Del 4 - Kort introduktion om Cosmics olika moduler

Övergripande funktioner i Cosmic

Till övergripande funktioner hör t ex användare/inloggning, behörigheter, organisation och enhetsregister, menyprofiler, patientkort med tillhörande ämnesområden, vårdåtagande, reservnummer, uppmärksamhetssignal, patientöversikt, min översikt, verksamhetsöversikt, vårdprocessöversikt och andra översikter, externa applikationer samt process- och flödesfokus.

Flödesmodellen - Patientens väg genom vården, SKR - Sveriges Kommuner och Regioner.

Bild 1 Generellt patientflöde där övergripande funktioner/Cosmics ramverk ingår i de olika flödesmomenten

Ramverket i Cosmic innefattar övergripande funktioner som krävs för att få en överblick över patientens process och skapa förutsättningar för samverkan mellan de olika Cosmicmodulerna.

Varje användare erhåller tre ikoner:

• En ikon för driftmiljön – Cosmic
• En ikon för elevmiljö – Cosmic elev, respektive användares egen utbildnings- och testmiljö
• En ikon för läskopia – Cosmic läskopia, reservrutin om Cosmic drift skulle vara ur funktion, denna finns endast tillgänglig när ordinarie system inte är i funktion.

Användaren loggar in med SITHS-kort.

Moduler och funktioner i Cosmic återfinns under knappen Meny i patientlisten. Du kan klicka på Meny och sedan klicka på aktuell modul och aktuellt fönster.

Vårdmodellen

Cambios Vårdmodell består av en koppling av Remiss/Vårdåtagande/Vårdkontakter och styr hur man kan följa respektive vårdprocess

Typer av vårdåtagande

Remissvårdåtagande: Inom specialistvården är det krav på att en aktuell remiss/vårdåtagande ska finnas för att kunna boka patienten. Inom primärvården krävs ingen remiss för varje bokning.

Vårdplansvårdåtagande: För att skriva en vårdplan krävs att patienten har ett vårdplansvårdåtagande att koppla vårdplanen mot. Detta vårdåtagande startas och hanteras från journalvyn och har ett prefix; VP. Det finns vårdåtagande för varje verksamhet, men flera verksamheter kan jobba i samma vårdplan.

Möjlighet finns också att använda funktionen i vårdplansmodulen till vårdåtagande som ska vara verksamhetsöverskridande, t ex för plan för kroniskt sjuka, rehabplanering osv

Anslutningsvårdåtagande: Anslutningsöversikt är en översikt som visar patienter med olika vårdformer. En anslutning kan vara t.ex. hemsjukvård eller palliativ vård, och ger en samlad bild över verksamhetens patienter som har ett aktuellt anslutningsvårdåtagande. Anslutningen klassificeras manuellt med ett anslutningsvårdåtagande.

Psykiatrins vårdformer visas dessutom i Anslutningsöversikten med automatisk överföring från aktivitethanteraren. Anslutningsvårdåtagande skapas, visas och avslutas endast i Anslutningsöversikten. Fler vårdformer kan läggas till

Vårdkontakt

Vårdkontakten har en central roll i Cosmic och ska skapas för varje aktivitet/händelse som sker med patient.

Vårdkontakten innehåller uppgift om:

• Datum för händelsen/aktiviteten
• Typ av kontakt.
• Ansvarig vårdgivare inkl. titel
• Vårdande enhet
• Medicinskt ansvarig enhet
• Status på kontakten

Vårdkontakten ska vara kopplad till någon form av kontakttyp; T ex mottagningsbesök, telefonsamtal, vårdtillfälle eller administrativ åtgärd. Aktiviteter såsom journaldokumentation, remissutfärdande, läkemedelsförskrivning eller utfärdande av brev/blankett ska alltid vara knuten till rätt vårdkontakt. Om ingen vårdkontakt finns registrerad måste en ny kontakt skapas. Vårdkontakten styr t ex presentation av journaldokumentation och hur vårdprocessen kan följas upp.

Externa applikationer

Under menyn Externa applikationer återfinns länkar till flera andra system och program.

