Med digitala kallelser kan patienten få sin kallelse från Cosmic direkt till 1177 inkorg. Inför starten behöver verksamheten göra vissa förberedelser för att kallelsen ska ge patienten tydlig, relevant och användbar information inför sin vårdkontakt.
Här får ni stöd genom hela införandet – från förberedelser inför start till arbetssätt och stöd när digitala kallelser är igång.
Så fungerar digitala kallelser
När en patient bokas på en vårdtjänst som visas upp på 1177.se, skickas automatiskt en digital kallelse från Cosmic till patientens 1177 inkorg.
Vilken kallelsemall som används styrs av kontakttyp. Det finns digitala kallelser för:
- Kallelse till besök – kontakttyp Mottagningsbesök
- Kallelse till telefonsamtal – kontakttyp Distanskontakt telefon
- Kallelse till videosamtal – kontakttyp Distanskontakt video, Videomöte
- Övriga mallar: Kallelse inbjudan att boka tid – används vid omvändkallelse
Digital kallelse kan kombineras med papperskallelse
En digital kallelse skickas även om patienten inte har valt bort pappersutskick.
Om patienten har valt bort pappersutskick på 1177.se är Digital kallelse förvalt som kallelsesätt i bokningsunderlaget i Cosmic.
Om patienten inte har valt bort pappersutskick är kallelsesättet i bokningsunderlaget benämnt med Inget. Då behöver verksamheten skriva ut och skicka en papperskallelse.
Så går införandet till
Digitala kallelser i Cosmic införs stegvis i Region Jönköpings län från hösten 2026 till hösten 2028. Verksamheterna är indelade i olika block och får under införandet stöd i form av instruktioner, uppdaterat utbildningsmaterial, stödmaterial och support.
För att införandet ska fungera bra behöver verksamheten följa processen och de fem faser som beskrivs nedan. Målet är att förberedelserna ska vara klara inom 12 intensiva veckor.
- Fas 1 – Kvalificering och introduktion
Introduktion och kvalificeringsmöte. Verksamheten kvalificeras inför sitt block och förbereds för införandet. Vid blockstart hålls ett uppstartsmöte och verksamheten får mer detaljerad information om arbetet och vad som behöver vara klart inför starten av digitala kallelser.I kvalificeringsfasen ingår bland annat:
- Tekniska förutsättningar: Genomgång av eventuella ändringar som behöver göras av verksamheten eller projektgruppen.
- Patientinformation: Verksamheten kan börja se över sin patientinformation.
- 1177 formulärhantering: Förberedelser kring systemet, behörigheter och digitala formulär.
- Blockstart för införandeprocessen. Vid blockstart hålls ett uppstartsmöte och verksamheten får mer detaljerad information om arbetet och vad som behöver vara klart inför starten av digitala kallelser. Hela införandeprocessen tar 12 veckor fram till start av digitala kallelser enligt tidsplan.
- Fas 2 – Patientinformation
Projektgruppen för Digital patientinformation leder och stödjer verksamheten i arbetet med att förbereda patientinformationen för digitala kallelser.Verksamheten inventerar och samlar ihop sin befintliga patientinformation som skickas med kallelse. Projektgruppen analyserar materialet och går igenom resultatet med koordinatorn, som sedan tar det vidare till verksamheten. Verksamheten genomför de förändringar som behövs och får stöd av projektgruppen i arbetet med att bearbeta och digitalisera informationen.
Fas 2 pågår framför allt under den första delen av blocket. - Fas 3 – Arbetssätt i Cosmic och inställningar på vårdtjänster
Projektet går tillsammans med verksamheten igenom vilka inställningar som krävs för att digitala kallelser ska skickas automatiskt från Cosmic. I samband med detta får ni även möjlighet att se över era befintliga inställningar och beställa eventuella ändringar. Det kan även innebära att ni behöver beställa 1177 informationslänkar och formulärlänkar (1177 formulärhantering). Verksamheten behöver skapa verksamhetsspecifika frasminnen till kallelser och beställa regionsgemensamma frasminnen/regionala frasminnen. Parallellt behöver verksamheten förankra nya arbetssätt och utbilda berörd personal. Beställningarna ska enligt planering vara senast inskickade 8 veckor efter blockstart. - Fas 4 – Start
Startsäkringsmöte med projektgruppen sker alltid innan verksamheten får klartecken för start. När förberedelserna är genomförda och nödvändiga beställningar och inställningar är klara startar verksamheten med digitala kallelser. I blockprocessen är starten planerad till vecka 12. - Fas 5 – Uppföljning
Uppföljningsmöte cirka två veckor efter start. Projektgruppen följer upp införandet och fångar upp eventuella frågor och behov av justeringar.
