sätt informeras och involveras i er lagda plan.

Säkerställ att tid för nästa metodmöte är inplanerat.

KPS Metodmöte 2: Analys och plan

Nu när behovsanalysen är gjord har ni grunden till en så kallad produktionsplan - den strategiska översiktsbilden av er verksamhet.

Steg 1 - Produktionsplan

Datan från tidigare flikar förs automatiskt över till fliken "Produktionsplan" i excelfilen. Produktionsplanen syftar till att bestämma vad som ska produceras, hur mycket och när. Produktionsplanen ska också beskriva planerad variation över tid. Målet är att jämna ut så mycket som det går, men samtidigt ta hänsyn till eventuella säsongsvariationer om sådant förekommer. I exempelfilen till höger finns hjälptexter som beskriver hur ni fyller i och tar höjd för eventuella variationer i er verksamhet.

Om verksamheten dras ner under vissa perioder, behöver man planera in en desto högre verksamhet resten av året för att det totala behovet ska kunna tillgodoses. Excelmallen sköter detta automatiskt åt er. En viktig fråga för er att diskutera är dock vilken variation ni anser är rimlig / hanterbar - dels ur ett patientperspektiv, men även ur ett arbetsmiljöperspektiv.

Utse vem i arbetsgruppen som ska ansvara för att föra in hur produktionen för föregående vecka verkligen blev. I fliken "Uppföljning" kan ni därefter börja följa utfallet av produktionsplanen. Under fliken "Diagram Utfall" får ni även visuella diagram automatiskt allteftersom siffrorna förs in. Visa dessa på arbetsplatsen kontinuerligt, och använd som underlag för samtal om vad som kan behöva göras.

 

Steg 2 -Tidsåtgång

Nästa steg är att fylla i fliken "Tidsåtgång".

Här anger ni hur lång tid olika besök, operationer eller avdelningsarbete tar beroende på vad ni har lagt in för områden. Här kan det finnas stora variationer i arbetssätt och tidsåtgång, mellan olika områden,kliniker, individer eller länsdelar. Prata om hur det ser ut och varför. Finns det anledning att se över innehåll och processer som en del i arbetet med kvalitet och/eller jämlik vård?

 

Steg 3 - Mål

Under arbetet med behovsanalys, produktionsplan, och tidsåtgång uppkommer ofta idéer till förbättringsområden. Ta vara på dessa och involvera hela arbetsplatsen. Reflektera tillsammans kring de mål ni har satt upp både för KPS-arbetet och för verksamheten i stort - ofta tangerar det varandra på många punkter. Fundera också över hur ni vill mäta, följa samt visualisera resultatet kontinuerligt.

 

Inför metodmöte 3

Sammanfatta vem som gör vad till nästa gång och dokumentera mötet.

Fundera på hur medarbetarna på bästa sätt informeras och involveras i er lagda plan.

Säkerställ att tid för nästa metodmöte är inplanerat.

KPS Metodmöte 3: Behovsstyrd bemanning

Nu är det dags att titta mer på fliken "Bemanningsmatris" som ni tidigare påbörjat. Målet med detta metodmöte är att slutföra planeringen av arbetstid i förhållande till det uträknade behovet.

 

Steg 1 - Arbetstid i förhållande till behov

I fliken "Bemanningsmatris" finns det totala antalet timmar för året inlagt. Ange respektive persons totala tjänstgöringsgrad och även tjänstgöringsgrad utifrån valda områden. Matrisen visar då hur mycket tillgänglig tid respektive person har för valda områden.

Längst ut till höger i matrisen ser ni vilket behov som ska tillgodoses (detta behov hämtas automatiskt från produktionsplanen och tidssättningen). Färdigställ matrisen genom att fördela tid för respektive person och område så att planeringen går ihop sig. Analysera och reflektera över det ni ser; Finns det brist på kompetens inom något område, och i så fall - hur ser den långsiktiga strategin ut? Vilka resurser / kompetenser finns det gott om, och hur tar vi vara på det?

Det är viktigt att komma ihåg att bemanningsmatrisen visar en kraftigt förenklad bild av verkligheten. Variationer som kan uppstå, tas exempelvis inte med. En konsekvens av det kan t ex vara att bemanningsplanen för sjuksköterskor visar att det finns gott om arbetstimmar totalt under året, men i verkligheten är det stor sjuksköterskebrist sommartid. Fundera över hur ni på bästa sätt tar höjd för dessa variationer i er planering.

 

Steg 2 - Att hantera förändringar

I den här fasen av KPS-arbetet händer det att man kan behöva ändra på invanda traditioner på arbetsplatsen, och kanske även lyfta frågeställningar som kan upplevas som känsliga. I bildspelet "Bildspel - diskussionsfrågor" finns en rad frågor som berör ämnet, och som kan vara värdefullt att diskutera kring på arbetsplatsen. Er HR-konsult kan också vara till god hjälp i den här delen av KPS-arbetet.

