Digital mötesform – samordnad vårdplanering mellan huvudmän i Jönköpings län

Digitala möten ska användas i så stor utsträckning som möjligt för att hantera den ordinarie vårdprocessen med hänsyn tagen till den enskilde individens förutsättningar och välmående.

Digitala vårdmöten – digital tjänst för samordnad vårdplanering

Länets kommuner och Region Jönköpings län har gemensamt bestämt att mötestjänsten Digitala vårdmöten ska användas för digitala möten vid samordnad vårdplanering.

Ansvar

Region Jönköpings län äger mötestjänsten och ansvarar för den tekniska säkerheten som krävs för att utbyta kommunikation med känslig information. Varje huvudman ansvarar för att utrustningen är testad samt att personalen har den information och kompetens som behövs. Deltagarna ansvarar för att följa anvisningarna.

Att tänka på

• Vid ett digitalt möte gäller samma krav på sekretess och samtycke som vid ett fysiskt möte. Endast personer som behöver uppgifterna för sitt arbete ska delta i mötet.
• Mötet ska genomföras på en plats där inga andra än deltagarna kan se och höra vad som avhandlas och får inte spelas in. Mötet får inte spelas in.
• Om sekretessbelagd information lämnas till mötesdeltagare från andra vårdgivare eller organisationer ska den som lämnar ut uppgifterna ha gjort en men-/sekretessprövning för att säkerställa att inte sekretess finns gentemot övriga mötesdeltagare. Detta gäller oavsett om utlämnandet sker muntligen eller skriftligen.

Teknik

För bästa kvalitet rekommenderas fast uppkoppling med nätverkskabel. Vid användning av trådlöst nätverk rekommenderas att testa om ljud och bild har möjlighet att hålla tillräcklig god kvalitet. Undvik att dela mobilt bredband med hjälp av din smartphone.

Du som är anställd i Region Jönköpings län eller av kommunerna kan höra av dig till din kontaktperson för digitala möten för samordnad vårdplanering för att få tillgång till ett testrum.

Utrustning

För specificerade minimikrav på utrustning se här: https://folkhalsaochsjukvard.rjl.se/sidor/kommunal-utveckling/om-digitala-moten-for-samordnad-vardplanering/

• I hemmet: Den personal som deltar i hemmet ansvarar för uppkopplingen. Om flera personer ska delta vid mötet är det bra att ha en extra webbkamera och mikrofon (”puck”).
• På arbetsplatsen: Om flera personer som ska delta är det bra med videokonferensanläggning eller en extra webbkamera och ljudpuck.
• Ensam användare rekommenderas att använda headset.

Genomföra mötet

• Inled alltid mötet med att kontrollera så att alla ser varandra och att ljudet är bra. Kamera och mikrofon ställs in via kugghjulet.
• Vårdsamordnaren ansvarar för att kontrollera deltagare som är anslutna i mötesportalen mot deltagarlistan i Digitala vårdmöten. I högra hörnet finns en personikon. Siffran anger hur många som är anslutna till mötet. Klicka på ikonen för att se namn på de som är anslutna.
• Var uppmärksam på vilka som ansluter till mötet. Om personen inte går att identifiera ombeds personen lämna mötet, alternativt avbryts mötet.

Mötesstruktur

Vårdsamordnaren leder mötet och stämmer av gentemot deltagarlistan att rätt personer är med i mötet. Mötesdeltagare ska komma till tals i tur och ordning enligt följande mötesstruktur:

• Alla hälsas välkomna.
• Information om mötets syfte, samt om tystnadsplikt och sekretess.
• Fråga ställs till Esther om hon vill berätta anledningen till mötet, annars informerar vårdsamordnaren.
• Alla som är med på mötet får presentera sig. Individen och eventuella närstående presenterar sig först, därefter presenterar sig övriga deltagare.
• När alla mötesdeltagare kommit till tals tas frågor upp.
• Mötet avslutas med en sammanfattning av vad som har överenskommits.

Avsluta och lämna mötet

Vårdsamordnaren lämnar mötet genom att klicka på en röd knapp som finns högt upp, i mitten av vyn i Digitala vårdmöten. Efter att vårdsamordnaren lämnat mötet, ska mötet avslutas i mötesportalen. Därigenom stängs mötesrummet. Övriga deltagare kan inte vara kvar i mötesrummet och inte heller återansluta sig till mötesrummet.

Instruktioner för vårdsamordnare i Region Jönköpings län

Före mötet

Vårdsamordnaren i Region Jönköpings län bedömer i samråd med berörda parter om mötet ska ske digitalt samt administrerar deltagare och säkerställer vem som kommer att vara fysiskt närvarande hos patienten under mötet.

Vårdsamordnaren ansvarar för att förmedla anslutningsuppgifterna för det digitala mötet till deltagare från kommunen och andra. Om patienten är inskriven i slutenvården förmedlas informationen via Cosmic Link innan patienten lämnar sjukhuset. Information om hur man ansluter via 1177 Vårdguidens e-tjänster www.1177.se förmedlas till patient och närstående. Vid andra tillfällen förmedlas kontakten via telefon.