Verksamhetens ansvar inför start
Verksamheten ansvarar för att:
- inventera och granska den patientinformation som används idag
- bedöma vilken information som behöver finnas i den digitala kallelsen
- säkerställa att faktainnehållet är korrekt
- fatta nödvändiga lokala beslut om arbetssätt
- utse en ansvarig koordinator under införandet
- genomföra de förberedelser som beskrivs på den här sidan.
Arbetet med patientinformationen görs med stöd av patientinformationsprojektet. Informationen inventeras, analyseras, bedöms och digitaliseras utifrån vad som behövs i verksamhetens digitala kallelser.
Vem ansvarar för vad?
Verksamheten – ansvarar för faktainnehåll, lokal granskning, lokala beslut och rutiner samt för att utbilda medarbetare och informera patienter.
Patientinformation/kommunikation – ansvarar för metod, språk- och informationsstöd, granskning av patientnära formuleringar samt publicering av patientinformation på 1177.se.
Sektion e-hälsa/breddningsprojektet – ansvarar för införandestöd, Cosmic, instruktioner och support.
Kallelserådet – ansvarar för stöd kring regional samordning, tillämpning, regionala kallelsemallar, eventuella undantag med uppföljning.
Verksamhetens förberedelser inför start
Inför starten av digitala kallelser behöver verksamheten förbereda sina arbetssätt, se över vårdtjänster och patientinformation samt säkerställa att berörd personal får den utbildning som behövs.
Utse en koordinator
Verksamhetschefen ansvarar för att utse en koordinator och avsätta tillräckligt med tid för uppdraget.
Koordinatorn ansvarar för att samordna och driva verksamhetens arbete med införandet av digitala kallelser. Det innebär att involvera rätt medarbetare, fördela och följa upp förberedelserna samt samordna arbetet med patientinformation, vårdtjänster och kallelserutiner.
Koordinatorn ska också se till att lokala rutiner och utbildningsmaterial tas fram eller uppdateras och att berörd personal får den information och utbildning som behövs inför starten.
Så förbereder ni verksamheten
Införandet av digitala kallelser innebär förändrade arbetssätt och kräver både tid och engagemang från verksamheten. Själva införandearbetet pågår under cirka 12 veckor, men det finns flera förberedelser som ni med fördel kan påbörja redan innan dess.
Ni behöver inte vänta tills koordinatorn är utsedd eller tills ert block har haft sitt introduktionsmöte. Ju mer ni hinner förbereda, desto bättre förutsättningar får ni inför det fortsatta arbetet.
Det här kan ni börja med:
- Planera tid och resurser. Ansvarig chef behöver planera för införandet och se till att koordinatorn och berörda medarbetare får tid att delta i arbetet.
- Sätt er in i vad digitala kallelser innebär. Läs informationen på den här sidan och ta del av utbildningsmaterialet för att få en bild av vad införandet innebär och vilka arbetssätt som kan behöva förändras.
- Förbered och involvera medarbetarna. Informera personalen om införandet och fundera över vilka medarbetare som behöver bidra i arbetet med exempelvis patientinformation, vårdtjänster och kallelserutiner.
- Rensa bland gamla bokningsunderlag. Gå igenom befintliga bokningsunderlag i Planerade vårdåtgärder och avsluta de som inte längre är aktuella. Det minskar antalet underlag som behöver hanteras vid starten.
- Samla in befintlig patientinformation. Samla ihop kallelsebilagor, informationsblad och annat material som skickas till patienter inför besök. Materialet blir ett underlag för den kommande inventeringen av patientinformation.
