Här finns vägledning för hur vårdpersonal ska hantera ärenden i Min vård.
Bemanning och svarstider
Bemanning
Inkorgen bemannas av vårdpersonal inom vårdcentralen under gällande bemanningstid, vardagar kl. 08.00-16.30.
Vårdcentralen ansvarar för att planera bemanning och schemaläggning för att inkomna ärenden kan hanteras löpande under bemanningstiden.
Varje vårdcentral ska ha en lokal rutin för daglig bevakning av inkomna ärenden. Rutinen ska säkerställa att samtliga ärenden tas omhand och inkorgen ska dagligen kontrolleras utan inställda filter.
Svarstider
Samtliga ärenden ska påbörjas samma dag de inkommer med målsättningen att invånare ska få en snabb respons på ärendet. Vårdcentralen ansvarar för daglig bemanning och hantering av ärenden till samtliga professioner.
Detta gäller alla typer av ärenden. Ärenden som inkommer via sök vård/triage ska hanteras utifrån den prioritet som bedömningen resulterar i.
Stängning av vårdcentral
Vid planerad stängning av vårdcentral, till exempel vid utbildning, ska inkomna ärenden hanteras av annan vårdcentral genom filtrering av ärenden. Verksamhetschef ansvarar för att den vårdcentralen är informerad och att vårdpersonal har tilldelats behörigheter mellan samarbetande vårdcentraler.
Systemadministratör på den stängande vårdcentralen tilldelar behörigheter till personal på den samarbetande vårdcentralen.
Inkorgen
Inkorgen är uppdelad i två delar, Mina meddelanden och Gemensam inkorg.
Mina meddelanden
Här hittar du ärenden du själv har plockat upp och ansvarar för. Här kan du fokusera på dina ärenden utan att störas av nya ärenden.
Gemensam inkorg
Visar alla ärenden som delas av mottagningen. Här finns både påbörjade ärenden – ärenden som någon har påbörjat att hantera och sedan lagt tillbaka – och nya ärenden som inte har påbörjats.
Sortera inkorgen
Genom att sortera listan med ärenden kan arbetet förenklas. Du kan sortera ärendena både i Mina meddelanden och i Gemensam inkorg. Du kan välja att sortera på:
- vilken prioritet ärendet har
- tid sedan ärenden initierades
Filtrera inkorgen
När du loggar in är inkorgen ofiltrerad, du ser alla ärenden i den gemensamma inkorgen. Genom inkorgens olika filter kan du välja vilka ärenden som visas i inkorgen utifrån till exempel kontaktorsak. Ett inställt filter ligger kvar mellan in- och utloggning förutsatt att du loggar in på samma dator. Filtrering kan göras utifrån:
- patientens personnummer
- mottagning - filtrering görs utifrån de mottagningar du har behörighet till.
- kontaktorsak – möjlighet att filtrera utifrån de kontaktorsaker du hanterar.
- etiketter – möjlighet att filtrera fram ärenden som har tilldelats profession eller team
Det är viktigt att tänka på att:
- Filtrering av inkorgen anpassas efter vårdcentralens arbetssätt och lokala rutiner.
- Vårdcentralen behöver ha en lokal rutin för att dagligen kontrollera den gemensamma inkorgen utan aktiva filter. Detta för att säkerställa att alla inkommande ärenden uppmärksammas och hanteras, oavsett vilken kontaktorsak de har eller om de har tilldelats en etikett. Klicka på ”Rensa filter” för att ta bort alla inställda filter.
- Filter kan innebära att vissa ärenden inte visas i inkorgen. Det är därför viktigt att förstå hur filtreringen fungerar och vilka ärenden som visas respektive döljs.
- Radera inga kontaktorsaker. Om det finns behov av att ändra eller ta bort kontaktorsaker ska detta först diskuteras med förvaltningen.
Hantering av alla inkommande ärenden och vidare fördelning
Om en person på vårdcentralen ansvarar för att hantera alla inkommande ärenden och fördela dem vidare till rätt kollega kan det göras på två sätt:
- Överlämna till en specifik person: Ärendet försvinner från den gemensamma inkorgen och den ansvariga personen hittar det under Mina meddelanden.