I kolumnen till höger finns ytterligare tips på hur ni i arbetsgruppen på bästa sätt tar er an utmaningen att matcha bemanningen med behovet. Tipsen grundar sig bla a på tidigare erfarenheter från verksamheter som gjort KPS-resan och blivit klokare längs vägen.

 

Inför metodmöte 4

Sammanfatta vem som gör vad de närmsta veckorna och dokumentera mötet.

Lägg upp en plan för dialog ute i verksamheten.

Säkerställ att tid för nästa metodmöte är inplanerat.

KPS Metodmöte 4: Handlingsplan och förändring

Nu när analysen är klar och planen är lagd, tydliggörs bilden av hur väl kapaciteten matchar behovet. Ofta framkommer det att matchningen inte är fullständig, och det kan ha flera orsaker. Oavsett vilka dessa faktorer är, är det viktigt att upprätta en handlingsplan för att komma tillrätta med problemet. Handlingsplanen bör svara på frågorna:

  • Vad beror problemet på?
  • Vilka åtgärder ska genomföras?
  • Vilka effekter/konsekvenser tror vi att åtgärderna ger?

Vissa problem är mer vanligt förekommande än andra i den här fasen av KPS-arbetet. Nedan kan du läsa om några av de vanligaste problemen, och få exempel på hur man kan komma tillrätta med dem.

 

Scenario 1: Ojämnt fördelade resurser

  • Jämna ut frånvaro (Ledigheter, kurser, möten)
  • Jämna ut efterfrågan (arbete med remittenter)
  • Samverkan

 

Scenario 2: Obalans mellan behov och resurser

  • Minska efterfrågan (Har vi rätt patienter?)
  • Öka kapaciteten (Vidareutbildning? Rekrytering? Tjänsteköp?)
  • Effektivisera/omfördela arbete (Ta bort ”tidstjuvar”? Öka utnyttjandegraden?
  • Samverka med andra kliniker där resurser finns?)

 

Scenario 3: En ”ryggsäck” som gör att man inte kan börja på noll i den nya planeringen

  • Extrapass under begränsad period
  • Köp av vård under begränsad period
  • Minska stegvis genom att öka produktionsplanen

Ett annat vanligt förekommande problem är också bristande helhetssyn och för mycket "stuprörstänkande". En liten förändring i början av patientens vårdkedja kan generera stora förändringar för varje nytt steg i processen, ibland helt utan föregående information eller möjlighet att förbereda sig (se gärna förtydligande exempelbild i kolumnen till höger). Diskutera tillsammans - vad kan vi göra för att minimera den här problematiken? Hur kan vi bli bättre på att samverka över gränser och planera för nästa steg?

Reflektera över vad som är aktuellt hos er att arbeta med, och dokumentera detta. Länk till handlingplan finns i kolumnen till höger tillsammans med verktyg för förbättringsarbete.

Inför metodmöte 5

Sammanfatta vem som gör vad till nästa gång och dokumentera mötet.

Fundera på hur medarbetarna på arbetsplatsen involveras i handlingsplaner och förbättringsarbeten.

Säkerställ att tid för nästa metodmöte är inplanerat.

KPS Metodmöte 5: Uppföljning och fortsättning

Ni är nu framme vid det sista och kanske viktigaste mötet i denna KPS-process. Målet med detta metodmöte är att utforma en plan för hur KPS-arbetet framöver ska fortskrida och kontinuerligt utvecklas.

KPS är ingen ”engångsföreteelse”, utan ett ständigt pågående förbättringsarbete som behöver integreras med verksamhetens andra mål och mätetal för att ge resultat. Låt följande frågor bli dagordningen för detta avslutande metodmöte:

- Hur ska den kommande strukturen för det strategiska KPS-arbetet se ut (uppföljning och långsiktig planering)?

- Hur ska den kommande strukturen för det operativa KPS-arbetet se ut (daglig styrning, hantering av oförutsedda förändringar, veckovis uppföljning av den lagda planeringen)?

- Vilka är nyckelpersonerna i detta arbete? Gå tillbaka till rollista och ansvarsfördelning och säkerställ att det inte finns luckor eller gap någonstans.

- Vilka förbättringsområden har identifierats sedan metodmöte 1 och framåt? Om ni inte redan gjort det, sätt upp en handlingsplan för dessa förbättringsområden med tydligt definierade mål, ansvariga samt tidplan.

- Var i verksamhetsplanen återfinns områden som tangerar KPS-arbetet? Gå tillbaka till fliken Uppföljning i er excelfil - har mätetalen landat in rätt eller finns det behov av andra parametrar att följa?

- Hur ser planen ut för ev utökning av KPS till fler delar av klinikens verksamhet? Vilka fler enheter bör ingå för att få en helhetsbild och en komplett KPS-fil?