Verktyg för att planera
Som stöd för vårdcentralernas planering av fas 4 har ett planeringsverktyg tagits fram. Med hjälp av verktyget kan vårdcentralerna få en bild av behovet kring till exempel bemanning och lokaler utifrån antal listade på vårdcentralen, eller en befolkning som motsvarar den population man tar ansvar för tillsammans med andra vårdcentraler..
Verktyget beräknar, utefter vilken åldersgrupp som valts, hur många vaccinationer varje vårdcentral måste kunna genomföra per vecka baserat på olika scenarier för leverans av vaccin. Det sträcker sig från 50 procent av planerade leveranser, till 150 procent.
För att få en uppskattning av vilka resurser som behövs, ställs dessa parametrar in i verktyget:
- Åldersgrupp som ska vaccineras
- Öppettider i veckan (timmar)
- Antal dagar öppet i veckan (dagar)
- Andel vaccinationer som genomförs via drop-in (%)
- Administration pre-vaccin (min/drop-in-kund)
- Tid för ordination (min/ordination)
- Beredning (min/dos)
- Administrering vaccin (min/dos)
- Observationstid post-vaccin (min)
- Patienter per observatör (antal)
- Observationsplats (kvm/per stol)
- Andel som bedöms komma i bil (%)
- Parkeringstid i snitt (min)
Excelfilen "Planeringsverktyg Vårdcentraler Fas 4" hittar du här
Tidsbokning rekommenderas
Rekommendationen är att ha tidsbokning, eftersom drop-in gör det svårt att förutse hur flödet över dagen kommer att se ut. Det gör det svårt att planera för bland annat en smittsäker kö, antal stolar som behövs för att vila 15 min efter vaccination, samt hur mycket personal som behövs.
Vår rekommendation är att utifrån det antal tider som bokats i förväg och tillgången till vaccin, avgöra hur många doser som kan hanteras som drop-in. Till exempel kan 20 doser ges till personer som kommer på drop-in, om 580 personer har bokat tid, och ni har 600 doser att ge.
Lokal
Bilden beskriver hur flödet i lokalen kan byggas upp. (klicka för större bild)
Vaccinationen kräver större ytor än man kan tro. Det behövs en separat ingång och en separat utgång. För att säkerställa att avstånd kan hållas, behövs avspärrningar och utrymme för att personal ska kunna arbeta genom hela flödet i lokalen. I den föreläsningssal på Värnamo gummifabrik, som användes vid simuleringen, kunde bara 11 av 90 sittplatser användas för att ett smittsäkert avstånd på 4 kvadratmeter per person skulle kunna hållas. Det ska vara 2 meter mellan stolarna.
Förutom ytor för att vaccinera, behövs ytor för att bereda vaccinet, förvara material och för personal att byta om och ha rast.
Vi rekommenderar att vaccinationen sker i andra lokaler än den ordinarie vårdcentralen, för att förhindra smittspridning samt att tydligt kunna informera invånarna om vart vaccineringen sker.
Entrén
I anslutning till entrén bör en ordinatör finnas. Därför behöver det finnas plats för ett skrivbord med dator.
I entrén behövs också tydliga skyltar som visar vart man köar och skyltar som påminner om att ha med sin legitimation. Skyltar finns att beställa.
I entrén delas flödet upp i två köer:
- För de som bokat tid i förväg och som har en färdig hälsodeklaration.
- För de som ni ska gå igenom hälsodeklarationen med samt de som kommer som drop-in.
De som kommer som drop-in kan fylla i sin hälsodeklaration medan de väntar.
Skylt med QR-kod som länkar till hälsodeklarationen finns att beställa.
Beredningsrum
Det behövs 1-2 beredningsrum, beroende på storlek av lokalen och mängden vaccin som ska beredas. Ytan behövs även för att säkra avståndet för de som ska jobba tillsammans
I ett av rummen finns arbetsledaren. Hen följer lagersaldo och styr hur många sprutor som ska förberedas timme för timme.
