Navigera till sidans huvudinnehåll

Övergripande funktioner C - Reservnummer

STYRANDE DOKUMENT RJL 20170823

A-nummer

OBS! För utvandrade svenska patienter ska inte reservnummer användas, här används patientens riktiga personnummer från folkbokföringsregistret. Se särskild rutinbeskrivning under manualer för vårdadministration: ”Registrera besök för personer från andra länder och utlandssvenskar”.

A-nummer ges till patienter som inte har något komplett personnummer, till exempel asylsökande eller utländska patienter.

Undvik att skapa flera reservnummer på samma patient.

  • Kontrollera alltid först om patienten redan har ett reservnummer genom att skriva in födelsedatum, förnamn eller efternamn och söka.
  • Om reservnummer redan finns presenteras det i en lista – skapa då inget nytt nummer utan använd det befintliga.

Bild 1 Meny – Reservnummer Master

Menyval Patient/Reservnummer Master


Skapa nytt A-nummer

Skapa ett nytt A-nummer gör du från dialogrutan Skapa reservnummer.

Bild 2. Dialogruta Skapa reservnummer

  • Fyll i fälten
  • Stjärnmarkerade fält är tvingande
  • Ange; Efternamn, Förnamn, Adress och Län (se lista för länsbeteckningar bild nedan)
  • Om patienten inte tillhör något län, t.ex. asyl, utlands etc. ska man använda kod 00
  • För utvandrade patienter används alltid svenska personnumret. Märkningen Utvandrad kommer från Skatteverket/Master

Bild 3 Länsbeteckningar

  • För utlandspatienter anges aktuellt LAND
  • Kommun anges inte
  • Klicka på Skapa reservnummer

Uttag av A-nummer i Cosmic kompletteras med uppgift om legitimationssätt och tillhörande fritextfält. Legitimationssätt är tvingande. Uppgiften överförs till Master och visas också i Cosmic i Patientkortet.

Bild 4 Urvalslista för Legitimation

Komplettering av legitimationssätt

  • Klicka på Skapa reservnummer
  • Du får då en fråga Vill du skapa ett reservnummer?
  • Klicka Ja
  • Reservnummer har skapats

 

 

Bild 5 Kontrollruta Skapa reservnummer

Registrering av uppgifter för att skapa ett A-nummer

Bild 6 Reservnummer skapat

Reservnummer är skapat

  • Klicka Stäng
  • Patienten presenteras i patientlisten

Information om legitimationssätt finns sparat i Patientkortet under fliken Övrig information

Bild 7 Dialogruta Patientkortet/Övrig information

Observera att när du skapat ett reservnummer för t ex asylsökande måste du också registrera ett medlemskap, se avsnitt Medlem Asyl.

Kontrollera adressen vid brev och kallelser

Om patienten från annat land vistas under längre tid i Sverige, så kan den svenska adressen anges i Patientkortet under Kommentarer.

Viktigt att vid brev och kallelser till patienter som har adress i utlandet, alltid kontrollera om det finns en svensk adress!

Uppgifter att lämna till patient

Patienten ska få en utskrift av patientkortet med registrerat reservnummer och ombeds visa upp detta vid kommande besök inom sjukvården. (Uttaget reservnummer gäller inom regionen, inte nationellt)

Bild 8 Underlag till patient

Utskrift att lämna till patienten

Patienten informeras om att när man fått sitt riktiga personnummer ska de vid kontakt med sjukvården ange detta och visa upp reservnumret, så att de två numren kan kopplas ihop i systemet via kopplade personnummer.

Justering/makulering av felaktigt registrerat reservnummer

Felaktig registrering av namn eller adressuppgifter kan justeras via menyn Patient/Reservnummer Master. Personnummer eller kön kan inte ändras i efterhand.

  • Sök fram patienten
  • Välj menyn Patient/Reservnummer Master
  • Korrigera de patientuppgifter som är felaktiga

Bild 9 Justering via Master

Gör korrigeringar och klicka på Uppdatera reservnummer

Bild 10 Uppdatera reservnummer

Klicka Ja för att verkställa

Bild 11 Justering klar

Klicka på OK

Justeringen är nu sparad.

Görs inga ändringar i dialogen Uppdatera reservnummer klickar du på Stäng och därefter Ja i dialogen Reservnummer Master. I detta fall, då inga ändringar är gjorda, sker ingen uppdatering i Master Befolkning.

Makulering av reservnummer

Vid makulering av felaktigt registrerat reservnummer ska ”MAKULERAD” anges före reservnumret i fältet för Efternamn.

Bild 12 Makulerat reservnummer

Makulering av felaktigt registrerat reservnummer

För avlidna patienter med A-nummer anges ”AVLIDEN” på samma sätt som för MAKULERAD.

Bild 66 Avliden patient med A-nummer

Makulering av avliden patient

Justering av registrerade reservnummeruppgifter inom 24 timmar

Har du haft aktuell patient aktiv i Cosmic och upptäckt att du måste rätta någon uppgift inom ett 24-timmarsintervall, så måste du efter justeringen trycka knappen Sök mot register och därefter Spara för att patientkortet ska visa rätt patientuppgifter.

Har du däremot ändrat någon uppgift i Master på ett reservnummer och patienten inte aktualiserats i Cosmic på 24 timmar så får du med ändringen när du slår upp patienten i Cosmic.

Presentation av reservnummer i Cosmic

Reservnumret presenteras i Patientlisten och namnet presenteras alltid i versaler, även om man registrerat på rätt sätt.

