Rekommenderat arbetssätt. Spara formulärsvar som bifogad fil in till Cosmic.

Detta rekommenderade arbetssätt gäller i de fall en verksamhet använder 1177 formulärtjänst för att skicka och ta emot digitala frågeformulär.

När de besvarade formulären kommer tillbaka till verksamheten kan administratör skriva ut dessa och sedan scanna till journalsystem på sedvanligt sätt.

I de fall där verksamheten önskar en digital överföring av formulärsvar till Cosmic kan funktionen bifoga fil användas.

Detta arbetssätt förutsätter att verksamheten först har skapat en låst och behörighetsstyrd mapp dit endast de personer som aktivt arbetar med formulärsvaren ges behörighet.

I Tjänstekatalogen

Verksamheten ansvarar för att beställa sin behörighetsstyrda mapp samt behörigheter till berörd personal via Tjänstekatalogen.

För att skapa mappen: Tjänstekatalogen -> IT och Telefoni  -> Beställning -> Behörigheter -> Gemensamma mappar -> Gemensam mapp – ny eller borttag

I fältet Välj mappen primära sökväg välj vart mappen ska skapas. I fältet Önskat namn på gemensam mapp välj vad mappen ska heta.

För att dela ut behörighet: Tjänstekatalogen -> IT och Telefoni  -> Beställning -> Behörigheter -> Gemensamma mappar -> Behörighet till gemensamma mappar

I fältet Ange namn på de gemensamma mapparna skriv in mappens namn inklusive sökväg. Tryck på knappen Byt användare för varje person som ska tilldelas behörighet.

I 1177 formulärtjänst

Vid utskrift av formulärsvar väljer administratör att skriva till PDF. I utskriftsdialogen tryck på Fler inställningar. Under Alternativ bocka i rutan Bakgrundgrafik. Under Skala (%) kan dokumentet skalas ned till 60-70% för att minska antalet sidor.

Tryck på Skriv ut och spara filen som PDF i den behörighetsstyrda mappen. Döp filen till formulärets namn.

I Cosmic

I berörd persons journal öppna den journalmall där formuläret ska bifogas. Välj sökordet Bifoga fil eller annat relevant sökord och tryck på gem-symbolen.

Välj en lämplig kategori för filen, välj den behörighetsstyrda mappen och den fil som innehåller patientens formulär. Välj Öppna för att bifoga filen. Stäng fönstret. Öppna den bifogade filen genom att dubbelklicka på den för att säkerställa att det är rätt formulär som bifogats i patientens journal.

För att minimera risk för sammanblandning rekommenderas att samtliga steg görs i en följd. Ett formulär i taget.

Gallring

När formulärsvaren är importerade till Cosmic ska PDF-filen omgående rensas från mappen och papperskorgen tömmas. Kontrollera även i mappen Hämtade filer och gallra även här om filen finns här (beror på webbläsarens inställningar).