Patientkortet

I fönstret Patientkort kan du registrera in och ändra en patients administrativa uppgifter. Patientkortet består av flera flikar. Samtliga användare har tillgång till ett flertal av flikarna, medan t ex Psykiatri-information endast är tillgänglig att använda för personal inom psykiatrisk verksamhet.

UMS Uppmärksamhetssignalen i Cosmic

UMS i Cosmic är en sammanfattning av viktig medicinsk information gällande överkänslighet, medicinskt tillstånd och behandling, vårdrutinavvikelser, smitta och ostrukturerad uppmärksamhetsinformation.

Remissmodulen

Vårdmodellen i Cosmic innebär att remissen får en central roll. Remissen kopplas till ett vårdåtagande och kontakterna kopplas till remiss med aktuellt vårdåtagande i remissväljaren. Det är obligatoriskt att koppla kontakter till remiss i Specialistvården men inte i Primärvården.

I modulen Remiss sker all remisshantering, oavsett om remissen skickas eller tas emot elektroniskt (internt) eller på papper (externt). Vissa undantag finns dock för en del remisser som stöds av mallar i Journal/Ny blankett/mappen Remiss.

De remisser som skickas elektroniskt ska besvaras elektroniskt, och de remisser som skickas på papper ska besvaras på papper.

Alla remisser och remissvar som skickas kommer att visas i journalen i form av Journalreferenser.

Intern remiss

Remiss som skickas och tas emot elektroniskt, mellan verksamheter där båda har Cosmic.

I en förlängning kommer denna funktion att finnas nationellt oberoende av Cosmic, som elektronisk remiss.

Extern remiss

Remiss som skrivs ut och skickas, eller tas emot på papper (till eller från verksamheter som inte har Cosmic).

Vårdbegäran

Handling som utgör beställning av tjänst eller begäran om övertagande av vårdansvar för en patient. Vårdåtagande skapas hos mottagaren

Konsultationsremiss

Vårdkontakt där patienten bedöms av hälso- och sjukvårdspersonal från annat medicinskt verksamhetsområde (klinik/basenhet/motsvarande) och där vårdansvaret kvarstår hos remitterande hälso- och sjukvårdspersonal. Inget Vårdåtagande skapas hos mottagaren.

Privat vårdbegäran

Vårdbegäran från patient eller anhörig till patient.

Intern internremiss

Intern internremiss är ett begrepp som inte presenteras i Cosmic, utan är en vedertagen benämning på en ”remiss” inom den egna verksamheten.

Specialistvårdsremiss

Remiss med betalningsförbindelse – patient har remitterats från annat landsting/region för att erhålla högspecialiserad vård.

Valfrihetsremiss

Remiss med betalningsförbindelse - patienten har valt att söka vård i annat landsting/region än sin egen.

Vårdgarantiremiss

Remissmottagande enhet kan inte erbjuda vård inom tidsgränsen för vårdgarantin. Utifrån patientens begäran om vård enligt vårdgarantin skickas remiss till klinik där man kan ta emot patienten inom tidsgränsen.

Resursplanering

Modulen resursplanering används för att planera verksamheten. Modulen omfattar tidböcker, personal, lokaler, utrustning, planerade vårdåtgärder samt schemaläggning.

Det är i resursplanering du får överblick över vad som planeras utifrån de parametrar du anger i bokningsunderlaget (exempelvis kategori, vårdtjänst, kontakttyp). Parametrarna styr vilken information du får från planeringsfasen till dess att patienten bokas och kommer på sitt besök.

Parametrar i resursplanering

Bokningsunderlag

• Kategori 1
• Kategori 2
• Kontakttyp
• Kund
• Resurs
• Schemamarkering
• Schemamall
• Resurstidbok
• Vårdtjänst

E-tjänsten webbtidbok

Webbtidbokning innebär att mottagningen erbjuder invånaren att boka, alternativt endast av- eller omboka, en tid direkt i journalsystemets tidbok via 1177 Vårdguidens e-tjänster.

Reminders/sms-påminnelse

Vår region har beslutat att erbjuda patienterna sms-påminnelse inför bokade mottagningsbesök. Det är viktigt att patienten tillfrågas innan aktivering görs av sms-påminnelse. Patienten måste också vara medveten om att aktiveras sms-påminnelse så gäller det sms från alla kliniker, men att det går att blockera (spärra) olika kliniker.

