Cosmic Resursplanering - Inaktivering av enhet, rekommendation

Inledning

När en vårdande enhet ska inaktiveras i Cosmic är det viktigt, ur ett patientsäkerhetsperspektiv, att säkerställa att det inte finns några patienter som väntar på åtgärder kopplat till enheten.

Säkerställ att:

• Det inte finns några Bokade, Ej bokade samt Uteblivna vårdkontakter under Planerade vårdåtgärder kopplade till enheten.
• Det inte finns några Grupper kopplade till enheten.
• Det inte finns något Schema kopplat till enheten.
• Det finns inte några Spärrade tider eller Noteringar i tidböcker kopplat till

enheten.

Bokade patienter

Gå till Resursplanering/Planerade vårdåtgärder.

Bild 1. Viktiga parametrar att fylla i.
 

• Kontrollera att det är rätt Vårdande enhet.
• Välj Datum långt fram i tiden. Själva datumet beror på hur långt framöver ni har bokade vårdåtgärder. Lägg till ytterligare tid som säkerhetsmarginal.
• Viktigt att söka med Utökad sökning för datumvillkor och att inte fylla i Fr.o.m.
• Bocka i rutan Bokad.
• Klicka på Sök.

Så här flyttar du patienten

• Markera den bokade åtgärden.

Gå till Tidboken

Bild 2. Klicka på Tidbok nere i höger hörn.
 

• I Tidbok, högerklicka och välj Avboka.
• Ange avbokningsorsak Vårdenhetsrelaterade skäl.
• Ange i kommentarsfältet att Patienten ombokas till XX (den nya enheten).
• Bocka i att vårdåtgärden skall gå Tillbaka till väntelistan.
• Bocka i Öppna bokningsunderlaget.
• Klicka på OK.

Bild 3. Fyll i alla fält i dialogrutan Avbokningsorsak.
 

Klicka på OK och bokningsunderlaget öppnar sig.

Bild 4. Öppnat bokningsunderlag.
 

• Välj den enheten som patienten ska flyttas till.
• Välj Vårdtjänst (är kopplad till vårdande enhet).
• Klicka på Spara (knappen aktiveras när ändringen är gjord).
• Om patienten inte ska erbjudas en ny tid direkt, klicka på Stäng.
  Patienten finns i Planerade vårdåtgärder på den nya enheten.
• Om patienten erbjuds en ny tid direkt på den nya enheten, gå till tidboken via knappen Tidbok som aktiveras när man klickat på Spara.
• Boka in patienten på den nya enheten.

Bild 5. Boka in patienten på den nya enheten.
 

Upprepa stegen ovan tills resultat Inga poster funna under Planerade vårdåtgärder.

Bild 6. Inga poster funna.
 

Ej bokade patienter

• Kontrollera att det är rätt Vårdande enhet.
• Välj Datum långt fram i tiden. Själva datumet beror på hur långt framöver ni har bokade vårdåtgärder. Lägg till ytterligare tid som säkerhetsmarginal.
• Viktigt att söka med Utökad sökning för datumvillkor och att inte fylla i Fr.o.m.
• Bocka i rutan Ej bokad.
• Klicka på Sök.

Bild 7. Detta är viktiga parametrar att fylla i.
 

• Markera den planerade vårdåtgärden.
• Högerklicka.
• Välj Öppna snabbokningsunderlag.

Bild 8. Välj Öppna snabbokningsunderlag.
 

• Välj den enheten som patienten ska flyttas till.
• Välj Vårdtjänst (är kopplad till vårdande enhet).
• Klicka på Spara (knappen aktiveras när ändringen är gjord).

Bild 9. Öppnat snabbokningsunderlag.
 

Upprepa stegen ovan tills resultatet Inga poster funna under Planerade vårdåtgärder.

Bild 10. Inga poster funna.
 

Uteblivna vårdkontakter

Under denna flik finns alla de patienter som uteblivit från besök och som kassan har lagt tillbaka till väntelistan i Planerade vårdåtgärder.

Säkerställ att det inte finns några poster i fliken Uteblivna vårdkontakter. Om det finns poster kvar så ska de åtgärdas enligt gällande planering för patienten.

Bild 11. Uteblivna vårdkontakter.
 

• Välj fliken Uteblivna vårdkontakter i Planerade vårdåtgärder.
• Klicka på Sök.

Bild 12. Markera patienten.
 

• Markera patienten.
• Högerklicka.
• Ska patienten planeras om välj alternativ Planera om och följ instruktion ”Ej bokade patienter” enligt ovan.
• Är den uteblivna vårdkontakten inte längre aktuell, välj alternativet Makulera och svara Ja på frågan om bokningsunderlaget ska tas bort.

Upprepa stegen ovan tills resultatet Inga poster funna när ni utför sökning.

Bild 13. Inga poster funna.
 

Grupper kopplade till enhet

Bild 13. Patientlisten
 

• Klicka på ikonen för Grupper i Patientlisten alternativt via Meny/Patient/Grupper/Gruppadministration.

Bild 14. Gruppadministration.
 