- Fundera över era nuvarande arbetssätt. Börja diskutera hur ni arbetar med bokningar och kallelser i dag och vilka rutiner som kan behöva förändras.
När ert block startar får ni en introduktion och går in i introduktions- och kvalificeringsfasen. Under den fasen kan ni fortsätta med förberedelserna innan det mer intensiva införandearbetet påbörjas.
Via länken: Stöd för införande hittar ni en Checklista för verksamhet inför start av digitala kallelser.
1. Se över information som ni skickar till patienterna
Börja gärna med att samla in den patientinformation som verksamheten skickar tillsammans med dagens kallelser.
När digitala kallelser införs behöver informationen delas upp och finnas på olika platser. Viss information ska finnas direkt i kallelsen, medan annan information ska publiceras på 1177.se och länkas till från den digitala kallelsen.
Patientinformationen på 1177.se ska även kunna skrivas ut och skickas tillsammans med en brevkallelse när det behövs.
Efter blockstart påbörjas arbetet med att gå igenom, anpassa och digitalisera verksamhetens patientinformation. Det är en viktig del av införandet som kräver tid och engagemang från verksamheten.
På sidan Projekt – Digitalisera patientinformation finns mer information om arbetet och vad ni förväntas göra.
2. Se över kallelsetexter och frasminnen
Under arbetet med att digitalisera patientinformationen behöver ni också fundera över vad patienten behöver veta för att kunna förbereda sig inför vårdkontakten och vilken information som ska finnas direkt i kallelsen.
Text som skrivs i Fritext till vald kallelse visas under rubriken ”Inför ditt besök” i patientens digitala kallelse. Även korta, tydliga instruktioner kan vara värdefulla för patienten.
För information som återkommer i flera kallelser kan ni skapa frasminnen i Cosmic. Det underlättar för personalen och bidrar till att patienterna får tydlig och enhetlig information.
Gör detta
☐ Gå igenom vilken information patienten behöver få direkt i kallelsen inför sin vårdkontakt.
☐ Identifiera återkommande information och skapa verksamhetsspecifika frasminnen.
☐ Beställ och använd de regiongemensamma frasminnen som finns framtagna för digitala kallelser.
Beställ regiongemensamma frasminnen
För att få tillgång till de regiongemensamma frasminnena, som är anpassade för både digitala kallelser och papperskallelser, skickar ni ett ärende till Sektion e-hälsa via Tjänstekatalogen.
Ni får därefter en instruktion och en fil med frasminnen som ska läsas in i Cosmic. Inläsningen behöver göras av en medarbetare som har rollen Fraseditor.
Använd Fritext till vald kallelse
Använd Fritext till vald kallelse för information som ska skickas till patienten. Texten visas både i den digitala kallelsen och i papperskallelsen.
Via pennikonen i bokningsunderlaget får ni en större skrivyta och kan förhandsgranska texten.
Använd inte Särskild information för information som ska skickas till patienten.
Tänk på när ni skriver till patienten
-
Skriv enkelt och tydligt, med de viktigaste förberedelserna först.
-
Beskriv förberedelser i kronologisk ordning och ange tydligt när något ska göras.
-
Dela upp längre information i stycken.
3. Förberedelse inför Cosmic länkbibliotek
Detta gäller både länkar till information som finns på 1177.se och länkar till formulär (1177 formulärhantering).
När verksamhetens länkar finns i Cosmic länkbibliotek kan de läggas till i bokningsunderlaget via länkikonen. De valda länkarna följer sedan med i den digitala kallelsen till patienten.
Behöver ni länkar till patientinformation på 1177.se?
Denna sida visar vilka informationslänkar (från 1177.se) som finns upplagda i länkbiblioteket i Cosmic. Länk: Förteckning över länkar i Cosmics länkbibliotek
Om den patientinformation ni behöver länka till saknas i ert länkbiblioteket görs en beställning i Tjänstekatalogen via verksamhetens IT-kontakt.
