Navigera till sidans huvudinnehåll

Kontaktpersoner och Superanvändare för Cosmic

 

Ansvariga för Cosmic

Folkhälsa och sjukvård, sektion e-hälsa ansvarar för

  • Att ta emot önskemål och krav gällande vårdens IT-stöd från verksamheten
  • Processkartläggning och verksamhetsanalys enligt framtagen modell med Flödesmodellen som grund
  • Vårdprocessutveckling kopplat till vårdinformationshantering
  • Mappning av arbetssätt till Cosmics funktioner
  • Att utifrån kartläggning och verksamhetsanalys ta fram beslutsunderlag till ITC, som konfigurerar systemet
  • Testning av konfigurerad miljö tillsammans med verksamheten.
  • Att vara bollplank för klinikens kontaktperson och projektgrupp
  • Manualer och utbildningsmaterial
  • Utbildning av verksamhetens superanvändare i systemet kombinerat med rekommenderade arbetssätt
  • Regelbundna möten med användargrupp och med kontaktpersonsnätverk
  • Att förmedla nyheter kring systemet och publicera information på intranätsidan för Cosmic
  • Att samla in synpunkter från verksamheten för utveckling av arbetsmetoder och system
  • Inhämta kunskap om nya moduler och versioner av IT-stöd

Kontaktväg

Kontaktväg till ansvarig för Cosmic finns i Tjänstekatalogen - Frågor till sektion e-hälsa, se relaterad länk till höger

Kontaktperson

Ansvar: Kontaktperson inom respektive verksamhet ansvarar tillsammans med verksamhetschef för att verksamheten är väl förberedd för införandet av nya funktioner i Cosmic samt att samordna implementera och förankring av nya arbetssätt. Det innebär att:

  • Vara kontaktperson mellan Folkhälsa och sjukvård och slutanvändarna
  • Leda arbetet med att tillsammans med superanvändarna ta fram nya rutiner i den egna verksamheten
  • Kartlägga utbildningsbehov hos medarbetarna/slutanvändarna inom den egna verksamheten
  • Fånga upp vilka som behöver extra stöd
  • Information månatligen på APT enligt informationstillfällen och nyhetsbrev
  • Ansvara för att verksamheten är utrustad med lämplig teknisk utrustning. samråd med verksamhetschef och första linjens chefer ansvara för schemaläggning av personal och superanvändare till utbildning
  • Vara väl insatt i utbildningsstrategi och planering och ansvara för att denna blir verklighet i den egna verksamheten

Lokalt superanvändarteam

Varje enhet formar ett lokalt supportteam, som ansvarar för arbetet på respektive klinik/vårdcentral och som svarar för kontakterna med Folkhälsa och sjukvård.

Förslag på sammansättning av superanvändarteam:

  • Verksamhetschef
  • Läkare
  • Administrativ enhetschef/vårdadministratör
  • Vårdenhetschef/sjuksköterska
  • Annan personalkategori efter verksamhetens behov

Lokalt superanvändarteam ansvarar tillsammans med utsedd kontaktperson:

Det lokala superanvändarteamet har en viktig roll i att utföra kartläggning, sprida information och förankra beslut inom sin verksamhet och att driva arbetet framåt på enheten.

  • Att föra mötesanteckningar vid varje möte
  • Att kartlägga nuvarande arbetssätt
  • Att sprida information till övriga medarbetare och klinikledning
  • Att ta fram de underlag som centrala förvaltningen efterfrågar
  • Att stämma av och förankra önskemål/uppgifter med ”systerkliniker” i länet via medicinska programgrupper
  • Bidra med underlag förankra nya/ändrade funktioner och arbetssätt. Flexibilitet, kreativitet, analytisk förmåga och långsiktighet krävs.
  • Att tidsplanera utbildningsaktiviteter för medarbetarna utifrån given utbildningsram
  • Att ”styra” medarbetarna i rätt riktning under förvaltningsfasen
  • Att betona vikten av enhetlig användning av systemet enligt gällande riktlinjer och rekommenderade arbetssätt
  • Att efter införandet följa upp och kontrollera att nya arbetssätt och rutiner efterlevs

Superanvändare – Utbildare

Viktig funktion. Utses på varje klinik och ska uppfylla nedanstående kriterier:

  • God kunskap om kliniken/vårdcentralen som helhet - alla dess olika verksamheter och flöden.
  • Helhetsbild över Cosmic och dess olika moduler.
  • Spetskompetens inom minst 1 av modulerna.
  • Utbilda nya medarbetare och studenter kontinuerligt enligt regionövergripande manualer och riktlinjer.
  • Utbildning och information gällande ny funktionalitet i Cosmic till samtliga medarbetare inom kliniken.
  • Svara för daglig support till medarbetarna. Frågor från medarbetarna alltid först till enhetens superanvändare. Om behov finns kan superanvändaren vända sig till Folkhälsa och sjukvård/Vårdtjänster för stöd och support.
  • Superanvändarna får kontinuerlig uppdatering och information om systemet. Har funktionen att förankra ett enhetligt arbetssätt inom sin verksamhet i samverkan med verksamhetsledningen.
  • Antal superanvändare per modul avgörs av klinikens storlek, komplexitet etc. En superanvändare kan ansvara för flera moduler.
  • När superanvändare slutar sin anställning utses ersättare. Kliniken/vårdcentralen har ansvaret för att det alltid finns kvalificerad support via superanvändare inom den egna enheten.
  • Ansvarsområden tydliggörs via dokumentet ”Kvalitetsindikatorer för patientadministration och kliniskt verksamhetsstöd”, som ska uppdateras en gång om året.

Kontaktpersonsnätverk

I samband med varje Cosmicuppgradering genomförs kontaktpersonnätverksträff där syftet är:

  • Förmedla information kring nyheter eller ändringar i systemet
  • Fånga upp synpunkter från användare av Cosmic, diskutera rutiner och arbetssätt
  • Genomgång av riskfaktorer, ofta förekommande fel, handhavandefel och tydliggörande av rutiner och riktlinjer.
  • Skapa enhetlig vårdinformationshantering och användning av systemet.

Mer information Kontaktpersonsnätverk KPN, se relaterad länk till höger.

Sidinformation

Innehållsansvarig

Richard Källberg

Gäller från

2022-05-04

Version

1.0

Handlingstyp

Rekommendation

Handlingsslag

STYRANDE DOKUMENT

Godkänd av

Richard Källberg

Dokument-ID

219954

Källa

Evolution