Cosmic, vårdplatsöversikten, relaterade arbetssätt, rekommendation

Det är många registreringar i Cosmic som påverkar de siffror som visas i Vårdplatsöversikten. Här har vi samlat de registreringarna indelade i olika relaterade arbetssätt. Rekommendationerna behöver följas för att Vårdplatsöversikten ska visa rätt beläggning och rätt prognoser.

Grundschema och tillfälliga scheman i fönstret Disponibla vårdplatser

Viktiga principer för att Vårdplatsöversikten alltid ska visa rätt antal disponibla vårdplatser

• Det måste alltid finnas ett Grundschema av typen Normal för varje enhet.
• Tillfälliga scheman ska alltid registreras vid planerade eller oplanerade tillfälliga förändringar av antalet disponibla vårdplatser. Till exempel inför planerade semesterperioder, planerade renoveringar eller vid oplanerade förändringar som kan bero på exempelvis personalbrist.

Borttag av gamla scheman

Ett gammalt schema som inte längre används eller inte ska återanvändas kan tas bort, detta för att det inte ska ligga kvar för många scheman i vyn. När ett schema tas bort ändras inga historiska värden som schemat varit aktivt för. Men det försvinner helt från listan och går inte att återanvända. Det går inte att ångra borttaget av ett schema.

Justering av disponibla vårdplatser på jourtid

När antalet disponibla vårdplatser förändras på jourtid ska om möjligt ett tillfälligt schema skapas av en medarbetare som har användarroll lokal beläggningsadministratör.

Om ingen medarbetare med användarroll lokal beläggningsadministratör tjänstgör ska vårdpersonal registrera en kommentar i Vårdplatsöversikten som tydliggör förändringen av antal disponibla vårdplatser (se kommande relaterad länk Cosmic, vårdplatsöversikten, manual)

Nästföljande vardag ska medarbetare med roll lokal beläggningsadministratör redigera historiken för disponibla vårdplatser (se relaterad länk Cosmic, nya beläggningsadministrationen, manual).

Patientflöden mellan akutmottagning, avdelningar och sjukhus

Under denna rubrik hittar du information om följande patientflöden:

Inskrivning på vårdavdelning från Akutmottagning

Patienter som söker vård på akutmottagning på ett sjukhus och sedan skrivs in på vårdavdelning på annat sjukhus i regionen

Elektiva operationer

Patienter som byter medicinsk ansvarig enhet under vårdtiden

Patient som utlokaliseras och byter vårdavdelning under vårdtiden

Patienter som under vårdtiden behöver åka till annat sjukhus i regionen för undersökning eller behandling

Inskrivning på vårdavdelning från Akutmottagning

Akutmottagningen registrerar en planerad förflyttning i Enhetsöversikten när vårdavdelningen bekräftat lämplig tidpunkt för inskrivning. Den planerade förflyttningen syns inte i Vårdplatsöversiktens prognoser för aktuell vårdavdelning. Däremot syns antalet planerade förflyttningar till olika medicinska ansvar i Vårdplatsöversiktens översiktspanel:

Strax innan patienten förflyttas registrerar akutmottagningen förflyttningen som bestämd. Då syns förflyttningen i vårdavdelningens prognos för inkommande patienter.

 Akutmottagningen registrerar inte att förflyttning är bestämd tidigare än strax innan förflyttningen eftersom de först behöver slutföra sina åtgärder i akutflödet på akutmottagningen.

Patienter som söker vård på akutmottagning på ett sjukhus och sedan skrivs in på vårdavdelning på annat sjukhus i regionen

Patienter som har akutbesök på ett sjukhus men sedan transporteras till vårdavdelning på annat sjukhus i regionen syns inte automatiskt i prognosen för mottagande enhet i Vårdplatsöversikten.

Vårdavdelning på mottagande sjukhus behöver därför göra ett bokningsunderlag för vårdtillfället när de får info om att patient kommer. När patient är på plats på mottagande sjukhus görs inskrivning på vårdavdelningen.

Elektiva operationer

Elektiva operationer med planerad inskrivning på avdelning bör bokas via bokningsunderlag. Då visar Vårdplatsöversikten rätt prognos för beläggningen på avdelningen den aktuella dagen för operationen och inskrivningen.

