Kontaktpersoner och Superanvändare för Cosmic

Ansvariga för Cosmic

Folkhälsa och sjukvård, Sektion e-hälsa ansvarar för

• Att ta emot önskemål och krav gällande vårdens IT-stöd från verksamheten.
• Processkartläggning och verksamhetsanalys enligt framtagen modell med Flödesmodellen som grund.
• Vårdprocessutveckling kopplat till vårdinformationshantering.
• Mappning av arbetssätt till Cosmics funktioner.
• Att utifrån kartläggning och verksamhetsanalys ta fram beslutsunderlag till ITC, som konfigurerar systemet.
• Testning av konfigurerad miljö tillsammans med verksamheten.
• Att vara bollplank för klinikens kontaktperson och projektgrupp.
• Manualer och utbildningsmaterial.
• Utbildning av verksamhetens superanvändare i systemet kombinerat med rekommenderade arbetssätt.
• Regelbundna möten med användargrupp och med kontaktpersonsnätverk.
• Att förmedla nyheter kring systemet och publicera information på FS-webben för Cosmic.
• Att samla in synpunkter från verksamheten för utveckling av arbetsmetoder och system.
• Inhämta kunskap om nya moduler och versioner av IT-stöd.

Kontaktväg

Kontaktväg till ansvarig för Cosmic finns i Tjänstekatalogen - Frågor till Sektion e-hälsa, se relaterad länk till höger.

Kontaktperson

Ansvar: Kontaktperson inom respektive verksamhet ansvarar tillsammans med verksamhetschef för att verksamheten är väl förberedd för införandet av nya funktioner i Cosmic samt att samordna implementera och förankring av nya arbetssätt. Det innebär att:

• Vara kontaktperson mellan Sektion e-hälsa och slutanvändarna i Cosmic.
• Leda arbetet med att tillsammans med superanvändarna ta fram nya rutiner i den egna verksamheten.
• Kartlägga utbildningsbehov i Cosmic hos medarbetarna/slutanvändarna inom den egna verksamheten.
• Fånga upp vilka som behöver extra stöd.
• Information månatligen på APT utifrån informationstillfällen och nyhetsbrev från Sektion e-hälsa.
• Ansvara för att verksamheten är utrustad med lämplig teknisk utrustning. I samråd med verksamhetschef och första linjens chefer ansvara för schemaläggning av personal och superanvändare inför utbildning.
• Vara väl insatt i utbildningsstrategi/planering och ansvara för att denna blir verklighet i den egna verksamheten.

Lokalt superanvändarteam

Varje enhet formar ett lokalt supportteam, som ansvarar för arbetet på respektive klinik/vårdcentral och som svarar för kontakterna med Sektion e-hälsa.

Förslag på sammansättning av superanvändarteam:

• Verksamhetschef
• Läkare
• Administrativ enhetschef/vårdadministratör
• Vårdenhetschef/sjuksköterska
• Annan personalkategori efter verksamhetens behov

Lokalt superanvändarteam ansvarar tillsammans med utsedd kontaktperson:

Det lokala superanvändarteamet har en viktig roll i att utföra kartläggning, sprida information och förankra beslut inom sin verksamhet och att driva arbetet framåt på enheten.

• Föra mötesanteckningar vid varje möte.
• Kartlägga nuvarande arbetssätt.
• Sprida information till övriga medarbetare och klinikledning.
• Ta fram de underlag som centrala förvaltningen efterfrågar.
• Stämma av och förankra önskemål/uppgifter med ”systerkliniker” i länet via medicinska programgrupper.
• Bidra med underlag förankra nya/ändrade funktioner och arbetssätt. Flexibilitet, kreativitet, analytisk förmåga och långsiktighet krävs.
• Tidsplanera utbildningsaktiviteter för medarbetarna utifrån given utbildningsram.
• Styra medarbetarna i rätt riktning under förvaltningsfasen.
• Betona vikten av enhetlig användning av systemet enligt gällande riktlinjer och rekommenderade arbetssätt.
• Att efter införandet följa upp och kontrollera att nya arbetssätt och rutiner efterlevs.

Superanvändare – Utbildare

Detta är en viktig funktion som utses på varje klinik och ska uppfylla nedanstående kriterier:

• Ha god kunskap om kliniken/vårdcentralen som helhet - alla dess olika verksamheter och flöden.
• Ha helhetsbild över Cosmic och dess olika moduler.
• Ha spetskompetens inom minst 1 av modulerna.
• Utbilda nya medarbetare och studenter kontinuerligt enligt regionövergripande manualer och riktlinjer.
• Utbilda och ge information gällande ny funktionalitet i Cosmic till samtliga medarbetare inom kliniken.
• Svara för daglig support till medarbetarna. Medarbetarnas frågor ska i första hand gå till enhetens superanvändare. Om behov finns kan superanvändare vända sig till Sektion e-hälsa för stöd och support.
• Ha funktionen att förankra ett enhetligt arbetssätt inom sin verksamhet i samverkan med verksamhetsledningen. Superanvändarna får kontinuerlig uppdatering och information om systemet.

Ledningsansvar gällande kontaktperson och superanvändare i Cosmic

• Antal superanvändare per modul avgörs av klinikens storlek, komplexitet etc. En superanvändare kan ansvara för flera moduler.
• När superanvändare slutar sin anställning utses ersättare. Kliniken/vårdcentralen har ansvaret för att det alltid finns kvalificerad support via superanvändare inom den egna enheten.
• Ansvarsområden tydliggörs via dokumentet ”Kvalitetsindikatorer för patientadministration och kliniskt verksamhetsstöd”, som ska uppdateras en gång om året.

Kontaktpersonsnätverk

I samband med varje Cosmicuppgradering genomförs kontaktpersonnätverksträff där syftet är:

• Förmedla information kring nyheter eller ändringar i systemet.
• Fånga upp synpunkter från användare av Cosmic, diskutera rutiner och arbetssätt.
• Genomgång av riskfaktorer, ofta förekommande fel, handhavandefel och tydliggörande av rutiner och riktlinjer.
• Skapa enhetlig vårdinformationshantering och användning av systemet.

Mer information Kontaktpersonsnätverk KPN, se relaterad länk till höger.