I båda beredningsrummen behöver det finnas en avlastningsyta där man kan ställa färdiga sprutor.
Det ska finnas ett beredningsrum för varje vaccin. Det ska vara tydligt märkt vilket vaccin som finns i vilket rum.
I varje beredningsrum ska detta finnas:
- Material för beredning
- Informationsblad om hur vaccinet ska hanteras
- Dator för den som bereder.
Vaccinationsrum eller vaccinationsbås
På platsen där vaccinationen ska ske behövs:
- En datorplats, med fördel ett ståbord
- En avlastningsyta för injektion
- En stol där patienten kan sitta
- En avlastningsyta för att förvara vaccinsprutor
- Handsprit
- Vinylhandskar
- Ytdesinfektion med rengörande effekt och torkpapper alternativt Antibacservetter
- Stora behållare för riskavfall
- Soptunna
- Tork- och klorhexidin-sprit
Observationsyta
På platsen där patienten ska vila efter vaccinationen behövs:
- Stolar (Det ska vara 2 meter mellan stolarna)
- Gärna något som skärmar av eller dela av ytan tydligt.
- Skyltar som påminner om att vila i 15 minuter och boka tid för dos 2.
IT
Datorer på plats
Utifrån att 600 vaccineras per dag (som under simuleringen) krävs:
- 4 datorer till vaccinationsrummet. Dessa används enbart för Mitt vaccin – inte för Cosmic
- 1 dator i beredningsrummet för arbetsledaren
- 2 datorer för ordination
- 1 dator i akutrummet
- 2 datorer som reserv
Mitt Vaccin
Utse en person som är ansvarig för vaccinsaldot och ta fram lokala rutiner för hur ni hanterar extra doser. Om saldot inte stämmer – ta reda på varför.
Spara länken för att logga in som favorit i varje dator. Man behöver inte gå in i Mitt vaccin via Cosmic.
Skyltning
Region Jönköpings län har tagit fram skyltar för att ha en gemensam profilering under vaccinationsarbetet. Detta för att underlätta för vårdcentralerna att märka upp sina lokaler och för invånarna att hitta rätt.
Kostnaden för skyltarna tar Region Jönköpings län centralt för att alla vårdcentraler skall ha möjlighet att använda skyltarna och det ger också Region Jönköping möjligheten att sprida skyltarna i olika media.
Underlaget finns här i PDF-format och beställningsdokumentet finns i Excel-format. HÄR
För att beställa skyltar fyll i beställningsdokumentet och skicka till marknad@gummifabriken.nu med en kopia till covid19vaccination@rjl.se
Gummifabriken har möjlighet att justera skyltarna efter era önskemål om det skulle vara så att det t.ex. behövs annan text eller annan riktning på pilarna.
Skicka med länken till er MittVaccin-sida för att Gummifabriken skall kunna hjälpa er med att skapa en QR-kod på affischerna.
Inplastning av redan beställda skyltar
Ni som redan har beställt skyltar för vaccination, kan få dem inplastade av Ryhovs Tryckeri.
- Boka transport av skyltarna med poolbilarna (010-242 12 00) till följande internadress: Länssjukhuset Ryhov, Ryhovs Tryckeri
- Märk materialet med:
- Avsändare (vilken adress materialet ska skickas tillbaka till)
- Inplastning covid-skyltar (Då vet tryckeriet vilket ansvar som ska debiteras och varje enhet behöver inte lägga en separat arbetsorder för inplastningen)
A4- och A3-skyltar kommer tryckeriet plasta in själva. Större format skickar de vidare till Skyltpoolen. Det innebär att materialet kan komma att skickas tillbaka i två omgångar.
Vid frågor eller behov av stöd så skickar ni ett mejl till covid19vaccination@rjl.se
Roller och funktionsbeskrivningar
Arbetsledare
- Fördelar vem som ordinerar, bereder och vaccinerar
- Planerar avlösningar för rast och lunch.