Bild 13 Patientlisten A-nummer

Presentation i patientlisten

I Patientkortet visas registrerade uppgifter.

Bild 14 Uppgifter kopplade till registrerat reservnummer

Presentation i Patientkortet

Registrera medlemskap

  • För alla patienter med reservnummer krävs ett medlemskap, t.ex. personer med skyddade personuppgifter, asylsökande, utländska patienter/patienter från EU/EES/Konv.
  • Medlemskap läggs till i patientkortet. Innan man gjort denna registrering kan inga bokningar och inga vårdkontaktregistreringar göras på patienten.
  • Medlemskapet behövs för att få rätt kundavtal.

Patient kontaktar vården och har ett tidigare reservnummer registrerat

Patienten har ett A-nummer och har erhållit vård och behandling tidigare. Det finns vårdkontakter och journalanteckningar registrerade mot detta reservnummer. Fråga alltid patienten om hen tidigare besökt vården och be att få se det underlag hen fått om skapat reservnummer, se Uppgifter att lämna till patient. Alla fortsatta vårdkontakter och aktiviteter registreras mot det aktuella reservnumret, tills patienten erhållit sitt slutliga personnummer.

Patienten har fått sitt slutliga personnummer

Den journal som finns mot tidigare reservnummer ska nu kopplas ihop med det erhållna kompletta personnumret.

Det kommer fortfarande att vara två journaler, med separata läsvyer, och de två journalerna kan aldrig sammanföras på annat sätt än genom manuell inmatning av information. Genom kopplingen ser man däremot att mer information finns.
Se Kopplade inaktiva nummer.

Exempel när patient med A-nummer får riktigt personnummer

Nybesök

  • Remiss inkommer på A-nummer
  • Bokning görs på A-nummer
  • Patienten får riktigt personnummer
  • Skapa Privat vårdbegäran med samma beslutsdatum som Vårdbegäran har – Kontaktorsak / Annan orsak, skriv A-nummer
  • Bokningen på A-nummer makuleras
  • Nytt bokningsunderlag görs på riktigt personnummer mot Privat vårdbegäran – Bocka i Första kontakt, Besökstyp /Nybesök

Återbesök

  • Remiss inkommer på A-nummer
  • Bokning görs på A-nummer
  • Första besök görs på A-nummer
  • Patienten får riktigt personnummer
  • Skapa Privat vårdbegäran med samma beslutsdatum som Vårdbegäran har – Kontaktorsak / Annan orsak, skriv A-nummer
  • Nytt bokningsunderlag görs på riktigt personnummer mot Privat vårdbegäran – Bocka INTE i Första kontakt, Besökstyp/Återbesök

C-nummer

C-nummer ges till patienter med okänd identitet, till exempel medvetslös. Används också för ”gömda” personer.

C-nummer beställs under dagtid och vardagar via IT-centrum. Vid jourtid kontaktas respektive akutmottagning i Regionen.

”Gömda” patienter ska alltid få en kopia av sin journal med sig, för att vid nästa kontakt med vården kunna visa tidigare journalinformation. Personen kommer inte att vara sökbar i IT-stöden om inte de kan visa upp journalhandlingen.

För patienter med C-nummer ska medlemskap Jönköping anges, eftersom man då saknar uppgift om patienten kommer från annat landsting, annat land eller är asylpatient.

Så snart patientens identitet blivit känd görs en koppling mot rätt personnummer enligt, se Kopplade inaktiva nummer

Samtidigt kontrollerar man också att rätt avtal läggs in för patienten

Observera att om en patient med C-nummer är avliden, så markeras inte det i patientlisten, om ingen koppling kunnat göras mot rätt personnummer

Samordningsnummer

Samordningsnummer är en enhetlig identitetsbeteckning för fysiska personer som inte är eller har varit folkbokförda i Sverige. Samordningsnummer tilldelas till skattskyldig i Sverige. I samband med skatteregistreringen tilldelas ett så kallat samordningsnummer. Samordningsnummer kan tilldelas av Skattekontoret på begäran av myndighet.

Bestämmelser om samordningsnummer finns i 18a § folkbokföringslagen, 1991:481.

Samordningsnummer består liksom personnummer av 10 siffror. Siffran för födelsedag ökas med talet 60 och en kontrollsiffra beräknas. Tilldelat samordningsnummer ska vara bestående och unikt, .t.ex. 701063-2391, man född 1970-10-03 med individnummer 239.

I Cosmic ska inte samordningsnummer användas.

Vid hantering i regionens datasystem tas siffran 60 bort från födelsedag och patienten tilldelas ett A-nummer, se Skapa A-nummer.

Kopplade inaktiva nummer

Under fliken Kopplade inaktiva nummer kan du koppla ihop personnummer om patienten fått dubbla journaler, t ex om man först skapat ett reservnummer.

Välj knappen Skapa ny koppling och inaktivera ett nummer och koppla till aktuellt nummer.

Bild 35 Fliken Kopplade inaktiva nummer

Inaktiva nummer och koppla till aktuellt nummer

  • I Patientlisten visas en ikon som anger att det finns ett kopplat personnummer.
  • Genom att klicka på ikonen kan journal för inaktiverat nummer läsas.

Bild 36 Ikon för kopplat personnummer

Presentation i Patientlisten av kopplat personnummer

 

Sidinformation

Innehållsansvarig

Irene Ejdehag

Gäller från

2022-06-08

Version

3.0

Handlingstyp

Manual

Handlingsslag

STYRANDE DOKUMENT

Godkänt av

Irene Ejdehag

Dokument-ID

189459

Källa

Evolution