Inskrivningen på avdelning kan göras på två sätt beroende på om vårdplatsen kan beläggas av annan patient under tiden patienten är på operation:

• Om vårdplatsen som patienten behöver efter operationen inte kan beläggas under tiden patienten är på operation så behöver patienten skrivas in innan operationen. Då visar Vårdplatsöversikten rätt beläggning på avdelningen.
• Om vårdplatsen kan användas till annan patient under operationen behöver ungefärligt klockslag för inskrivning på avdelningen registreras i bokningsunderlaget.

Patienter som byter medicinsk ansvarig enhet under vårdtiden

Detta gäller patienter som under vårdtiden skrivs ut från ett medicinskt ansvar och sedan blir inskrivna på ett annat medicinskt ansvar.

Avdelningen som skriver in patienten

Avdelningen som skriver in patienten behöver skapa ett bokningsunderlag för inskrivningen när de får information om inskrivningen (se relaterad länk Cosmic Enhetsöversikt, boka en planerad inskrivning med kort varsel, rekommendation). När ett bokningsunderlag för vårdtillfället är skapat kommer det påverka siffrorna i kolumn 2h/8h prognos och 8 h in i Vårdplatsöversikten, beroende på vilken tidpunkt som registrerats för den planerade inskrivningen.

Patienter med aktuellt samordningsärende i Link

Om det är en patient med ett aktuellt samordningsärende i Link ska avdelningen skicka ett nytt inskrivningsmeddelande i Link och välja att fortsätta samordningen i det pågående samordningsärendet.

Avdelningen som skriver ut patienten

Avdelningen som skriver ut patienten följer flödet för utskrivning med undantag för patienter med aktuellt samordningsärende i Link.

Patienter med aktuellt samordningsärende i Link

Om det är en patient med ett aktuellt samordningsärende i Link ska avdelningen inte registrera en säker planerad utskrivning i Enhetsöversikten. Dessa patienter kommer därmed inte med i avdelningens Ut-prognos. Därför ska avdelningen registrera en kommentar i Vårdplatsöversikten som tydliggör att de har en patient som ska byta MAE.

Patient som utlokaliseras och byter vårdavdelning under vårdtiden

En patient kan byta vårdavdelning under vårdtiden utan att skrivas ut från det medicinska ansvaret, till exempel vid överbeläggning eller när en utskrivningsklar patient väntar på att kommunen kan ta emot patienten. Patienten skrivs då inte ut från den medicinskt ansvariga kliniken, utan en förflyttning görs i Cosmic där man behåller det medicinska ansvar som patienten skrivits in mot.

Om en patient har ett pågående samordningsärende där avdelningen är aktör förflyttas så flyttas samordningsärendet automatiskt över till den avdelning som patienten förflyttas till. Det skapas då också ett automatiskt meddelande i Link om att patienten har förflyttats.

(Se relaterad länk Cosmic, utlokaliserade patienter, rekommendation)

Patienter som under vårdtiden behöver åka till annat sjukhus i regionen för undersökning eller behandling

Patienter som tillfälligt lämnar sin vårdplats för att göra en undersökning eller behandling på annat sjukhus i regionen ska registreras som frånvarande i Enhetsöversikten. De ska alltså inte skrivas ut från avdelnignen

Se relaterad länk Cosmic Enhetsöversikt, frånvaro för inskrivna patienter, rekommendation (rubrik Tillfälligt överflyttad för behandling på annan klinik).

Kontakttyp dagsjukvård

För att Vårdplatsöversikten ska visa rätt prognos för avdelningen bör patienter med kontakttyp dagsjukvård inte nyttja en disponibel vårdplats eller räknas in i beläggningen. Det beror på att Planerat Utskrivningsdatum och tidpunkt inte kan registreras för patienter med kontakttyp dagsjukvård. Därför kommer patienterna inte med i prognos 8 h Ut i Vårdplatsöversikten.
 

Rekommendation för avdelningar där patienter med kontakttyp dagsjukvård upptar en disponibel vårdplats

Avdelningar som räknar in patienter med kontaktyp dagsjukvård i beläggningen bör vara medvetna om att Ut-prognosen är felaktig när patienter med kontaktyp dagsjukvård upptar en disponibel vårdplats.

