För att komma igång med digitala formulär via 1177 formulärhantering behöver du beställa system, behörigheter och formulär via de olika beställningsformulären.
Du kan lägga till 1177 formulärhantering på intranätet under "Mina system".
Aktivera enhet
1177 formulärhantering kan endast aktiveras på enheter som är en vårdande enhet eller är kopplad till en vårdande enhet. Det är i de allra flesta fall samma enhetsnivå som ni dokumenterar mot i Cosmic som ska aktiveras i 1177 formulärhantering.
- Fyll i formuläret "Aktivera enhet"
- Beställ behörighter via formuläret "Beställ eller ta bort behörigheter"
- Beställ de formulär ni önskar använda via formuläret "Beställ formulär"
- Ta fram rutiner för hantering av formulärsvar, journalföring och gallring av uppgifter.
- Om formulärsvar ska bifogas till patientens journal behöver en låst mellanlagringsmapp skapas.
- Boka tid för introduktion i systemet enligt instruktioner i det bekräftelsemejl som skickas när enheten är klar.
Beställ behörigheter
För att lägga till eller ta bort behörigheter använd formuläret "beställ eller ta bort behörighet".
För att kunna få behörighet i 1177 formulärtjänst krävs att medarbetaren har medarbetaruppdrag vård och behandling eller kvalitetsregister på den aktuella enheten.
I formulärtjänst finns möjlighet att dela ut generell behörighet, då får alla medarbetare på enheten med korrekt medarbetaruppdrag automatiskt tillgång (och behöriget försvinner när uppdrag försvinner). Alternativt delas behörighet ut var för sig till specifika personer.
Medarbetare kan ges behörighet att skicka formulär (utskick) eller se formulärsvar (uppföljning) eller båda.
Beställ formulär
För att beställa formulär använd formuläret "beställ formulär".
De formulär som erbjuds via Nationell formulärsamling (NAFS) kan delas ut direkt liksom många andra formulär som redan används i regionen.
Om frågorna är upphovsrättsskyddade eller belagda med licenskrav behöver ni först säkerställa nyttjanderätt. Det är beställande/användande verksamhets ansvar att ta reda på om nyttjanderätt behöver avtalas och om så krävs teckna avtal/licens.
Har ni behov av ett eget/lokalt formulär kan det skapas utifrån ert underlag. Ska bilder ingå behövs även underlag för dessa. (Glöm inte att säkerställa eventuell nyttjanderätt). Design av lokala formulär hanteras enligt prioriteringsordning.
Enklare beräkningsformler kan byggas in, till exempel medelvärden av mätningar eller sammanräkning av poängsvar. Beställare ansvarar alltid för test av samtliga funktioner.
För alla formulärbeställningar (ej NAFS) krävs att ni svarar på ett antal frågor om hur formuläret ska användas. Blands annat diagnosområde, vilken vårdprofesion som ska titta på svaren, vilken målgrupp som ska besvara formulären samt ange en medicinskt ansvarig person för användningen inom er verksamhet.
Välj utskicksmetod
Det finns flera olika sätt att skicka formulären.
Alternativ a-b-c skickas till invånarens inkorg. De olika alternativen har olika fördelar och det är verksamhetens behov som avgör vilket som passar bäst.
Det går att kombinera flera alternativ.
a, direktutskick från Formulärhanteringen. (ett formulär i taget) Det finns möjlighet att lägga in ett kort fritextmeddelande vid utskick annars står det förifyllt ”välkommen att besvara ditt formulär, hälsningar xxx-mottagning”. Bästa alternativet om man vill kunna skicka påminnelser.
b, paketutskick från Formulärhanteringen. (ett eller flera formulär) Vill ni använda denna variant så skapas en eller flera paketmallar åt er med förformulerade meddelanden till patienten, ni väljer själva vad det ska stå men meddelandet kan inte innehålla länkar och ni måste kontakta förvaltningsteamet om ni vill ändra i texten. Det går att ställa in dag och tid för utskick samt skicka påminnelser.
c, meddelande från personalverktyget med länkar till formulären. Ni skapar själva meddelandemallen och kan redigera den som ni vill, den kan även innehålla länkar till annat, exempelvis patientinformation på 1177.se. Kan också vara en regional mall (tex kallelse/meddelande om bokad tid). Bästa alternativet om ni vill kunna ändra meddelandet och jobba med frasminnen. Nackdelar: osmidigt att skicka påminnelser, invånaren har möjlighet att påbörja sitt formulär/svara mer än en gång.
d, fristående länk. En länk till formuläret kan placeras på valfri plats, exempelvis på en webbsida eller som en e-tjänst på er 1177 kontaksida. Länken kan även läggas in i chat/meddelande via 1177 direkt. Nackdelar: osmidigt att skicka påminnelser, invånaren har möjlighet att påbörja sitt formulär/svara mer än en gång.
Inaktivera enhet
- Hantera alla inkomna formulärsvar och kontrollera att inga formulär ligger ohanterade.
- Fyll i formuläret "Inaktivera enhet i 1177 formulärhantering" som skickas till förvaltningen.
- Tänk på att ändra/ta bort eventuella länkar till enhetens formulär i meddelandemallar och ärendetyper.
- Förvaltningen återkopplar när samtliga formulär är avpublicerade och enheten är inaktiverad.