Processorienterat arbetssätt


Här beskrivs de olika stegen i processorienterat arbetssätt.

Uppdrag/mål och omvärldsanalys

För ändamålsenlig processutveckling krävs kontinuerlig översyn av uppdrag/mål och omvärldsanalyser.

Uppdrag/mål

Beskriv metoder och tips - text under utformning

Omvärldsanalys

Beskriv metoder och tips - text under utformning

1. Identifiera och prioritera av processer

Systemkartan är en grund för en gemensam bild av organisationen/verksamheten/enheten. Den synliggör vilka processer som finns, deras namn och koppling till varandra. Systemkartan delas upp i ledningsprocesser, kärn-/huvudprocesser och stödprocesser.

Systemkartan kan fungera som ett verktyg för processledning och ett stöd vid prioriteringar.

Ledningsprocesser

Har till uppgift att vara pådrivare, ta beslut om organisationens/verksamhetens/enhetens mål och strategier, planera, styra, förbättra och följa. upp verksamheten.

Huvudprocesser

Är vanligen ett fåtal övergripande, definierade processer som tillsammans verkställer organisationen/verksamheten/enheten verksamhetsidé. Huvudprocesserna ska täcka in hela verksamheten. I varje huvudprocess kan det ingå ett flertal delprocesser.

Stödprocesser

Har till uppgift att ge stöd till verksamhetens huvudprocesser.

Prioritera processer som behöver utvecklas

Prioritering av  processer är ett kontinuerligt arbete. Det kan vara svårt att börja arbeta med alla processer samtidigt, därför behöver de prioriteras utifrån behov.

  1. Använd organisationens/verksamhetens/enhetens systemkarta
  2. Vilken/vilka processer ska prioriteras och varför - utgå från resultat och fakta om processen kopplat till organisationens/verksamhetens/enhetens mål.

Varför använda: Prioritera processer och visualisera för att lättare få fokus på de viktigaste processerna att starta med.

Tillvägagångssätt:

  1. Utgå från systemkartan och skatta varje process efter hur välutvecklad den är och hur viktig den är utifrån resultat och omvärldsanalys.
  2. Placera in dem i värderingsmallen
  3. Prioritera utifrån värderingen de viktigaste processerna att starta med.
Tips!
För att göra detta moment mer interaktivt kan ni testa att rita upp fyrfältaren på en white-board och tillsammans sätta upp de olika processerna skrivna på post-it lappar.

2. Resultat – Mål och mätetal

I detta steg är det viktigt att utgå från mål och identifiera mätetal/mått som visar hur väl vi når våra mål. Det bör finnas mål och mätningar ur flera perspektiv.

Organisation/verksamhet eller enhet

Balanserat styrkort är en bra modell för balanserade mått för organisation/verksamhet eller enhet. I Region Jönköpings län använder vi perspektiven:

  • Medborgare/kund
  • Process/produktion
  • Lärande/förnyelse
  • Medarbetare
  • Ekonomi

Process

Värdekompassen är en bra modell för balanserade mått för processer. Värdekompassens fyra perspektiv:

  • Funktionellt status
  • Patient/kunderfarenheter
  • Resurser/kostnader
  • Kliniskt/professionellt status

3. Processarbete

Processteam - roller och uppdrag

  • Utse processledare/ansvarig
  • Identifiera teammedlemmar - det är viktigt att alla delar av processen är representerade

Uppdrag processteam

  • Kartlägga och beskriva processen
  • Utveckla processen och genomföra förbättringsarbete
  • Kontinuerligt (minst 1ggn/år) följa upp och utvärdera processens resultat kopplat till dess mål
  • Årligen revidera processens dokument
  • Kontinuerlig återkoppling till ledningen hur processen fungerar - resultat kopplat till processens mål och och förbättringsarbete, resurser etc. (minst 1 ggn/år)
  • Regelbunden omvärldsanalys kopplat till processen
  • Säkerställa att alla berörda medarbetare kontinuerligt informeras om aktuella riktlinjer och processens rutiner

Uppdrag processledare

Ansvarar för kartläggning, utveckling och uppföljning av processen

Definitioner

Processägare, processledare, processteam

Planering av kartläggning

För att kunna genomföra alla nödvändiga steg effektivt krävs planering.

  • Ta fram tidsplan och gör mötesplanering, tid och plats
  • Säkra ledningens stöd för processarbetet
  • Ta fram kommunikationplan

Omfattningen av processarbetet ska inte underskattas. Beräkning av tidsåtgång och uppgift om när kartläggningen ska vara klar är viktigt. För att arbetet ska bli effektivt och inte tappa tempo krävs att deltagarna får avsatt tid för att medverka i arbetet och gärna att mötesträffarna kommer relativt tätt. Processens storlek och detaljeringsgraden påverkar tidsåtgång.

Arbetet blir mer effektivt om en person med erfarenhet av processarbete finns med som handledare vid framför allt uppstarten.