Vårdadministration

Vårdadministrationsmodulen i Cosmic används för att hantera vårdkontaktregistrering, kassa, fakturering, kodregistrering, in- och utskrivning samt förflyttningar samt varuförsäljning.

Vårddokumentation

Vårddokumentationsmodulen i Cosmic innehåller journal (gemensamma dokument, kronologisk journal, journaltabeller, vårdplaner och rapportblad) samt blanketter och dikteringsfunktion.

En patient - en gemensam journal!

Alla verksamheter och alla professioner ingår i journalstrukturen. Struktur, standard, återvinning och sökbarhet är nyckelord.

Varje handling du utför som professionell aktör inom hälso- och sjukvård ger avtryck. I Cosmic läggs journal upp på samtliga patienter som söker hälso- och sjukvård inom Region Jönköpings län. Journalen omfattar alla vårdenheter (primärvård och specialistvård) och alla professioner, men som personal har du bara rätt att ta del av uppgifter på de patienter du har en vårdrelation till.

Sedan 2015 är flera informationsmängder från journalen tillgängliga för patienten genom Journalen via nätet.

Sökord och mallar

Sökord: ”Ett sökord – en betydelse” är en övergripande målsättning och en förutsättning för en tvärprofessionell journal. Arbetet med termer och begrepp som grund för sökord pågår delvis nationellt och Region Jönköpings län följer arbetet för att säkerställa att vår utveckling går i samma riktning.

Mallar: För att få en bra struktur i journalen och ett standardiserat arbetssätt sker all dokumentation att ske med hjälp av mallar. Det finns ett antal grundmallar framtagna. Dessa grundmallar har en basstruktur och uppbyggnad som är lika i hela regionen. Det finns mallar för kronologisk journal, olika former av vårdplansmallar, processmallar och journaltabeller. Mallarna har olika struktur och uppbyggnad och utveckling sker i samverkan med de kliniska processerna. Ett exempel är den standardisering som gjorts i samband med Standardiserade vårdförlopp cancer.

För att skapa säkerhet i journalen beaktas följande:
Strukturera, Standardisera, Systematisera, Samverka, Statistik

Gemensamma dokument: En av de stora nyttorna är att medicinsk bakgrundsfakta, social bakgrundsfakta registreras och läses på en gemensam plats i journalen. På detta sätt undviker vi en mängd dubbeldokumentation och skapar en snabb överblick över patientens sjukdomshistoria, vilket ökar patientsäkerheten samtidigt som vi får ett effektivare arbetssätt.

Vårdplansmallar: Cosmic erbjuder möjlighet att skapa tvärprofessionella vårdplaner för patienten. Vårdplansmallarna är uppbyggda så att man definierar ett vårdbehov utifrån patientens problemområden. Med utgångspunkt från vårdbehovet formuleras ett mål för vad vården ska uppnå. Till målsättningen kopplas olika behandlingar och planerade åtgärder. Efter utförda insatser dokumenteras måluppfyllelse.

Digital diktering: Funktionen digital diktering är integrerad i vårddokumentationsmodulen i Cosmic.

Logg-kontroller: Genom loggfunktion går det att följa vem som har varit inne i en journal. Regelbundna, kontinuerliga loggkontroller görs och kan tas fram för specifika patienter eller användare vid behov.

Läkemedel

Läkemedelsmodulen i Cosmic används för att ordinera läkemedel, skriva recept samt som utdelningsstöd. I Läkemedelsmodulen är allt samlat i olika flikar.

Läkemedelslista: Visar en helhetsöversikt över patientens läkemedel. Härifrån kan ordinatören hantera det mesta som rör patientens läkemedel t.ex. förnya recept, ändra, sätta ut och pausa.

Utdelningsvy: Används främst för att administrera läkemedel för inneliggande patienter. Utdelningsvyn är inte alltid komplett då t.ex. ordinationer skapade via recept endast visas om läkemedelslistan är godkänd för administrering. Vid inskrivning i slutenvården måste därför ansvarig läkare göra en genomgång av patientens läkemedelslista och godkänna att patientens läkemedel ska administreras. Detta visas med en grön list högst upp i både läkemedelslistan och utdelningsvyn.

