Cosmic webbtidbok, rekommendation

Introduktion

I rutinbeskrivning Cosmic Webbtidbok beskrivs endast de moment som måste utföras för att det ska vara möjligt att boka i Cosmic Webbtidbok via 1177. När det gäller grundläggande funktioner i resursplanering hänvisas till grundmanualen för resursplanering på intranätet/Manualer och rutiner/Resursplanering.

Schemaläggning, skapa schemamall/lägga schema direkt i resurstidbok

För att det ska vara möjligt att boka och omboka i 1177 måste Tidsätta tider användas och fyllas i och Använd uppskattad tidsåtgång vara i bockad.

Bild 1 Uppskattad tidsåtgång och tidsätta tider

Vid schemaläggning med schemamarkerare eller i vårdtjänsttidböcker måste tidsättning av tider vara ifyllt för att bokning och ombokning ska vara möjligt via 1177. Tidsintervall måste anges och även vem som får boka före och efter tidsgränsen.

Ägande är vården och lånande är patienten.

Ägande och lånande innebär att både vården och patienter kan boka sig.

Ingen innebär att varken vården eller patienter kan boka in sig.

Lånande innebär att bara patienter kan boka in sig via 1177.

Se exempel nedan där är det endast möjligt för ägande, vården, att kunna boka in en tid mer än 30 dagar före tidsgränsen. Både ägande och lånande kan boka 30 dagar efter tidsgränsen, d.v.s. den närmsta månaden.

Bild 2 Behörighets- och tidssättning av tider

När patienter ska kunna boka in sig det närmsta dygnet på akuta tider välj då timmar istället för dagar t.ex. 24 timmar eller om tiden endast ska vara bokningsbar samma dag 8 timmar.

För att invånare som får erbjudande om hälsosamtal ska hinna ta prover och svara på frågor innan besöket måste de boka tiden minst fyra veckor innan besöket.

Välj Ägande och lånande före tidsgränsen, tidsgräns 28 dagar (4 veckor), och Ägande efter tidsgränsen.

Nedan visas schemat med behörighets- och tidssättning av tider, procenttecknet visar att tiden är tidssatt. Denna bild är hämtad från en schemamall.

Bild 3 Procenttecken

Nedan visas schemamarkerare i resurstidbok som är behörighets- och tidssatt. Den röda ikonen betyder att tiden är behörighets- och tidssatt.

Bild 4 Den röda ikonen = tiden är behörighets- och tidssatt

Schemaläggning av schemamarkörer som tillåter bokning med bokningsunderlag via 1177 (omvänd kallelse)

Tidsättningen på schemamarkerare som tillåter bokning med bokningsunderlag (omvänd kallelse), ger invånarna möjlighet att boka sin tid utifrån bevakningsdatumet i bokningsunderlaget.

Hur vårdtjänsterna är konfigurerade finns i verksamhetens ID55/58, se kolumnrubrik: Giltighetstid för BU (gäller även ombokning) Antal dagar före Bev/Bok datum och Giltighetstid för BU (gäller även ombokning) Antal dagar efter Bev/Bok datum.

Bild från ID55/58

Vår rekommendation är att tidssättningen är minst 90 dagar, helst längre.

Vid frågor kontakta e-hälsa via tjänstekatalogen.

Schemaläggning i vårdtjänsttidbok

För att det ska vara möjligt att boka och omboka tider i 1177 måste Tidsätta tider användas och fyllas i och Använd uppskattad tidsåtgång vara i bockad. Procenttecknet visar att tiden är tidssatt.

Bild 5 Använd tidsåtgång och uppskattad tidsåtgång måste vara i bockad

Omvänd kallelse

För att kunna skriva ut omvänd kallelse behöver det finnas ett skapat bokningsunderlag. Bev/bok datum måste vara i nutid för att patienten skall kunna boka sin tid. Om bev/bok datum är i förfluten tid måste datumet flyttas fram. (Detta påverkar inte väntetidsuppföljningen, väntetiden räknas utifrån ursprungs-bev/bok datum för återbesök. För nybesök beräknas väntetiden från datum för vårdbegäran).

Om det inte finns något bokningsunderlag skapas ett nytt:

• Öppna upp det stora bokningsunderlaget
• Välj bev/bok datum
• Fyll i övriga fält
• Spara

Bild 6 Det stora bokningsunderlaget används som omvänd kallelse

Vid omvänd kallelse välj alltid Mottagningsbesök 1177 som Kontakttyp.

Bild 7 Kontakttyp mottagningsbesök 1177

• Klicka på Skriv ut
• Välj aktuell rapport
• Skriv ut den omvända kallelsen

Bild 8 Skriv ut/Aktuell rapport

Ändra kontakttyp

När vården skapat ett bokningsunderlag med kontakttyp Mottagningsbesök 1177 och patienten inte använder det måste vården ändra till kontakttyp Mottagningsbesök enskilt innan de bokar in och kallar patienten.

Gå in via planerade vårdåtgärder, markera aktuell patient, högerklicka och välj öppna snabbokningsbokningsunderlaget.

Bild 9 Planerade vårdåtgärder

Ändra kontaktyp Mottagningsbesök 1177 till Mottagningsbesök enskilt.

Bild 10 Ändra kontakttyp

Vårdåtagande mina vårdkontakter

Vid nybokning via webbtidbok utan bokningsunderlag skapas automatiskt vårdåtagandet Mina vårdkontakter. Vårdåtagandet Mina vårdkontakter ska alltid avslutas när patienten kommer på sitt besök och då skapas ett nytt ”riktigt” vårdåtagande.

Detta är endast aktuellt för exempelvis primärvården eller mottagningar som inte har remisstvång.

Koppla schemamarkerare

Vid schemaläggning med schemamarkerare är det en förutsättning att vårdtjänsten kopplas till aktuell schemamarkerare för att det ska vara möjligt att ny/omboka sig via 1177.se. Även en förutsättning för att det ska vara möjligt att använda sökfunktionerna för lediga tider. Det går att koppla flera vårdtjänster mot en och samma schemamarkerare. Kopplingen görs vid ett tillfälle och finns kvar tills den plockas bort.

Bild 11 Koppla schemamarkerare

Behörighetsprofil koppla schemamarkerare beställs via Tjänstekatalogen.

Notering, spärra tid i tidbok

Om notering läggs in i tidboken så är tiden fortfarande bokningsbar för invånaren på 1177. Om tiden inte ska vara bokningsbar måste Spärra tid användas, då syns inte tiden på 1177.

Bild 12 Notering, spärra tid

Grupphantering, kopierade bokningar, samplanering/seriebokning

Att använda sig av grupphantering, kopierade bokningar och samplanering/seriebokning fungerar inte i Cosmic webbtidbok. Dessa bokade tider visas endast i 1177.

Inaktivering av enhet, borttagande av resurs eller vårdtjänst

Om en enhet, resurs eller vårdtjänst/vårdtjänsttidbok ska Inaktiveras i Cosmic får vårdenheten skicka en beställning via Tjänstekatalogen.

Se rutinbeskrivning på intranätet/Cosmicsidan/Manualer och rutiner/Övergripande.

Standardiserat filter i planerade vårdåtgärder för att söka fram avbokningar via 1177

Gå in via Planerade vårdåtgärder.

Välj aktuell vårdande enhet och avbokningsorsak ”Patientrelaterade skäl 1177” och Ej bokad ska vara ifylld i kryssruta. Inga andra fält ska vara ifyllda.

OBS! Inga datum och lägg till.

Ändra kolumner och dra fram avbokningsorsak, ombokningsorsak samt Om-/avbokningskommentar som passar ditt arbetssätt.

Spara filter som = döp till avbokning 1177 samt aktuell enhet.

Stäng Planerade vårdåtgärder.

Öppna Planerade vårdåtgärder för att kontrollera filtret.

Välj filter och datum (bevakningsdatum) för att söka fram avbokningar via 1177.

Statistik över webbtidbokning

Den vårdande enhetens statistik över webbtidbokning finns att ta del av under Meny/Resursplanering/Statistik över webbtidbokning.