För att komma igång med digitala formulär via 1177 formulärtjänst beställ system, behörigheter och formulär via de olika beställningsformulären.
Du kan lägga till 1177 formulärtjänst på intranätet under "Mina system".
Aktivera enhet
För att aktivera 1177 formulärtjänst behöver enheten vara vårdande enhet eller kopplad till en vårdande enhet.
Minst en, gärna flera personer på enheten behöver utbildas i systemet.
- Fyll i formuläret "Aktivera enhet".
- Beställ de formulär ni önskar använda via formuläret "Beställ formulär".
- Ta fram rutiner för hantering av formulärsvar, journalföring och gallring av uppgifter.
- Om formulärsvar ska bifogas till patientens journal behöver en låst mellanlagringsmapp skapas.
- Boka tid med systemförvaltare för introduktion i systemet.
Beställ behörigheter
Vid aktivering av ny enhet anges behörighetsönskemål i formuläret "aktivera enhet".
Behöver ni lägga till eller ta bort behörigheter i efterhand använd formuläret "beställ eller ta bort behörighet".
För att kunna få behörighet i 1177 formulärtjänst krävs att medarbetaren har medarbetaruppdrag vård och behandling eller kvalitetsregister på den aktuella enheten.
I formulärtjänst finns möjlighet att dela ut generell behörighet, då får alla medarbetare på enheten med korrekt medarbetaruppdrag automatiskt tillgång (och behöriget försvinner när uppdrag försvinner). Alternativt delas behröighet ut var för sig till specifika personer.
Medarbetare kan ges behörighet att skicka formulär (Utskick) eller se formulärsvar (uppföljning) eller båda.
Beställ formulär
Vid aktivering av ny enhet anges behörighetsönskemål i formuläret "aktivera enhet".
Önskar ni lägga till ytterligare formulär använd formuläret "beställ formulär".
De formulär som erbjuds via Nationell formulärsamling (NAFS) kan delas ut direkt liksom många andra formulär som redan används i regionen.
Om frågorna är upphovsrättsskyddade eller belagda med licenskrav behöver ni först säkerställa nyttjanderätt. Det är beställande/användande verksamhets ansvar att ta reda på om nyttjanderätt behöver avtalas.
Har ni behov av ett eget/lokalt formulär kan det skapas utifrån ert underlag. Ska bilder ingå behövs även underlag för dessa. (Glöm inte att säkerställa eventuell nyttjanderätt). Design av lokala formulär hanteras enligt prioriteringsordning.
Enklare beräkningsformler kan byggas in. Beställare ansvarar alltid för test av formulär.
Välj utskicksmetod
Det finns flera olika sätt att skicka formulären.
Alternativ a-b-c hskickas till invånarens inkorg. De olika alternativen har olika fördelar och det är verksamhetens behov som avgör vilket som passar bäst.
Det går att kombinera flera alternativ.
a, direktutskick från Formulärtjänsten. (ett formulär i taget) Det finns möjlighet att lägga in ett kort fritextmeddelande vid utskick annars står det förifyllt ”välkommen att besvara ditt formulär, hälsningar xxx-mottagning”. Bästa alternativet om man vill kunna skicka påminnelser.
b, paketutskick från Formulärtjänsten. (ett eller flera formulär) Vill ni använda denna variant så skapas en eller flera paketmallar åt er med förformulerade meddelanden till patienten, ni väljer själva vad det ska stå men meddelandet kan inte innehålla länkar och ni måste kontakta förvaltningsteamet om ni vill ändra i texten. Det går att ställa in dag och tid för utskick samt skicka påminnelser.
c, meddelande från personalverktyget med länkar till formulären. Ni skapar själva meddelandemallen och kan redigera den som ni vill, kan även innehålla länkar till annat, exempelvis patientinformation på 1177.se. Kan också vara en regional mall (tex kallelse/meddelande om bokad tid). Bästa alternativet om ni vill kunna ändra meddelandet och jobba med frasminnen. Osmidigt att skicka påminnelser. Invånaren har möjlighet att påbörja sitt formulär/svara mer än en gång.
d, fristående länk. En länk till formuläret kan placeras på valfri plats, exempelvis på en webbsida eller som en qr-kod på papper. Länken kan även läggas in i chat/meddelande via 1177 direkt. Osmidigt att skicka påminnelser. Invånaren har möjlighet att påbörja sitt formulär/svara mer än en gång.
Inaktivera enhet
- Hantera alla inkomna formulärsvar och kontrollera att inga formulär ligger ohanterade.
- Fyll i formuläret "Inaktivera enhet i 1177 formulärtjänst" som skickas till förvaltningen för 1177 Formulärtjänst.
- Tänk på att ändra/ta bort eventuella länkar till enhetens formulär i meddelandemallar och ärendetyper.
- Förvaltningen återkopplar när samtliga formulär är avpublicerade och enheten är inaktiverad.