Receptöversikt: Visar patientens samtliga läkemedelsbehandlingar i två olika flikar, Aktuella läkemedelsbehandlingar och Avslutade läkemedelsbehandlingar. Gula rader är recept och vita rader är behandlingar. Receptöversikten kan också användas för att få en överblick över patientens läkemedel.

Vaccinationslista: Svevac används som huvudsystem för att journalföra vaccin. Endast de vaccin som förskrivs på recept samt det som ges i slutenvården dokumenteras i Cosmic.

Nutritionsprodukter: Används inte eftersom all nutrition förskrivs via Sesam LMN. Nutritionsprodukter ordineras ibland som läkemedel (via Ny-fliken) för att kunna administreras i Utdelningsvyn till inneliggande patienter. De räknas då automatiskt med i Vätskebalansen.

Förbrukningsartiklar: Stora delar av sortimentet är upphandlat och förskrivs via Sesam 2.0. Det som inte är upphandlat förskrivs via Ny-fliken genom att välja förbrukningsartikel i rullisten.

Ny: Här sker all nyordination. För att underlätta vid ordination av läkemedel finns färdiga mallar och paket. Dessa är anpassade för olika enheters behov och är baserade på lokala och nationella behandlingsrekommendationer. I Ny-fliken finns även Generella direktiv (de läkemedel som sjuksköterskor får ge utan ordination från läkare).

Messenger

Messenger är en modul i Cosmic som ger en tvåvägskommunikation för patientbundna meddelanden. Messenger ska endast användas för patientbunden kommunikation. Syftet med Messenger är att ersätta telefonsamtal och annan asynkron kommunikation mellan användare som annars skrivs på lappar eller talas in som meddelande. Messenger kan användas utanför medicinska ansvaret. Observera att meddelandet inte ersätter information som skrivs i patientens journal, meddelandet är inte en journalhandling. Messenger får inte heller ersätta väl fungerande ”intern internremiss-rutin” eller Outlook. Messenger får inte användas som brev eller remiss. I Messenger finns enskilda brevlådor till medarbetare men också möjlighet till gemensamma funktionsbrevlådor på en enhet.

BOS - Beställning och Svar

Beställning och svar är Cosmics modul där beställningar för laboratoriemedicin med tillhörande provtagningsunderlag hanteras. Det finns även möjlighet att hantera ­beställningar inom radiologi, klinisk fysiologi och andra områden inom diagnostik.

Övergången från RoS till Beställning och Svar i Cosmic innebär att beställningar av prover och undersökningar hos laboratoriemedicin, röntgen och klinisk fysiologi samt behandling av svaren, på sikt blir en integrerad del av journalsystemet Cosmic.

Enhetsöversikten

Enhetsöversikten är en översikt som ger akutmottagningens personal möjlighet att överblicka patienterna och följa omhändertagandet av akut sjuka patienter som kommer till, eller som kontaktar akutmottagningen. Enhetsöversikten är den vy som oftast är aktuell på akutmottagningen och som samtliga yrkeskategorier jobbar i.

Samlad information: Relevant information om patienter och verksamheten på akuten samlas på ett ställe istället för utspritt i olika system och/eller på olika ställen.

Verksamhetsstöd: Enhetsöversikten ger stöd för prioritetsbedömning, och ger en överblick av det aktuella verksamhetsläget, väntetider, förflyttning av patienter etcetera.

Smidig åtkomst till information: Från Enhetsöversikten når personalen på akuten olika vyer i Enhetsöversikten och även andra moduler i COSMIC till exempel Journalen och Läkemedelsmodulen genom att högerklicka i de olika kolumnerna eller via knappar.

Enhetsöversikten innehåller och visar samlad information som på olika sätt stöder det dagliga arbetet på akuten, exempelvis:

• Vilka patienter som en enhet, en enskild vårdgivare eller ett team just nu ansvarar för, genom att filtrera, gruppera eller sortera tabellen på olika sätt.
• Var patienterna finns visas i Platskolumnen och vilken prioritet de har visas i Prioritetskolumnen.
• Vilka patienter med olika prioritetsnivå man har visas genom att gruppera prioritetskolumnen.
• Vilken patient som härnäst behöver bedömas, baserat på Prio + Tid + Ankomsttid.