Börja processarbetet - första mötet

Det är viktigt att teamet har en gemensam bild av helheten. Använd organisationens/verksamhetens/enhetens systemkarta för att skapa denna förståelsen. Det är även viktigt att teamet får en gemensam bild av uppdrag, förutsättningar och mål.

  • Klargör förväntningar, mål och syfte med processarbetet.
  • Tydliggör mål för processen.
  • Bakgrund/fakta/nulägesanalys - vilken fakta finns runt processen?
  • Definiera kund
  • Bestäm avgränsningar - var startar och slutar processen
  • Vilka kan påverka/påverkas av processen? Vilka behöver samverka? Säkerställ att alla delar av processen finns representerade. Hur kan vi involvera/inhämta synpunkter från kunder?
  • Tider för de närmaste mötena

Det är viktigt att alla deltagare i processteamet är närvarande vid alla möten för att få samma information och kunskap.

Tips!
Gå flödet tillsammans i teamet.

Processkartläggning

För att få en gemensam bild av processen och de behov den ska tillgodose behöver kartläggning göras.

Detta kan göras med post-it-lappar eller direkt i ett IT-stöd. Eventuellt får man träffas flera gånger för att fullfölja kartläggningen.

  • Fokusera alltid på kundens/varans väg genom processen.
  • Gör en behovskartläggning, se Personcentrerad processkartläggning
  • Gör ett flödesschema - beskriv nu- och/eller nyläge, se Flödesschema
  • Genomför en riskanalys utifrån processens olika steg i PCP eller flödesschema, se mall i högerspalt. Skriv vid varje aktivitet vem som är inblandad och ange dokument/information som är aktuell. Man kan även hänvisa till t.ex. datasystem, kliniska riktlinjer, rutiner eller andra informationskällor. Om de saknas/ej är aktuella leder detta till förbättringsarbeten.
  • Publicera processkartläggningen, och markera som "Arbetsmaterial" fram tills dess att den är fastställd.
  • Parallellt med kartläggning fångas förbättringsförslag upp. Det kan gälla något som behöver kontrolleras till nästa gång eller genomföras senare, se Handlingsplan/aktivitetsplan

Dokumentera och kommunicera

När processkartläggningen är klar, och det tagits fram mål och mätningar för processen och förbättringsarbeten är prioriterade, ska detta dokumenteras i en skriftlig rapport. Denna rapport kan kommuniceras till exempelvis verksamhetsledningen och andra som berörs av processen.

4. Prioritera förbättringsområden

Utgå från identifierade förbättringsarbeten och prioritera angelägna områden utifrån processens resultat.

Tänk på att prioritera förbättringsområden som är:

  • högriskområde
  • viktiga för kund/vara
  • viktiga för alla i gruppen att arbeta med
  • något som ni själva kan påverka
  • möjligt att se resultat av inom rimlig tid (ca 6 mån)

5. Hållbarhet i processarbetet och ständiga förbättringar

Förutsättningar för hållbarhet

Processteamet har en övergripande funktion att processen kontinuerligt utvecklas, utvärderas och följs upp.

Ledningen ansvarar för att i dialog med processteam kontinuerligt följa upp resultat och förbättringsarbete.

Ständiga förbättringar med Tom Nolans förbättringsmodell som utgångspunkt

Modellen bygger på tre centrala frågor att utgå ifrån

1. Mål - vad vill vi åstadkomma?

Viktigt att målet är tydligt, kommunicerat och väl förankrat

2. Mått - hur vet vi att en förändring är en förbättring?

Vad vet vi om nuläget kopplat till det mål vi vill uppnå?

3. Idéer - vilka förändringar kan leda till en förbättring?

Utifrån nuläget kopplat till det mål vi vill uppnå, vilka idéer finns som kan hjälpa oss att nå målet. Vilka av dessa aktiviteter ska vi prioritera utifrån de resultat vi ser?

Utifrån svar på dessa tre frågor - vilka förändringar ska vi planera, göra, studera och genomföra? - PDSA

Processorienterat arbetssätt handlar om att ständigt utveckla och förbättra utifrån kundens behov.

Förbättringsarbeten kopplat till processen kan komma från den kontinuerliga resultatredovisningen som finns kopplat till processen, patient- och kundsynpunkter, rapporterade avvikelser, kvalitetsregisterrapporter, ny forskning, jämförelser med andra.

Förbättringsarbeten dokumenteras och publiceras på intranätet/motsvarande.

Årsrapport

Varför använda: Årsrapporten används för att sammanfatta arbetet och utvecklingen av en process under året som gått. Det är ett bra verktyg för både dokumentation och kommunikation inom verksamheten.

Tillvägagångssätt:

  1. Gå i processteamet igenom de olika rubrikerna i rapporten.
  2. Dokumentera i mallen.
  3. Publicera/kommunicera till verksamhetsledningen.
Tips!
Det kan vara svårt att minnas ett helt år om det hänt mycket i en process. Tänk därför på att direkt även fylla i årsrapporten när ni gör olika aktiviteter.