Navigera till sidans huvudinnehåll

Stöd vid införande av 1177 formulärtjänst

För att komma igång med digitala formulär via 1177 formulärtjänst beställ system, behörigheter och formulär via de olika beställningsformulären.

Har du frågor kring systemet eller arbetssät kontakta förvaltningen.

Du kan lägga till 1177 formulärtjänst på intranätet under "Mina system".

Aktivera enhet i 1177 formulärtjänst

För att aktivera 1177 formulärtjänst behöver det finnas en vårdenhet i HSA-katalogen (krävs att enheten är just en ”enhet”).

Minst en, gärna flera personer på enheten behöver utbildas i systemet.

  • Fyll i formuläret "Aktivera vårdenhet i 1177 formulärtjänst" 
    • Ange om generell behörighet ska tillämpas (alla på enheten med medarbetaruppdrag vård och behandling ges tillgång) eller om specifika personer ska ges behörighet. 
    • Förvaltningen aktiverar den nya enheten och skapar behörigheter.

  • Beställ de formulär ni önskar använda via formuläret "Beställ formulär".
    • Om önskade formulär finns tillgängliga läggs dessa in på er enhet.
    • Om önskade formulär behöver skapas eller om befintliga formulär behöver redigeras ska tydligt underlag bifogas med beställning. Beställare ansvarar för att kontrollera innehåll innan formuläret aktiveras. Systemförvaltare granskar underlaget och återkopplar till beställare om det önskade formuläret är möjligt att skapa och när det isåfall uppskattas vara tillgängligt.

  • Ta fram rutiner för hantering av formulärsvar, journalföring och gallring av uppgifter.
  • Om formulärsvar ska bifogas till patientens journal behöver en låst mellanlagringsmapp skapas. 

Nationell formulärsamling (NAFS) 

Nationell formulärsamling är ett bibliotek med kvalitetssäkrade digitala formulär för att samla in patientdata. Tjänsten tillhandahålls av SKR i 1177 formulärtjänst. Alla formulär i tjänsten är validerade, fria att använda och rekommenderade i Nationellt system för kunskapsstyrning hälso- och sjukvård. 

Vilka formulär som erbjuds finns på SKR:s webbplats för Nationell formulärsamling.

Dessa formulär kräver inget utredningsarbete utan kan delas ut till alla regionens verksamheter direkt vid beställning.

Gemensam nationell formulärbank

Utöver NAFS så finns väldigt många formulär redan framtagna av andra regioner, framförallt när det gäller standardiserade skattningsskalor eller frågebatterier. 

I många fall kan sådana formulär användas direkt efter beställning.

Om frågorna är upphovsrättsskyddade eller belagda med licenskrav behöver ni först säkerställa nyttjanderätt. Det är beställande/användande verksamhets ansvar att ta reda på om nyttjanderätt behöver avtalas.

Lokala/regionala formulär

Har ni behov av ett eget/lokalt formulär skapas detta av förvaltningsteamet utifrån ert underlag. Ska bilder ingå behövs även underlag för dessa. (Glöm inte att säkerställa eventuell nyttjanderätt). Design av lokala formulär hanteras enligt prioriteringsordning.

Enklare beräkningsformler kan byggas in. Verksamheten ansvarar alltid för test av formulär.

Utskicksmetoder

Det finns flera olika sätt att skicka formulärlänkarna. Alternativ a-b-c hskickas till invånarens inkorg. De olika alternativen har olika fördelar och det är verksamhetens behov som avgör vilket som passar bäst. Det går att kombinera flera alternativ.

a, direktutskick från Formulärtjänsten. (ett formulär i taget)  Det finns möjlighet att lägga in ett kort fritextmeddelande vid utskick annars står det förifyllt ”välkommen att besvara ditt formulär, hälsningar xxx-mottagning”. Bästa alternativet om man vill kunna skicka påminnelser.

b, paketutskick från Formulärtjänsten. (ett eller flera formulär) Vill ni använda denna variant så skapas en eller flera paketmallar åt er med förformulerade meddelanden till patienten, ni väljer själva vad det ska stå men meddelandet kan inte innehålla länkar och ni måste kontakta förvaltningsteamet om ni vill ändra i texten. Det går att ställa in dag och tid för utskick samt skicka påminnelser. 

c, meddelande från personalverktyget med länkar till formulären. Ni skapar själva meddelandemallen och kan redigera den som ni vill, kan även innehålla länkar till annat, exempelvis patientinformation på 1177.se. Kan också vara en regional mall (tex kallelse/meddelande om bokad tid). Bästa alternativet om ni vill kunna ändra meddelandet och jobba med frasminnen. Osmidigt att skicka påminnelser. Invånaren har möjlighet att påbörja sitt formulär/svara mer än en gång.

d, fristående länk. En länk till formuläret kan placeras på valfri plats, exempelvis på en webbsida eller som en qr-kod på papper. Länken kan även läggas in i chat/meddelande via 1177 direkt. Osmidigt att skicka påminnelser. Invånaren har möjlighet att påbörja sitt formulär/svara mer än en gång.

Inaktivera enhet i 1177 formulärtjänst

  • Hantera alla inkomna formulärsvar och kontrollera att inga formulär ligger ohanterade.
  • Fyll i formuläret "Inaktivera enhet i 1177 Formulärtjänst" som skickas till förvaltningen för 1177 Formulärtjänst.
  • Tänk på att ändra/ta bort eventuella länkar till enhetens formulär i meddelandemallar och ärendetyper.
  • Förvaltningen återkopplar när samtliga formulär är avpublicerade och enheten är inaktiverad.