- Tilldela en etikett: Ärendet ligger kvar i den gemensamma inkorgen med en etikett. Den eller de personer som ska hantera ärendet filtrerar fram det med hjälp av filtrering av etiketter.
Rekommendation: Arbeta med en ofiltrerad inkorg för att säkerställa att alla inkommande ärenden uppmärksammas och fördelas vidare.
Hantering av överlämnade ärenden till person
När ett ärende överlämnas till dig hittar du det under Mina meddelanden. Här samlas de ärenden som har tilldelats dig. Under Mina meddelanen kan du filtrera ärenden på samma sätt som i den gemensamma inkorgen.
Hantering av nya ärenden utifrån din profession
Om du hanterar nyinkomna ärenden utifrån din profession behöver du filtrera den gemensamma inkorgen utifrån de kontaktorsaker som du ansvarar för. Då visas inkommande ärenden med de valda kontaktorsakerna.
Hantering av ärenden med etikett
Det finns framtagna etiketter som möjliggör kategorisering av ärenden till profession eller team. Ett ärende tilldelas en etikett genom att lägga till en etikett längst upp i ett ärende.
Om vårdcentralen använder sig av etiketter för att fördela ärenden kan inkorgen filtreras utifrån den etikett som är relevant.
Hantering av nya ärenden utifrån din profession och ärenden med etikett
Om du hanterar både nya inkommande ärenden och ärenden som har tilldelats en etikett behöver du ta hänsyn till hur filtreringen fungerar. Det går inte att kombinera filtrering på kontaktorsaker och etiketter så att båda urvalen visas oberoende av varandra. Om du filtrerar på kontaktorsaker kan du därför missa ärenden med andra kontaktorsaker som har tilldelats en etikett för din profession.
Rekommendation: Om vårdcentralen använder etiketter för att fördela ärenden är rekommendationen att filtrera inkorgen utifrån etiketter istället för kontaktorsaker. Välj din profession/team samt Inga etiketter för att se ärenden som har tilldelats din profession/team som ännu inte fått någon etikett. Det innebär att du kan se fler ärenden är de som är direkt relevanta för din profession. Fördelen är att risken minskar för att ärenden missas på grund av att de inte visas med ett aktivt filter för kontaktorsaker.
Etiketter
Det finns framtagna etiketter vilket möjliggör för kategorisering av ärenden till profession eller team. Lokal administratör på vårdcentralen aktiverar de etiketter vårdcentralen önskar använda.
Följande etiketter finns framtagna:
- Sjuksköterska
- Arbetsterapeut
- Fysioterapeut/sjukgymnast
- Läkare
- Pyskosocial resurs
- Administratör
- Rehabkoordinator
- Diabetessköterska
- Astmasköterska
- Inkontinenssköterska
- Distriktssköterska
- Team 1-7
För att kategorisera ett ärende kan du tilldela det en etikett:
- Öppna det aktuella ärendet.
- Gå till etiketter längst upp i ärendet.
- Välj den etikett som ärendet ska tilldelas.
När ärendet har tilldelats en etikett kan du filtrera inkorgen utifrån etiketter för att enkelt hitta ärenden till en viss profession eller ett team.
Ombud
Den nuvarande ombudsfunktionen är inte kopplad till Ineras Personuppgiftstjänst. Det innebär att funktionen inte kontrollerar om personen har rätt att företräda patienten. Ombudet är alltså inte verifierat och det finns idag ingen automatiskt kontroll om vem ombudet får företräda.
Inom en snar framtid kommer övergång att ske till en lösning med verifierat ombud. Då kommer det att kontrolleras att ombudet har rätt att företräda patienten.
Sök vård för nya besvär via ombud
Ärenden med ombud kan skickas in via sök vård-flödet. När det kommer in ett ärende som ett ombud skickat in behöver det säkerställas om ombudet har rätt att företräda patienten.
Inbjudan med ombud
Det går att skicka en mötesinbjudan till ett videobesök till ett ombud, till exempel när patienten är ett barn och en vårdnadshavare ska delta i ett videobesök.