- Utser vem som har huvudansvar för akuta händelser och tar fram rutin för hur detta ska signaleras. Stämmer av löpande under dagen hur många doser som ska beredas timme för timme.
- Har koll på hur många som är bokade för dagen och anger om det finns möjlighet till eventuella patienter för drop-in.
- Håller ihop kommunikationen med personer i entrén och ordinatören och säkerställer att det inte blir stopp i flödet.
- Viktigt att denna funktion även kommunicerar med inflödet av drop in samt med vaccinatörer för att veta vilka vaccin som gått åt.
Ordinatör på plats
Ordinatören som finns på plats har som uppgift att:
- Gå igenom hälsodeklarationerna med de personer som gör den i samband med vaccinationen. Därefter hänvisar du personen till vaccinationskön.
- Löpande gå igenom om det kommit nya bokningar för dagen och ordinera.
Vaccinatör
- Vaccinatören ska fokusera på att vaccinera. Ordinationen ska vara klar så att hen bara behöver hämta patientdata i Mitt vaccin genom att scanna legitimation
- Säkerställa att det är rätt vaccin inne på rummet
- Ge vaccin och registrera i Mitt vaccin enligt rutin som finns
Resursperson utanför lokalen
- Säkerställer att personerna i kön håller avstånd
- Påminner om att ha legitimation redo.
- Påminner om att personer med intyg har det redo.
- Hänvisa personer till rätt kö.
Resursperson för tidsbokade patienter flöde
- Säkerställer att personen har bokat tid och fyllt i hälsodeklaration.
- Hänvisar till nästa kö till vaccinationsrummet.
- Säkerställer att personen inte har svarat ja på någon fråga i hälsodeklarationen – om ja ska dessa hänvisas till ”drop-in-kö”.
- Informerar personer med intyg att ge det till den som ska vaccinera.
- Kontrollerar att personen inte verkar svårt sjuk eller har feber.
Resursperson för drop-in flöde
I kön ”Drop-in” (vänster) behövs två resurspersoner. En vid ankomst och registrering och en som fångar upp de som behöver träffa ordinatören för att gå igenom hälsodeklarationen innan vaccinationen.
Resurspersonen vid ankomst och registrering ska:
- Informera om hur de fyller i sin hälsodeklaration och att de sedan ska fortsätta i kön till ordinatör, och därefter vidare till vaccinationskön.
- Personer som vill ha stöd i att fylla i hälsodeklaration, hänvisas till en station där en annan resursperson med dator hjälper till.
- Informera om att personen sedan ska fortsätta i kön till ordinatör, och därefter vidare till vaccinationskön
- Kontrollera att patienten inte verkar svårt sjuk eller har feber.
Den andra resurspersonen ska, förutom att hänvisa personer som ska gå igenom hälsodeklarationen med en ordinatör:
- Påminna personerna om att ha sin legitimation redo.
- Kontrollera att patienten inte verkar svårt sjuk eller har feber.
Resursperson utanför vaccineringsrummet
- Säkerställa att personen är väl förberedd genom att ha tagit av sig ytterkläder och eventuellt andra kläder som gör det svårt att vaccinera.
- Påminna om att ha sin legitimation redo
- Ser till att slussa vidare in till vaccinering. Det behövs hjälp att anvisa till rätt vaccinatör då det går snabbt och kan vara svårt att se för den som väntar på sin tur att bli vaccinerad.
- Bistå vaccinatörerna med hjälp som exempelvis att hämta vaccin och hjälpa en person tillbaka till ordinatör om det blivit något fel i ordination.
- Slussa vidare personerna till observationsrum efter vaccinationen
Övriga funktioner
- Övriga funktioner som behövs är personer som tömmer sopor och fyller på material. Dessa utses av den som är service-resurs.