Patientdata i relation till kvalitetsarbete, rutin

Bakgrund

Som huvudman för hälso- och sjukvården innehar Region Jönköpings län ett ansvar avseende systematiskt kvalitetsarbete enligt Hälso- och sjukvårdslagen (5 kap. 4 §). Kvalitetsarbete (kartläggning, utvärdering, tolkning av data, uppföljning och faktisk förändring av specifik process inom verksamheten) kan bedrivas inom en klinik eller involvera flera verksamhetsområden i vår organisation och kan utföras av olika personalkategorier. Syftet med kvalitetsarbeten inom Region Jönköpings län är att öka kvalitet och utveckla vård, med fokus på patienten, på kort och/eller lång sikt. Exakta former för kvalitetsarbeten måste definieras i det enskilda fallet utifrån berörd verksamhets behov och arbetet ska ske med en adekvat systematik.

Kvalitetsarbeten kan benämnas på olika sätt. Ibland används ordet förbättringsarbete/utvecklingsarbete och ibland begreppet arbete enligt vetenskapliga principer. Det senare används inom regionens vidareutbildning av läkare. I vår organisation finns även studenter. Studenternas examensarbete syftar till att utveckla den enskilda studentens kunskaper avseende vetenskapliga metoder och dess förmåga till kritisk granskning, men även till att utveckla vården. Oavsett benämning betraktar Region Jönköpings län dessa arbeten som kvalitetsarbeten. Genomförande av kvalitetsarbete kan innebära att patientuppgifter inhämtas och bearbetas.

Notera

• I undantagsfall kan ett kvalitetsarbete vara en del i ett forskningsprojekt och då faller det under Etikprövningslagen (2003:460). Arbeten vilka faller under Etikprövningslagen omfattas inte av detta dokument (https://etikprovningsmyndigheten.se/). Förfrågan om åtkomst till känsliga personuppgifter för forskning skickas till ForskningsDataCenter enligt etablerad rutin: https://folkhalsaochsjukvard.rjl.se/forskning-kompetens-och-utveckling/Forskning/?accordionAnchor=111422
• Vid genomförandet av definierat kvalitetsarbete ska Region Jönköpings läns riktlinjer avseende hantering av personuppgifter efterföljas (https://www.rjl.se/om-oss/kontakta-oss/personuppgifter-och-dataskyddsombud/).
• Om arbetet innefattar data från nationella kvalitetsregister ska respektive registers regelverk efterföljas.

Rutin

• Kvalitetsarbetet måste vara väl specificerat och definierat och ska ske på uppdrag av berörd verksamhetschef/direktör. För alla kvalitetsarbeten ska tillhörande blankett fyllas i och diarieföras.

Den verksamhetschef/direktör som ger i uppdrag att genomföra kvalitetsarbetet ansvarar för diarieföringen. Detta görs enklast genom att upprätta kontakt med respektive registrator.

• I de fall då flera kliniker är involverade i definierat kvalitetsarbete signerar tillhörande direktör/direktörer.
• Det ska i tillhörande blankett tydligt framgå vem som ges i uppdrag att genomföra kvalitetsarbetet, vem som ges i uppdrag att hämta ut personuppgifter från vårdens system om annan än ovan samt vilken information som avses hämtas ut för definierat kvalitetsarbete.
• Då kvalitetetsarbetet förutsätter att data hämtas direkt från den elektroniska journalen ska detta ske på följande sätt:

Medarbetaren som ska hämta data ur Cosmic loggar in med sin ordinarie inloggning. Åtkomst till personuppgifter för definierat kvalitetsarbete dokumenteras inte i patientens journal. Spårbarheten till åtkomst säkras via tillhörande blankett som fyllts i, godkänts och diarieförts.