Om bokningsunderlag skapas för patienter med kontakttyp dagsjukvård så kommer däremot siffrorna i kolumn Planerad inskr 8 h stämma om start-tidpunkt är mellan 0-8 h.

Avdelningarna bör:

• registrera en kommentar i Vårdplatsöversikten som tydliggör antalet dagsjukvårdspatienter som upptar en disponibel vårdplats:
   
• avsluta dagsjukvårdspatienterna via Enhetsöversikten i stället för via Besökslistan. När patienten avslutas via Enhetsöversikten eller Besökslistan så uppdateras aktuell beläggning i Vårdplatsöversikten.

Patienter som är tillfälligt frånvarande under vårdtiden

För information om hur man registrerar frånvaro se relaterad länk Cosmic Enhetsöversikt, frånvaro för inskrivna patienter, rekommendation.

Inkludera patient i beläggningen under frånvaro

När en frånvaro har registrerats i Cosmic och man har valt att inkludera vårdplatsen i beläggningen kommer ingen förändring att ske i Vårdplatsöversiktens siffror under frånvaron.

Inkludera inte patient i beläggningen under frånvaro

Om man har valt att inte inkludera platsen i beläggning kommer siffrorna i Lediga vp att justeras för den aktuella vårdavdelningen när frånvaron startas och avslutas.

Planerad frånvaro räknas in i prognosen om starttiden och/eller avslutstiden är angiven inom 8 timmar.

Om tiden för start och avslut infaller inom 8 timmar kommer detta att visas i kolumnerna 8h in och 8h ut.

Rubriken Permission i vårdavdelningens utökade information

Det kommer att visas hur många patienter som har pågående frånvaro under rubriken Permission i den utökade informationen för den aktuella vårdavdelningen. Inom parentesen finns information om hur många patienter som bibehåller sin vårdplats under frånvaron.

Markering av patient som flyttbar

Vårdplatsöversikten visar antalet flyttbara patienter på en avdelning. Markeringen Flyttbar är en Medicinsk bedömning som innebär att en patient kan vårdas på annan enhet inom eller utanför det medicinska ansvaret.

Markeringen görs i kolumn Flyttbar på patientens rad i Enhetsöversikten:

Antalet flyttbara patienter syns under rubrik Flyttbara i Vårdplatsöversikten i den utökade informationen för den aktuella vårdavdelningen:

Registrera aktuella smittor

Smitta ska enbart registreras om det pågår smittspridning på enheten eller om det finns flera fall av smitta på enheten som påverkar enhetens kapacitet och patientflöden, exempelvis pågående smittspridning av Calici.

Aktuella smittor på en avdelning registreras i en kommentar i Vårdplatsöversikten. Se exempel nedan.

Informationen ska raderas när den inte längre är aktuell.

Registrera extravak

Aktuella extravak på en avdelning registreras i en kommentar i Vårdplatsöversikten:

Informationen ska raderas när den inte längre är aktuell.

Registrera att en vårdplats tillfälligt inte kan beläggas

Det finns situationer då en plats på avdelningen inte är upptaget av en patient, men ändå inte kan beläggas av en ny patient. Det kan vara till exempel när:

• rummet behöver städas
• avliden patient behöver vara kvar på rummet.

Vid dessa eller liknade situationer registreras i en kommentar i Vårdplatsöversikten:

Informationen ska raderas när smittan inte längre är aktuell.

Psykiatriska klinikens användning av kommentarsfältet i Vårdplatsöversikten

Psykiatriska kliniken kan använda kommentarsfältet för att tydliggöra:

• antalet PIVA och PAVA-patienter på PIVA Jkp
• antalet självvalda inläggningar på psykiatrisk avdelning.

Informationen ska raderas när den inte längre är aktuell.

Rekommendation för att registrera antalet SSIH-patienter i Värnamo och Eksjö, samt antalet Urologpatienter på Kirurgavdelning
 

Antalet SSIH-patienter och som vårdas på en enhet som tillhör ett annat medicinskt ansvar i Värnamo eller Eksjö ska registreras i en kommentar på den aktuella enheten i Vårdplatsöversikten:

Antalet Urologpatienter som vårdas på Kirurgavdelningen ska också registreras på ovanstående sätt i en kommentar i Vårdplatsöversikten.