Aktivitet

Aktivitet är ett centralt ramverk med en gemensam aktivitetshantering för ett processrelaterat arbetssätt. Aktivitet ger dig möjlighet att via fönstren Att göra – Patient, Att göra – Enhet och Beställning planera och hantera aktiviteter som är kopplade till patientens vårdprocess. Detta minskar behovet av analoga checklistor och kommunicerar i realtid vad som är gjort och vad som återstår att göra. Du ser patientens aktiviteter även i Cosmics mobila lösning Nova samt i Enhetsöversikten.

Operation

Operationsmodulen innehåller fyra huvudfönster:

• Fönstret Operationsinformation, där man under olika flikar arbetar med operationsanmälan och aktivitetslistor. Där man också kan se journalanteckningar, läkemedelslista och överförd information från Meta Vision till operationsjournal
• Fönstret Operationslista. Detta är själva navet i operationsplaneringen, där alla anmälningar listas. Användare arbetar vanligen med en delmängd av fallen, t.ex. väntelistan eller morgondagens operationer. Nyanmälda operationer markeras med fetstil. Många olika filtreringar kan göras t.ex. kort varsel, åtgärdskod etc.
• Fönstret Planeringsschema, där man planerar in operationer med dag och sal
• Fönstret Operationsprogram som visar i realtid hur dagens operationer fortskrider samt nya operationer som dyker upp på akutlistan

Link – Samordnad vårdplanering

Link är ett stöd för samordnad vårdplanering som används av sjukhus, kommun och primärvård. Vårdplaneringsprocessen består av ett sammanhållet ärende hantering. Ett vårdplaneringsärende kan startas när en patient kommer in på sjukhus och bedöms ha ett nytt eller utökat behov av insatser från kommun och primärvård efter sjukhusvistelsen, genom att ett inskrivningsmeddelande skickas från vårdavdelningen till ansvariga enheter i primärvård/öppenvård och kommun. När patienten bedömts ha behov av samordnad vårdplanering skickas en kallelse till berörda parter. Genom att använda kommentarer i Link planerar man det praktiska kring vårdplaneringsmötet, och de insatser som planeras för patienten efter utskrivningen från sjukhuset. En samordnad individuell vårdplan, SIP upprättas. SIP:en dokumenteras och följs upp av vårdsamordnaren. Enligt överenskommen planering skrivs patienten ut och vårdplaneringsärendet i Link fortsätter även efter utskrivning. Det är alltid vårdsamordnaren som avslutar ärenden i LINK. Avslutade ärenden visas i en separat flik i ärendeöversikten. När patienten är utskriven från sjukhuset blir läkemedelslistan tillgänglig i Link för kommunen.

Vätskebalans

Vätskebalansen är en fristående vy i Cosmic för att bevaka hur mycket vätska som tillförts patienten och hur mycket som förlorats under 24 timmar mot en ordinerad målbalans. Det går också att registrera utan att målbalans är ordinerad. I vyn finns möjlighet att registrera energiintag som sker via fast föda. Målbalans ordineras och registreras av läkare vid behov. Sjuksköterskor, undersköterskor, dietister och läkare har behörighet att registrera i vätskebalansen.

Alla volymer från läkemedel (t.ex. infusioner och nutritionsprodukter) som registreras i Utdelningsvyn kommer automatiskt med i Vätskebalansen (undantag antibiotikainfusioner lagda som injektioner). Dygnsbrytet för Vätskebalansen är på de flesta enheter kl 07:00. Om man delregistrerar infusioner kl 06:59 räknas volymen in på föregående dygn. Glömmer man att delregistrera och istället avslutar infusionen t.ex. kl 09:00 så räknas hela påsen in på dagens vätskebalans trots att större delen av påsen gått in dagen innan.

Aktivitetshanteraren (Psykiatrimodulen)

En modul för dokumentation av processen gällande psykiatrisk tvångsvård. Dokumentationen blir synlig i journalvyn Beslutsstöd Psykiatri som endast är tillgänglig för psykiatrin.