Länk: Beställ ny informationslänk (från 1177.se) till ert länkbibliotek i Cosmic via Tjänstekatalogen
Beställning av formulärlänkar
Om ni vill ha en länk till ett formulär i 1177 formulärhantering som ska användas i en digital kallelse, gör ni beställningen via sidan1177 formulärhantering.
Observera att det finns en särskild beställningsrutin för formulärlänkar. Till skillnad från övriga beställningar kopplade till digitala kallelser ska dessa inte beställas via Tjänstekatalogen, utan direkt via systemförvaltaren för 1177 formulärhantering.
Formulärlänkar i digitala kallelser – val och rutiner
Alla formulär i 1177 formulärhantering ska inte finnas som länkar i Cosmic. Välj endast ut de formulär som används regelbundet och som patienten själv behöver besvara inför en vårdkontakt. Svaren ska hjälpa vårdpersonalen att förbereda sig och fungera som stöd vid exempelvis bedömning, utredning eller uppföljning av behandling.
Vissa formulär bör i stället skickas separat via 1177 formulärhantering, exempelvis formulär som ska besvaras av vårdnadshavare till barn 0–13 år eller formulär som patienten behöver fylla i vid flera tillfällen, till exempel vid hemblodtrycksmätning.
Ta fram en särskild lokal rutin för formulärlänkar. Rutinen behöver beskriva vem som ansvarar för att bevaka och läsa inkomna svar i 1177 formulärhantering samt hur de ska dokumenteras i Cosmic, exempelvis genom en sammanfattning i journalen eller genom att bifoga hela formuläret.
Tänk på att formulärsvaren endast kan läsas i 1177 formulärhantering, inte i Cosmic.
Är ni nya i 1177 formulärhantering? Då kan det vara bra att börja med några enstaka formulär som skickas direkt via systemet. Det ger personalen möjlighet att lära sig systemet och skapa fungerande rutiner innan formulärlänkar läggs till i digitala kallelser.
Meddela utvecklingsledarna i projektet om ni vill avvakta med formulärlänkar i Cosmic.
4. Kontrollera webbtidboken
För att verksamheten ska kunna skicka digitala kallelser behöver det finnas en webbtidboksanslutning. Webbtidboken kan också behöver också ses över inför starten.
Kontrollera
☐ Planerar ni schemaläggningen med tillräcklig framförhållning? Inom Region Jönköpings län är det önskvärt med minst 12 veckors framförhållning.
☐ Har ni möjlighet att redan nu, eller inför starten av digitala kallelser, lägga ut tillräckligt med bokningsbara tider i Cosmic och med god framförhållning, så att patienterna kan boka eller omboka sina besök via 1177.se?
☐ Är vårdtjänster kopplade till rätt schemamarkerare?
☐ Är villkorstexten för Boka tid aktuell och uppdaterad?
☐ Är villkorstexten för Av-/omboka tid aktuell och uppdaterad?
Patientens möjlighet att själv omboka, avboka eller boka styrs av vårdtjänstens inställningar för webbtidbok.
5. Gå igenom verksamhetens vårdtjänster
Vårdtjänstens inställningar styr både om en digital kallelse skickas och vad patienten kan göra med sin bokade tid på 1177.se.
Innan ni börjar med detta steg behöver ni en ny ID55/58 som innehåller verksamhetens nuvarande vårdtjänster och nya kolumner för digitala kallelser.
Efter startmötet och blockstart skickar projektgruppen den nya ID55/58 via mejl till verksamhetens koordinator.
Alla som bokar eller skapar bokningsunderlag behöver därför känna till hur verksamhetens vårdtjänster är upplagda på 1177.se.
Gå igenom ID55/58
Behöver ni hjälp med att förstå ID55/58? Läs dokumenten "Förklaring ID55/58" och "Lathund för inställningar ID55/58" som finns via länken Stöd vid införande
Kontrollera verksamhetens vårdtjänster och bedöm om några inställningar behöver ändras:
☐ Har ni sett till att alla vårdtjänster som ska generera digitala kallelser är inställda på att visas på 1177.se?