Så här bjuder du in en patient med ombud
1. Under Lägg till deltagare välj Patient med ombud.
2. Skriv in patientens personnummer och namn samt ombudet personnummer eller mobilnummer. Om ombudet inte är registrerat sedan tidigare, lägg till det på samma sätt som en patient läggs till. Ombudet loggar in med sina uppgifter för att komma till mötet.
Skillnad mellan ombudsläget i Visiba och via 1177
Det är viktigt att skilja mellan ombudsfunktionen i Visiba och ombudsläget via 1177.
Ombud i Visiba: gör det möjligt att bjuda in en patienten i ett videobesök eller att ombudet skickar in ett ärende via Sök vård för nya besvär för en patient. I övriga ärenden går det inte att agera ombud. I den nuvarande lösningen kontrolleras inte automatiskt om ombudet har rätt att företräda patienten.
Ombudsläge via 1177: ombud kan inte skapa ärenden via ombudsläge via 1177. Ombudet behöver därför lämna ombudsläget på 1177 för att komma till Min vård för att kunna skapa ett ärende som overifierat ombud.
Frasbibliotek
Lokal administratör på vårdcentralen har möjlighet att lägga in fraser som hela vårdcentralen kan använda sig av. Fraserna är avsedda att fungera som stöd i det dagliga arbetet.
Fraser för dialog med patienter
Förslag på formuleringar som kan användas som stöd i kommunikationen med patienter.
Frasförslag kommer inom kort
Fraser med medicinskt grundade egenvårdsråd
Fraserna innehåller förslag på formuleringar som innehåller egenvårdsråd med medicinsk grund. Vårdpersonal ansvarar alltid för att bedöma om en fras eller ett egenvårdsråd är lämpligt utifrån den enskilda patientens situation. Justeringar kan behöva göras utifrån ärendets karaktär och vårdpersonal ansvarar för vilka råd som ges till patienten i varje enskilt ärende.
Frasförslag kommer inom kort
Formulär
Det finns möjlighet att skicka ut formulär i Min vård. Formulär ska användas för att samla in information från invånaren som en del av dialogen.
Formulärfunktionen i Min vård används för enkla och kortare formulär. För formulär som kräver särskilt licens, innehåller beräkningar eller skattningsskalor samt är omfattande eller komplexa ska 1177 formulärhantering användas.
För att skicka ut ett formulär som finns i 1177 formulärhantering kan en förformulerad fras tas fram innehållande en länk till formuläret.
Läs mer om hur länkar till formulär beställs.
Formulär i Min vård skapas av förvaltningen. Behov av nya formulär skickas in via tjänstekatalogen till e-hälsa som bedömer i vilket system formuläret lämpligast läggs in.
Vårdinitierade meddelanden
Vårdinitierade ärenden ska inte hanteras i Min vård, om det inte finns en föregående dialog med invånaren i systemet och meddelandet är kopplat till det ärendet.
Utskick, kallelser och frågor som vården initierar ska hanteras via personalverktyget.
Läs mer om meddelanden via 1177 personalverktyget.
Dokumentation i Cosmic
Dialoger och videomöten med patienter ska dokumenteras i Cosmic enligt gällande rutiner för journalföring.
Dokumentera enligt följande:
- Välj lämplig distanskontaktsmall, t ex Distanskontakt - Rådgivning.
- Summera chatten på samma sätt som vid ett telefonsamtal med patient. Dokumentera på lämpliga sökord.
- Ange relevanta diagnos- och åtgärdskoder.
Läs mer om vårddokumentation i Cosmic
Samtycke
Det inhämtas inte automatiskt något samtycke från patienten i Min vård. Vid behov av att ta del av anteckningar från annan vårdgivare eller NPÖ behöver samtycke inhämtas i dialog med patienten.
Samtycket dokumenteras i Cosmic under Samtyckeshantering.
Bifogad bild från patient
Bifogad bild från patient sparas i ärendet i Min vård. Ärenden anonymiseras 6 månader efter avslutat ärende. Patienttagna bilder får inte överföras till Cosmic.