Kontaktpersoner och Superanvändare för Cosmic
Ansvariga för Cosmic
Folkhälsa och sjukvård, Sektion e-hälsa ansvarar för
- Att ta emot önskemål och krav gällande vårdens IT-stöd från verksamheten.
- Processkartläggning och verksamhetsanalys enligt framtagen modell med Flödesmodellen som grund.
- Vårdprocessutveckling kopplat till vårdinformationshantering.
- Mappning av arbetssätt till Cosmics funktioner.
- Att utifrån kartläggning och verksamhetsanalys ta fram beslutsunderlag till ITC, som konfigurerar systemet.
- Testning av konfigurerad miljö tillsammans med verksamheten.
- Att vara bollplank för klinikens kontaktperson och projektgrupp.
- Manualer och utbildningsmaterial.
- Utbildning av verksamhetens superanvändare i systemet kombinerat med rekommenderade arbetssätt.
- Regelbundna möten med användargrupp och med kontaktpersonsnätverk.
- Att förmedla nyheter kring systemet och publicera information på FS-webben för Cosmic.
- Att samla in synpunkter från verksamheten för utveckling av arbetsmetoder och system.
- Inhämta kunskap om nya moduler och versioner av IT-stöd.
Kontaktväg
Kontaktväg till ansvarig för Cosmic finns i Tjänstekatalogen - Frågor till Sektion e-hälsa, se relaterad länk till höger.
Kontaktperson
Ansvar: Kontaktperson inom respektive verksamhet ansvarar tillsammans med verksamhetschef för att verksamheten är väl förberedd för införandet av nya funktioner i Cosmic samt att samordna implementera och förankring av nya arbetssätt. Det innebär att:
- Vara kontaktperson mellan Sektion e-hälsa och slutanvändarna i Cosmic.
- Leda arbetet med att tillsammans med superanvändarna ta fram nya rutiner i den egna verksamheten.
- Kartlägga utbildningsbehov i Cosmic hos medarbetarna/slutanvändarna inom den egna verksamheten.
- Fånga upp vilka som behöver extra stöd.
- Information månatligen på APT utifrån informationstillfällen och nyhetsbrev från Sektion e-hälsa.
- Ansvara för att verksamheten är utrustad med lämplig teknisk utrustning. I samråd med verksamhetschef och första linjens chefer ansvara för schemaläggning av personal och superanvändare inför utbildning.
- Vara väl insatt i utbildningsstrategi/planering och ansvara för att denna blir verklighet i den egna verksamheten.
Lokalt superanvändarteam
Varje enhet formar ett lokalt supportteam, som ansvarar för arbetet på respektive klinik/vårdcentral och som svarar för kontakterna med Sektion e-hälsa.
Förslag på sammansättning av superanvändarteam:
- Verksamhetschef
- Läkare
- Administrativ enhetschef/vårdadministratör
- Vårdenhetschef/sjuksköterska
- Annan personalkategori efter verksamhetens behov
Lokalt superanvändarteam ansvarar tillsammans med utsedd kontaktperson:
Det lokala superanvändarteamet har en viktig roll i att utföra kartläggning, sprida information och förankra beslut inom sin verksamhet och att driva arbetet framåt på enheten.
- Föra mötesanteckningar vid varje möte.
- Kartlägga nuvarande arbetssätt.
- Sprida information till övriga medarbetare och klinikledning.
- Ta fram de underlag som centrala förvaltningen efterfrågar.
- Stämma av och förankra önskemål/uppgifter med ”systerkliniker” i länet via medicinska programgrupper.
- Bidra med underlag förankra nya/ändrade funktioner och arbetssätt. Flexibilitet, kreativitet, analytisk förmåga och långsiktighet krävs.
- Tidsplanera utbildningsaktiviteter för medarbetarna utifrån given utbildningsram.
- Styra medarbetarna i rätt riktning under förvaltningsfasen.
- Betona vikten av enhetlig användning av systemet enligt gällande riktlinjer och rekommenderade arbetssätt.
- Att efter införandet följa upp och kontrollera att nya arbetssätt och rutiner efterlevs.
Superanvändare – Utbildare
Detta är en viktig funktion som utses på varje klinik och ska uppfylla nedanstående kriterier:
- Ha god kunskap om kliniken/vårdcentralen som helhet - alla dess olika verksamheter och flöden.
- Ha helhetsbild över Cosmic och dess olika moduler.
- Ha spetskompetens inom minst 1 av modulerna.
- Utbilda nya medarbetare och studenter kontinuerligt enligt regionövergripande manualer och riktlinjer.
- Utbilda och ge information gällande ny funktionalitet i Cosmic till samtliga medarbetare inom kliniken.
- Svara för daglig support till medarbetarna. Medarbetarnas frågor ska i första hand gå till enhetens superanvändare. Om behov finns kan superanvändare vända sig till Sektion e-hälsa för stöd och support.
- Ha funktionen att förankra ett enhetligt arbetssätt inom sin verksamhet i samverkan med verksamhetsledningen. Superanvändarna får kontinuerlig uppdatering och information om systemet.
Ledningsansvar gällande kontaktperson och superanvändare i Cosmic
- Antal superanvändare per modul avgörs av klinikens storlek, komplexitet etc. En superanvändare kan ansvara för flera moduler.
- När superanvändare slutar sin anställning utses ersättare. Kliniken/vårdcentralen har ansvaret för att det alltid finns kvalificerad support via superanvändare inom den egna enheten.
- Ansvarsområden tydliggörs via dokumentet ”Kvalitetsindikatorer för patientadministration och kliniskt verksamhetsstöd”, som ska uppdateras en gång om året.
Kontaktpersonsnätverk
I samband med varje Cosmicuppgradering genomförs kontaktpersonnätverksträff där syftet är:
- Förmedla information kring nyheter eller ändringar i systemet.
- Fånga upp synpunkter från användare av Cosmic, diskutera rutiner och arbetssätt.
- Genomgång av riskfaktorer, ofta förekommande fel, handhavandefel och tydliggörande av rutiner och riktlinjer.
- Skapa enhetlig vårdinformationshantering och användning av systemet.
Mer information Kontaktpersonsnätverk KPN, se relaterad länk till höger.
Sidinformation
Innehållsansvarig
Mårten Ärlig
Gäller från
2023-03-16
Version
2.0
Handlingstyp
Rekommendation
Handlingsslag
STYRANDE DOKUMENT
Godkänt av
Mårten Ärlig
Dokument-ID
219954
Källa
Evolution