☐ Används alla vårdtjänster fortfarande? Om ni har vårdtjänster som behöver tas bort så behöver ni göra en beställning: Borttag av vårdtjänst
☐ Är vårdtjänsternas namn som visas för patienten begripliga och korrekta?
☐ Är möjligheten till ombokning och avbokning rätt inställd?
☐ Finns det vårdtjänster som inte ska tillåta avbokning via 1177.se?
☐ Använder verksamheten omvänd kallelse på vissa vårdtjänster? Om omvänd kallelse ska fortsätta att användas behöver ni ange en tidsstyrning. Tidsstyrningen anges i antal dagar före bevakningsdatumet, exempelvis 30 dagar.
Viktigt: För mer detaljerad information om vårdtjänsters inställningar och speciella arbetssätt exempelvis omvänd kallelse eller tillval så måste ni läsa utbildningsmaterial för digitala kallerser i Cosmic som finns under Resursplanering
Länk: information beställ ändring av vårdtjänst, ID 55/58 Nybeställning/komplettering av webbtidbok
6. Kontrollera Hitta till oss och anmälningsinformation
Vi kommer hjälpa er från projkeket att kontrollera vilken information patienten får om vart hen ska gå och hur hen ska anmäla sig.
Information om adress, vägbeskrivning och anmälan visas under Hitta till oss i den digitala kallelsen.
☐ Vi kontrollera med er att adress och vägbeskrivning är korrekt.
☐ Vi kontrollera så informationen om var och hur patienten ska anmäla sig stämmer nu, exempelvis anmäl dig på skärmen eller i receptionen
Mindre ändringar av informationen under Hitta till oss/anmälningsinformation kan vi hjälpa er med under tiden ni deltar i projektet. Vid större ändringar, exempelvis en ändring av hela besöksadressen, behöver ni skicka in en beställning via Tjänstekatalogen.Om informationen behöver ändras i framtiden, efter att ni avslutat projektet, ska alla ändringar beställas via Tjänstekatalogen.
Länk: Beställ ändring av Hitta till oss/anmälningsinformation via Tjänstekatalogen
7. Gå igenom särskilda arbetssätt
Om verksamheten använder telefonkallelser, videosamtal, omvänd kallelse, samordnade besök, teambesök, gruppbokningar eller seriebokningar behöver ni se över hur dessa ska hanteras med digitala kallelser.
Vissa bokningstyper kräver särskilda rutiner eller inställningar i Cosmic.
Läs mer om respektive bokningstyp i utbildningsmaterialet för digitala kallelser.
Viktigt att tänka på när det gäller:
-
Telefonkallelser
Telefonkallelsen visar alltid ett exakt klockslag, även om uppringningstiden är ungefärlig. Tidsintervall kan inte heller väljas i de nya papperskallelsemallarna. Därför rekommenderas ett frasminne som förtydligar detta.
Att patienten får ett klockslag i kallelsen har också fördelar. Patienten vet ungefär när samtalet kommer och kan förbereda sig, vilket ökar möjligheten att patienten svarar när vården ringer.
Förslag på frasminne:
”Observera att du kan bli uppringd från ett dolt nummer och att tiden som anges inte är exakt.”
- Omvändkallelse
Omvänd kallelse kräver särskilda rutiner, eftersom det påverkar verksamhetens arbete.
Vid omvänd kallelse är det viktigt att bokningsunderlaget är komplett innan kallelsen skickas automatiskt. Verksamheten behöver också ha rutiner för att hantera och följa upp bokningsunderlagen i Planerade vårdåtgärder.
Läs mer i utbildningsmaterialet och under avsnittet Förbered rutiner och utbilda personalen längre ner på sidan.
- Gruppbokningar
Om vårdtjänsten är inställd på att visas på 1177.se kan även gruppbokningen visas där och digitala kallelser skickas. Det går däremot inte att se vilket kallelsesätt som gäller för varje patient eller kontrollera att alla deltagare har fått en digital kallelse. Därför rekommenderas att alltid skicka en brevkallelse till samtliga deltagare i gruppbokningen.