1. Boka möte på Patient via Cosmic Tidbokning (videomötesrum skapas automatiskt)

Bokningsunderlaget anges med följande:

• Vårdtjänst: ”Samordnad individuell plan besök”.
• Kontakttyp: ”Distanskontakt video team”.

 Det är kombinationen ”Samordnad individuell plan besök” och ” Distanskontakt video team”, som skapar ett Digitalt möte SVPL. En viktig förutsättning är att denna kombination används för att mötet ska skapas som ett digitalt möte.

2. Förmedla uppgifter för mötet till parter i Cosmic Link:

• Förmedla tidpunkt och länk för inloggning till mötesportalen.

Om inte denna möjlighet finns krävs en telefonkontakt för att förmedla mötesuppgifterna. Observera att e-post inte är ett säkert sätt att kommunicera sekretessbelagd information.

3. Ta emot bekräftelse av mötesinbjudan från deltagare i Link.

4. Registrera deltagare i mötesportalen enligt instruktionsfilm som finns på supportsidan.

a. Via menyval extern applikation ”Digitala möten SVPL” i Cosmic

b. Välj aktuellt möte

c. Registrera deltagare med fullständigt namn, roll och ID

• HSA-id för inloggning med Siths
• Personnummer för inloggning med BankID
• Observera att för närstående är det enbart personnummer som gäller för inloggning via 1177 Vårdguidens e-tjänster (meddelande till närståendes inkorg i e-tjänsterna skapas automatiskt)

5. Förmedla uppgifter för mötet till eventuella övriga som ska delta, exempelvis Försäkringskassan.

• Förmedla tidpunkt och länk för inloggning till mötesportalen: https://dmsvpl.rjl.se/auth/rjl/login

Starta och ansluta till mötet

6. Via menyval extern applikation ”Digitala möten SVPL” i Cosmic

7. Välj aktuellt möte

8. Starta mötet och anslut

Instruktioner för dig som arbetar i kommunen

Före mötet

Vårdsamordnaren i Region Jönköpings län skickar information till kommunen med uppgifter om digitalt möte via Cosmic Link. Informationen innehåller en länk för inloggning till mötet. https://dmsvpl.rjl.se/auth/rjl/login

Om inte denna möjlighet finns sker förmedlingen av mötesuppgifter via telefon.

Observera att e-post inte är ett säkert sätt att kommunicera sekretessbelagd information.

Kommunen bekräftar att mötesuppgifterna är mottagna och responderar med namn på deltagare.

Ansluta

Anslut till wifi eller mobilt bredband, se dina lokala anvisningar. Patientens eget wifi används endast i nödfall och anslutningen ska i så fall tas bort snarast efter mötet.

Anslutning via webbläsare: Google Chrome rekommenderas.

Instruktioner för personal inom slutenvården eller som externa aktörer

Före mötet

Vårdsamordnaren skickar information till slutenvården med uppgifter om det digitala mötet via Cosmic Link. Informationen innehåller tidpunkt och länk för inloggning till mötet.

Om inte denna möjlighet finns sker förmedlingen av mötesuppgifter via telefon.

Observera att e-post inte är ett säkert sätt att kommunicera sekretessbelagd information.

Slutenvården bekräftar att mötesuppgifterna är mottagna och responderar med namn på deltagare.

Ansluta

Anslut till mötet genom att logga in via länk: https://dmsvpl.rjl.se/auth/rjl/login

Samtliga deltagare inom kommun och region lämnar namn på de som ska delta och vårdsamordnaren söker fram HSA-Id via Ineras webbplats. För att länken ska fungera behöver ditt tjänste-ID vara anslutet till datorn. 

För externa aktörer och närstående används personnummer för inloggning via 1177 Vårdguidens e-tjänster (meddelande skapas automatiskt till närståendes Inkorg i e-tjänsterna)

Support

För att kunna säkerställa att tjänsten fungerar tillfredställande är det av högsta vikt att alla fel anmäls oavsett vilken typ av problem som uppstår.

Vid tekniska problem vid anslutning till mötet:

• Kontrollera att uppkoppling, ljud och bild har rätt inställningar.
• Kontakta mötesorganisatören (vårdsamordnaren) som bedömer om mötet ska ombokas. Deltagarna kan också ringa in till mötet med ett unikt mötes-ID som framgår i Cisco Meeting.

Felanmälan för anställda inom kommunerna:

Kontakta IT-supporten på din egen arbetsplats. Dessa tar i sin tur ärendet vidare till Region Jönköpings läns IT-support om så krävs.

Felanmälan för anställda i Region Jönköpings län:

Kontakta Region Jönköpings läns IT-support

Felanmälan för invånare och externa aktörer:

https://www.1177.se/Jonkopings-lan/om-1177-vardguiden/e-tjanster-pa-1177-vardguiden/support-och-tekniska-krav-for-e-tjansterna/support-for-1177-vardguidens-e-tjanster/

Exempel på problem och vem du kontaktar: