Comprima/Cosmic, beställa journal från Arkivet, manual

Beställa journal

För att beställa en journal från arkivet ska du skriva in korrekt personnummer i Cosmic. Gå till Externa applikationer och klicka på Comprima. Du kommer då automatiskt till Comprimas huvudsida. Aktiverat personnummer i Cosmic följer med. Då Comprima öppnas visar träfflistan till vänster alla de enheter där patienten har skannade dokument och/ eller om det finns en pappersjournal eller mikrofilmad journal på patienten. (Obs! namn och personnummer på bilden är fiktivt).

Kontrollera om gammal pappersjournal finns

Kontrollera om patienten har en pappersjournal eller en mikrofilmad journal på aktuell enhet genom att markerar den aktuella enheten och dubbelklickar på + -knappen. Om pappersjournal och/ eller mikrofilmad journal finns syns en mapp med Gammal Journal under enheten. Syns inte denna mapp så finns det ingen tidigare pappersjournal eller mikrofilm registrerad

• Välj dokumentnivå Gammal Journal i Organisationsträdet (du hamnar automatiskt på den klinik därifrån beställningen sker).
• Ange Dokumenttyp Alla Klicka på Sök.
• Efter sökning presenteras nu de pappersjournaler och mikrofilmer som finns på aktuell patient.
• Du ser om det finns MARK, PARK, GARK, SARK-journaler och också om det finns delvis inskannade journaler(se förklaring i slutet av dokumentet)
• Markera rätt dokument (ett eller flera) i träfflistan.
• Klicka på knappen Beställning längst upp till vänster i verktygsraden.
• Ett nytt fönster öppnas med formuläret Beställning

• Fältet Beställningen gäller är förifyllt till den klinik där dokumentet finns registrerat.
• I fältet Var ska beställningen skickas? anges vilken klinik och vem som ska ta emot beställningen.
• Mottagarens e-post används för att meddela när beställningen behandlats i arkivet. (Observera att det måste vara en rjl.se-adress.)
• Mottagarens telefonnummer är valfritt och används om beställaren, av någon anledning, önskar få respons från arkivet.
• Texten ”Beställ dokument från träfflistan” anger att beställningen kopplas till markerade dokument i träfflistan. Klicka ur bocken om önskat dokument inte kunde sökas fram men du vet att det ska finnas material att beställa på angiven klinik.
• Fritext är valfritt och kan fyllas i för att ge arkivpersonalen extra information. Exempel på detta kan vara att journalen ska ingå i en studie. Du kan också ange om beställningen är brådskande.
• Klicka på OK.
• Fönstret stängs om beställningen lyckades.
• Klicka på Avbryt eller krysset i övre högra hörnet för att avbryta beställningen.

Svar från arkivet

• När arkivpersonalen skickat iväg journalen, skickas automatiskt ett mail till den adress som är ifylld i beställningen. Du kan inte svara på detta mail. Eventuella frågor får hanteras via telefonsamtal med arkivpersonalen.
• Journalen skickas med internpost till den angivna adressen i beställningen.
• Om journalen inte finns i arkivet kontaktar arkivpersonalen beställaren via mail eller telefon.

Vidareutlåning av journalen

• Om journalen ska vidareutlånas ska arkivet kontaktas så att de kan omregistrera utlåningsställe i Comprima. Detta medför möjligt att spåra var utlånade journaler finns.

Återlämning av journal

Då journalen återlämnas till arkivet registreras den som återlämnad i Comprima av arkivpersonalen.

Gammal journal saknas

Om du vet att finns gammal journal som kan beställas för en patient, men den saknas i Comprima, kan den här metoden användas. (Att material saknas innebär att sökning på Gammal Journal inte gav önskad träff eller att nivån Gammal Journal saknas i Organisationsträdet.)

• Ange önskat personnummer i Cosmic, gå in i Externa applikationer och välj Comprima.
• Du kommer automatiskt till Comprimas huvudsida.
• Välj roten i organisationsträdet
   
• Klicka på knappen Beställning i verktygsraden. 
• Ett nytt fönster öppnas med formuläret Beställning.
• Fältet Beställningen gäller är inte förifyllt. Ange den klinik journalen hör till.
• I fältet Var ska beställningen skickas? anges vilken klinik och vem som ska ta emot beställningen.
• Mottagarens e-post används för att meddela när beställningen behandlats i arkivet. (Observera att det måste vara en rjl.se-adress.)
• Mottagarens telefonnummer är valfritt och används om beställaren, av någon anledning, önskar få respons från arkivet.
• Fritext är valfritt och kan fyllas i för att ge arkivpersonalen extra information.
• Klicka på OK.
• Fönstret stängs om beställningen lyckades.
• Klicka på Avbryt eller krysset i övre högra hörnet för att avbryta beställningen

Om aktuell patient inte finns med i Comprima, kontakta Arkivcentralen på ditt sjukhus. Endast Arkivcentralens medarbetare har behörighet att lägga in namn och personnummer i Comprima. Du kan också kontakta Arkivcentralen via telefon om patientens personnummer inte är känt vid beställning.

Förklaringar till de arkivtyper som används i Region Jönköpings län.

• MARK = Mikrofilmas journal
• GARK = Gallringsarkiv. Journaler som är gallrade (>3 år)
• PARK = Primärarkiv. Journaler som nyligen varit aktiva (inga journaler är upprättade efter övergång till Cosmic)
• SARK = Sekundärarkiv. Journaler från 1975-1777.
• Pappersjournal delvis inskannad = resterande pappersjournal = labb, brev/intyg, remisser, omvårdnadsdokumentation.