- Seriebokningar
Vid seriebokningar skickas en digital kallelse för varje bokning i serien. Tänk på att varje kallelse också genererar en sms- och/eller e-postavisering från 1177.se, vilket innebär att patienten kan få flera aviseringar vid samma tillfälle.
8. Förbered rutiner och utbilda personalen
Inför starten behöver verksamheten säkerställa att all berörd personal, särskilt de som arbetar med bokningar, känner till de nya arbetssätten och verksamhetens uppdaterade rutiner.
Förbered verksamhetens rutiner och planera inför start
Se över era befintliga rutiner och ta fram nya där det behövs, så att personalen vet hur olika situationer ska hanteras när digitala kallelser börjar användas.
☐ Ta fram en vårdtjänstöversikt/lathund så att bokningspersonalen vet hur respektive vårdtjänst fungerar på 1177.
☐ Gör verksamhetens frasminnen lättillgängliga för bokningspersonalen.
☐ Säkerställ att det finns en rutin för att kontrollera att bokningsunderlaget innehåller rätt information och länkar innan patienten bokas, eftersom informationen inte kan kompletteras i den digitala kallelsen i efterhand.
☐ Ta fram lokala rutiner för när personalen ska skriva ut och skicka en brevkallelse trots att ”Digital kontakt” är förvalt som kallelsesätt i bokningsunderlaget. Rutinen ska användas när patienten behöver få en brevkallelse som komplement till den digitala, exempelvis när vårdnadshavare behöver information om barnets besök eller när en patient med kognitiva svårigheter behöver informationen på papper.
☐ Ta fram en lokal rutin för hur formulärsvar ska hanteras. Rutinen behöver beskriva vem som ansvarar för att bevaka och läsa inkomna svar samt hur svaren ska dokumenteras i Cosmic, exempelvis genom en sammanfattning i journalen eller genom att bifoga hela formuläret.
☐ Säkerställ att det finns rutiner för att hantera och kontrollera avbokningar via 1177 i Planerade vårdåtgärder. Läs mer om Standardiserat filter i planerade vårdåtgärder- avbokningar via 1177
☐ Om ni använder eller ska börja använda omvänd kallelse behöver ni ta fram eller uppdatera era lokala rutiner för hantering av bokningsunderlag, bevakningsdatum och uppföljning av patienter som inte själva bokar en tid.
☐ Om ni använder samordnade besök, teambesök, gruppbokningar eller seriebokningar behöver ni se över era rutiner för hur dessa ska bokas och hur patienterna ska få sina kallelser och sms påminnelser (Cosmic reminders).
Viktigt! Planera vem/vilka som ansvarar för att gå igenom och uppdatera befintliga bokningsunderlag när digitala kallelser startar. Säkerställ att berörd personal vet hur vårdtjänsten ska växlas för att rätt kallelsesätt och länkbibliotek ska aktiveras.
Utbilda personalen inför digitala kallelser
När ni ska utbilda er personal inför starten med digitala kallelser i Cosmic ska ni utgå från det framtagna utbildningsmaterialet. Länk: Utbildningsmaterial – Digitala kallelser från Cosmic
Materialet är tänkt som ett stöd och kan anpassas efter verksamhetens lokala rutiner och de nya arbetssätt som införandet av digitala kallelser innebär.
Ni kan även komplettera materialet med egen information som är viktig för era medarbetare, exempelvis hur ni har valt att arbeta med olika typer av kallelser, vilka inställningar ni har på era vårdtjänster och vad personalen behöver tänka på vid bokning i Cosmic.
Det viktiga är att alla berörda medarbetare får den kunskap de behöver för att kunna arbeta enligt verksamhetens nya rutiner när digitala kallelser börjar användas.
Personalen behöver bland annat känna till
- när en digital kallelse skickas
- hur kallelsesätt fungerar
- när papperskallelse också behöver skickas
- hur fritext och frasminnen används
- hur länkar läggs till
- hur status på en digital kallelse kontrolleras
- vad man gör om informationen i en bokning blivit fel
- vilka särskilda arbetssätt som gäller i den egna verksamheten.
