Avvikelsehantering i samverkan

Bakgrund

Ambitioner och förhoppningar är att samverkan mellan olika verksamheter och huvudmän ska fungera väl. När problem uppstår i det vardagliga arbetet ska avvikelsehantering vara ett stöd i samverkan. Dessutom ger det möjlighet att systematiskt kunna följa upp samverkan. Avvikelsen ger ett underlag för förbättringsarbete och förtydligande av samverkansrutiner och förhindrar att liknande avvikelse uppstår igen. Därför är det viktigt att registrera avvikelser även när samverkansproblemet är löst.

Oavsett samverkansproblemets svårighetsgrad ska medarbetare och chefer tillgodose medborgarnas behov av stöd. Detta kan betyda att en verksamhet utför ett uppdrag, även om de anser att det inte är deras ansvar.

Definition avvikelsehantering

Avvikelsehantering definieras som ”att identifiera och rapportera avvikelser, klarlägga och åtgärda orsakerna, dokumentera detta samt bedöma åtgärdernas effekt och sammanställa och återföra resultaten” 

Hantering av avvikelse

Alla avvikelser som sker i samverkan ska registreras i Synergi, detta görs av regionens ärendesamordnare inom respektive verksamhet.

I de fall en avvikelse relaterar till en händelse som kräver uppgifter om patienten, där det inte redan finns samtycke, måste sekretessbrytande samtycke inhämtas.
Om patient drabbats av vårdskada ska information ges om händelsen enligt Patientsäkerhetslagen (2010:659 3 kap. 4 §).

1. Avvikelse i samverkan löses av berörd personal

Nödvändiga åtgärder vidtas för att den enskilde ska kunna få en god och säker vård och omsorg. Avvikelsen ska dokumenteras som en avvikelse i samverkan i den egna verksamhetens avvikelsesystem.

2. Avvikelse i samverkan löses av närmaste chefer

När berörd personal inte kommer överens om vem, vad och hur nödvändiga åtgärder ska vidtas lyfts frågan till närmsta chefer som ansvarar för att lösa de problem som uppstått, utifrån gemensamma överenskommelser och avtal.

3. Avvikelse i samverkan löses i varje länsdel

Arbetsgrupper Barn och unga, Psykiatri/missbruk och Äldre i Ledningssystem för samverkan ansvarar för övergripande analys av de avvikelser som sker i samverkan inom länsdelen. Detta kan göras via händelseråd/avvikelseråd eller liknande.  Gruppen lämnar förslag till åtgärder för att avvikelser inte ska upprepas, till exempel utbildning eller rutinbeskrivningar. Sammanställning av analys och åtgärder sker kontinuerligt och följs upp av strategigrupper, minst en gång per år.

4. Avvikelse i samverkan hanteras i Strategigrupp och Expertråd

Avvikelser som inte löses under punkt 1, 2 och 3 eller som är av strukturell och/eller principiell karaktär förmedlas från arbetsgrupp/händelseråd/avvikelseråd till berörd strategigrupp för kännedom och diskussion samt till Expertrådet. Den som är sammankallande i respektive Händelseråd är den som ansvarar för att vidarebefordra avvikelserna. Expertrådet ansvarar sedan att samråda med strategigruppen inför förslag till beslut.

Expertrådet är utsett av Reko och vid behov kan rådet adjungera personer med specialistkunskap.  I beslutsunderlaget till ReKo ingår förslag på länsövergripande åtgärder som kan behöva vidtas, till exempel revidering av rutiner och riktlinjer.

5. Avvikelse i samverkan hanteras i ReKo

ReKo tar beslut utifrån underlag från Expertrådet. Expertrådet ansvarar för att informera de verksamheter som berörts av avvikelsen. ReKo kan i samråd med aktuell strategigrupp tillsätta arbetsgrupp för till exempel förbättringsarbete eller revidering av rutiner och riktlinjer.

Uppföljning av rutiner för avvikelser

Framtagna rutiner för avvikelse i samverkan kommer att följas upp årligen och vid behov revideras. ReKo ansvarar för uppföljning och revidering.