En patient eller anhörig till patient kan efter att den fått ett svar från vårdgivaren gå vidare med att göra en anmälan om klagomål till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Dessa ärenden benämns ibland också som ett enskilt klagomål.
Rutinbeskrivning
- Patientens anmälan med klagomål kommer till verksamheten via chefläkaren genom ett mejl till verksamhetens funktionsbrevlåda.
- Verksamhetschefen ansvarar för att skriva ett yttrande om den händelse som klagomålet avser samt för att de handlingar som IVO begär tas fram. Det är ofta journalhandlingar för en viss period. Hanteringen av dessa ärenden ska skötas utanför journalsystemet för att undvika att patienten blir särbehandlad på grund av sin anmälan. Vid journalutskriften noteras enbart en referens till IVO.
- Samtliga handlingar skickas med internpost till administratör inom sektion chefläkare och patientsäkerhet. Detta beskrivs i mejlet från chefläkaren då ärendet kommer till verksamheten. Det är alltså chefläkaren som ombesörjer att begärda handlingar diarieförs samt skickas till IVO.
Administration inom verksamheten
Klagomålet handläggs som en Patient-/kundsynpunkt och registreras i Synergi enligt Manual för rapportörer. Om det i utredningen framkommer att patienten drabbats av en vårdskada ska ärendet ändras till ärendetyp Avvikelse/Negativ händelse.
Vill verksamheten ha kvar en kopia av sitt yttrandet kan detta med fördel avidentifieras (maskas) och skannas in och bifogas patient- kundsynpunkten/avvikelsen i Synergi. Annars har sektion chefläkare och patientsäkerhet yttrandet diariefört och kan ta fram det vid behov, hänvisa i så fall till IVO´s diarienummer.
Det finns ett administrativt flödesschema för enskildas klagomål inom Region Jönköpings län.