Länk: Utbildningsmaterial – Digitala kallelser från Cosmic
9. Informera patienterna
Informera era patienter om digitala kallelser och om möjligheten att välja bort pappersutskick i sina inställningar på 1177.se så tidigt som möjligt. Det finns två informationsblad med QR kod med direktlänk till patientens inställningssida på 1177.se. Sätt upp informationen i väntrummet, lägg dem i brevkallelsen och ha dem tillgängliga på behandling/undersökningsrum för att kunna ge till era patienter.
Ni hittar informationsbladen för utskrift under Stöd för införande
10. Startsäkring
Syfte med en startsäkring är att säkerställa att allt är redo inför starten av digitala kallelser i Cosmic. Använd checklistan innan verksamheten börjar med digitala kallelser. Det finns även en checklista till verksamhet under Stöd för införande.
Patientinformation
☐ Nödvändiga länkar finns i Cosmics länkbibliotek eller är beställda.
☐ Formulärflöden och arbetssättet kring hantering av formulärsvar är genomgångna och tydliga för personalen.
Kallelsetexter
☐ Regiongemensamma frasminnen används där det är möjligt.
☐ Verksamhetsspecifika frasminnen är skapade där det behövs.
Vårdtjänster och webbtidbok
☐ Berörda vårdtjänster och ID 55/58 är genomgångna.
☐ Eventuella ändringar är beställda och klara.
☐ E-tjänsterna "Boka tid" och/eller "Avboka/omboka" är kontrollerade i 1177 personalverktyg så att de är aktiverade.
☐ Om patienten har möjlighet att omboka eller boka tid hos er, finns det flera bokningsbara tider utlagda i ert schema i Cosmic.
☐ Hitta till oss och anmälningsinformationen är korrekt.
Arbetssätt och personal
☐ Särskilda bokningsflöden är genomgångna.
☐ Lokala rutiner och lathundar finns eller är uppdaterade.
☐ Berörd personal är informerad och utbildad.
☐ Personalen vet var manualer och support finns.
När punkterna ovan är klara är verksamheten förberedd för start.
Cirka två veckor efter starten följer ni upp införandet tillsammans med projektgruppen.
När digitala kallelser har startat
Hantera befintliga bokningsunderlag vid starten av digitala kallelser
När digitala kallelser börjar användas behöver ni gå igenom era befintliga bokningsunderlag som ännu inte har bokats. Detta för att säkerställa att rätt kallelsesätt och länkbibliotek aktiveras.
Gör följande från och med startdagen:
☐ Gå igenom befintliga bokningsunderlag i Planerade vårdåtgärder som ännu inte har bokats.
☐ Öppna bokningsunderlaget och växla till en annan vårdtjänst och sedan tillbaka till den aktuella vårdtjänsten. Bokningsunderlaget behöver inte sparas mellan växlingarna.
☐ Kontrollera att rätt kallelsesätt visas och att bokningsunderlaget innehåller den information och de länkar som patienten behöver inför vårdkontakten.
☐ Säkerställ att detta görs innan patienten bokas och den digitala kallelsen skickas.
Om ni använder omvänd kallelse behöver ni även tänka på följande:
☐ Växla vårdtjänst även i befintliga bokningsunderlag för omvänd kallelse.
☐ Kontrollera bevakningsdatumet. Om datumet redan har passerat skickas inte den omvända kallelsen automatiskt vid starten.
☐ Ta ställning till om kallelsen ska skickas direkt eller om bevakningsdatumet behöver flyttas fram.
☐ Om kallelsen ska skickas direkt behöver bokningsunderlaget uppdateras, exempelvis genom att flytta fram bevakningsdatumet till dagens datum, och därefter sparas på nytt.
☐ Kontrollera att rätt fritext och länkar finns i bokningsunderlaget innan den omvända kallelsen skickas.
Viktigt: Ha en rutin för när vårdtjänsten ska växlas eller bokningsunderlaget uppdateras inför vårdkontakten. Det säkerställer att patientens aktuella val av kallelsesätt på 1177.se visas i bokningsunderlaget.
Arbeta med digitala kallelser
När införandet är klart kommer instruktioner, information och utbildningsmaterial att uppdateras löpande i takt med nya versioner och funktioner i Cosmic.