• Välj Enhet och Vårdpersonal, klicka på Uppdatera.
• Ändra Enhet och vid behov Vårdpersonal.
• Klicka på Spara.
• Gruppen kan inte tas bort men kan inaktiveras genom att bocka ur Aktiv.

Ta bort befintligt schema från resurstidbok

När man har säkerställt att det inte finns kvar några planerade vårdåtgärder, bokningar eller uteblivna vårdkontakter är det viktigt att säkerställa att det inte ligger kvar något schema på enheten. Så länge det finns ett utrullat schema går det att boka oavsett om enheten finns eller inte. Det är viktigt att avboka/omboka patienterna innan borttagande av schema, annars kommer det finnas kvar ”schemarester” där det legat bokningar.

Enklaste sättet att säkerställa att det inte finns något schema är att ta bort bemanningen. OBS! Detta förutsätter att resurser enbart har schema på den vårdande enhet som ska inaktiveras för att detta sätt ska rekommenderas! Tas bemanningen bort dygnet runt alla dagar i veckan kommer samtliga scheman som finns på resursen tas bort, inte bara scheman som tillhör den vårdande enheten.

Gå in under Resursplanering/Administration/Bemanning/Bemanna – Schemamallar.

Bild 15. Bemanna schemamallar.
 

Bild 16. Ta bort bemanning.
 

• Välj Enhet.
• Välj en Mall.
• Välj aktuell resurs under Personal, ingen roll.
• Fyll i Tidsperiod och välj ett datum långt efter det egentligen ska finnas ett schema.
• Bocka i Hela dygn.
• Bocka i samtliga dagar i veckan
• Välj Ta bort bemanning.
• Meddelande om att resursen redan är allokerad kommer upp
• Klicka Ja.
• Meddelande Ta bort bemanning.

Har man flera olika mallar får man upprepa denna procedur tills allt är borta.

Har resursen schema även på andra enheter så måste man gå in och Ta bort bemanning enbart de dagar som schemat ligger på den vårdande enhet som ska tas bort.

Detta moment måste göras resurs för resurs.

Ett sätt att få en överblick på hur mycket scheman det finns på enheten är att söka via Kikaren i Tidboken.

• Välj Resurs (Alla).
• Välj rätt Enhet.
• Välj (Alla) Vårdtjänster.
• Välj Datum, även här viktig att välja datum långt fram i tiden.
• Ändra tiden så att den omfattar hela dygnet.
• Bocka i samtliga veckodagar.
• Klicka på Sök.

Viktigt att samtliga bokningar är borttagna från enheten innan detta moment görs då det är enbart bokningsbara lediga tider som ses i detta fönster.

 Bild 17. Använd kikarfunktionen.
 

• Markera den lediga tiden för att komma in i Tidboken på det datumet.
• Högerklicka i Tidboken, välj Schemaläggning.
• Markera schemat som skall plockas bort.
• Klicka på Ta bort.
• Spara.

Ni får upp dialogrutan Bemanning - Vill du fortsätta?

• Klicka på Ja.

 Bild 18. Ta bort schema via Tidboken.
 

Upprepa stegen ovan tills resultat Inga tider hittades för angivna sökkriterier.

Bild 19. Inga tider hittades för angivna sökkriterier.
 

Ta bort befintligt schema från vårdtjänsttidbok

När man har säkerställt att det inte finns kvar några planerade vårdåtgärder, bokningar eller uteblivna vårdkontakter är det viktigt att säkerställa att det inte ligger kvar något schema på enheten. Så länge det finns ett utrullat schema går det att boka oavsett om enheten finns eller inte. Det är viktigt att avboka/omboka patienterna innan borttagande av schema, annars kommer det finnas kvar ”schemarester” där det legat bokningar.

Gå in under Resursplanering/Administration/Bemanning/Bemanna – Schemamallar.

Bild 20. Bemanna – Vårdtjänstschema.
 

• Välj Enhet.
• Välj Vårdtjänst (d.v.s. vårdtjänsttidbok).
• Välj Datum, även här viktig att välja datum långt fram i tiden.
• Klicka på Spara.

Bild 21. Vårdtjänstschema.
 

En dialogruta bekräftar att det gamla schemat rensas.

Bild 22. Rensar det gamla schemat.
 

En bekräftelse på att schemat har sparats.

Bild 23. Bekräftelse på att schemat sparats.
 

Både bemannade och obemannade vårdtjänsttidböcker rensas samtidigt. Viktigt att samtliga bokningar är borttagna från enheten innan detta moment görs. 

Vill man göra ytterligare en kontroll kan man även här söka efter scheman via Kikaren i Tidboken.

• Välj Resurs (Alla).
• Välj rätt Enhet.
• Välj (Alla) Vårdtjänster.
• Välj Datum, även här viktig att välja datum långt fram i tiden.
• Ändra tiden så att den omfattar hela dygnet.
• Bocka i samtliga veckodagar.
• Klicka på Sök.

Bild 24. Inga tider hittades för angivna sökkriterier.
 

Spärrade tider

Har ni spärrade tider, tänk på att flytta över dem till annan vårdande enhet om de är aktuella.

Noteringar

Säkerställ att noteringar i enhetens tidböcker som rör patientvård tas bort.