Frågor och svar
Varför ska vi inte använda fältet Särskild information?
Digitala kallelser har ingen förhandsgranskning. Om all information som skrivs till patienten skrivs i fältet ”Fritext till vald kallelse” och pennikonen används, så får ni en förhandsgranskning av den information som skickas med både i den digitala kallelsen och papperskallelsen.
Om jag bokar i förfluten tid, går det iväg en digital kallelse till patienten då?
Nej. Om ni bokar i förfluten tid med en vårdtjänst som skickar en digital kallelse så kommer den inte skickas iväg.
Hembesök, kan vi inte skicka digital kallelse för det?
Nej, för hembesök måste ni använda en specifik vårdtjänst för hembesök, som inte är upplagd för visning i Bokade tider på 1177.se och kontakttyp hembesök. Orsaken är att det inte finns någon digital mall för hembesök än (kommer troligtvis i någon version av Cosmic uppgradering våren 2027).
Hur uppdaterar jag fritext och länkar i separata bokningsunderlag i en serie- samplanering?
- Du kan uppdatera detta på de enskilda bokningsunderlagen via knappen Kallelsebrev.
Om patienten inte valt att bocka i ”Välj att inte få brev…” på 1177.se så kommer inte alternativet digital kallelse upp i kallelsesätt som förvalt?
När patienten inte valt bort papper blir kallelsesättet (Inget) i Cosmic, personalen vet därmed att ett kallelsebrev behöver skrivas ut och skickas med brevpost, även om vårdtjänsten skickar en digital kallelse.
Om patienten har aktiverat aviseringar från 1177 kommer patienten att få en notifiering om ett nytt meddelande i 1177 Inkorg, även om pappersutskick inte har valts bort?
Ja det stämmer, alla meddelanden till 1177 Inkorg genererar en avisering. En digital kallelse skickas på alla vårdtjänster som är upplagda för visning i Bokade tider på 1177.se, även om patienten inte valt bort papper.
Kan man ändra ett förvalt kallelsesätt, exempelvis ändra till brev fast patienten har valt bort papper?
Kallelsesätt går att ändra manuellt även om det är förvalt.
Om man lägger till en felaktig länk, kan man ta bort den och lägga till en ny under tiden man skapar ett bokningsunderlag?
Så länge ni inte har klickat på Boka/Spara i bokningsunderlaget så kan ni ändra länkar i bokningsunderlaget.
Är det däremot bokat måste det avbokas. Fyll i bokningsunderlaget med rätt information och länkar, boka igen.
Alternativt om en eller flera formulärlänkar är missade så går det att skicka formulären direkt från 1177 formulärhantering. Skriv i meddelanderutan till inkorgsmeddelandet att formulären ska besvaras inför besök X och hänvisa till kallelsen för mer information.
Kan man öppna en länk när man skapar ett bokningsunderlag för att kontrollera att det är rätt formulär?
Det finns ingen visningsvy av formulär i Cosmic. Namnet på formulärlänken är samma/liknande som i 1177 formulärhantering. Vill ni titta på formuläret så måste ni logga in i 1177 formulärhantering.
Hur ska vi veta vad patienten kan göra med sina bokade tider?
Det är viktigt att ALLA som bokar eller skapar bokningsunderlag vet hur vårdtjänsten är upplagd på 1177.se.
Förslag på lathunden finns under Resursplanering, se dokument Vårdtjänstöverblick för webbtidbok vid bokning i Cosmic.
Fler frågor om digitala kallelser hittar ni här:
Support och felanmälan
Frågor om digitala kallelser i Cosmic
Ställ frågor till sektion e-hälsa via Tjänstekatalogen.
Tekniska fel
Använd ordinarie felanmälan i Tjänstekatalogen.
Mer information
- Resursplanering- manualer
- Resursplanering- utbildningsmaterial, förteckning länkar Cosmics länkbibliotek, vårdtjänstöverblick
- Stöd vid införande- Checklista till verksamhet, informationsblad till patient, förklaring av ID55/58 och lathund för inställningar ID55/58.-