Grupphantering i Cosmic
Generellt patientflöde
Skapa grupp
Ny grupp kan skapas via:
Patient/Grupper/Gruppadministration – alternativ 1
Patient/Grupper/Gruppkort – alternativ 2
Namnsättning av grupper
När grupper skapas ska de namnges med ett prefix som visar vilken enhet de hör till.
Prefix enligt följande exempel:
- Vaggeryds VC
- Skillingaryds VC
- Eksjö VC
- Med klin Jkp
- Med klin Vmo
- Med klin Eks
- Ger klin Jkp
- O.s.v
Exempel på namn: ”Vaggeryds VC Balansgrupp” eller ”Med klin Jkp Hjärtgrupp”.
Namngivningen är avgörande för att man på ett strukturerat sätt kunna hitta sina grupper.
OBS!
Inget av fälten under rubriken Filter får röras när man skapar en grupp.
Skapa grupp alternativ 1 - Patient/Grupper/Gruppadministration
- Öppna menyn Patient/Grupper/Gruppadministration
- Klicka på knappen Lägg till längs ned till vänster.
- Fyll i namnet på gruppen under Gruppnamn.
- Ange alltid Vårdenhet och ange med fördel även vårdgivare. Om man väljer Ingen under vårdgivare påverkar det sökfunktionen, det är därför lämpligt att alltid utse en resurs som ansvarig för gruppen som anges under vårdpersonal, för att underlätta sökningen efter gruppen.
- Ange aldrig yrkesroll.
- Ange min, max samt rekommenderat antal medlemmar i gruppen.
- Detta är en förutsättning för att kunna söka fram gruppen på rätt sätt.
- En lista för gruppmedlemmar skapas då. Välj Lägg till.
Följande bild dyker upp, se nedan.
- Välj de personer som ska läggas till i gruppen genom att skriva in personnummer och tryck Sök alternativt Enter. Kontrollera att rätt person dyker upp i listan och tryck Enter alternativt knappen med blå pil, för att flytta över till rutan Valda objekt.
- När gruppens samtliga medlemmar finns i rutan Valda objekt, tryck Spara (Ctrl+S).
- Klicka Stäng när gruppen är sparad och klar.
Skapa ny grupp alternativ 2 - Patient/Grupper/Gruppkort
- Välj Patient/Grupper/Gruppkort
- Namnge gruppen enligt standard, se ovan
- Ange alltid Vårdenhet och eventuellt vårdpersonal (aldrig yrkesroll).
- Ange min, max samt rekommenderat antal medlemmar i gruppen.
- Lägg till de patienter som ska ingå i gruppen.
- Vid behov kan patienter även läggas på väntelista, se nedan
Söka grupp
Alternativ 1 – sök direkt i listen
- Klicka på ikon som står för grupper, i patientlisten., se nedan.
- Under listboxarna är (Alla i urval) förvalt i fältet för enhet respektive vårdpersonal..
- Välj Sök, då får du fram samtliga grupper skapade på inloggad enhet, som är skapad mot någon vårdgivare.
- För att hitta grupper som ev skapats utan vårdgivare måste ”Ingen” väljas innan man väljer Sök.
- Välj grupp genom att markera och klicka på OK eller dubbelklicka på markerad rad.
- Vald grupp visas i patientlisten.
- För att se vilka patienter som ingår i gruppen eller för att göra ändringar i gruppen gå vidare till menyn Patient/Grupper/Gruppkort.
- För att lägga till patient klicka på Lägg till i anslutning till listan Gruppmedlemmar eller listan Väntelista. Du får fram ett fönster där du kan söka fram patient och lägga till i listan.
Alternativ 2 – Patient/Grupper/Gruppadministration
Välj antingen att söka i urvalet för vårdenhet och vårdgivare; Alla i urval eller Ingen för att hitta alla grupper som skapats på den enheten. Alltså måste man försäkra sig om att se det totala antalet grupper genom att göra två sökningar.
Här syns alla grupper inom en verksamhet där en vårdpersonal angetts vid skapande av gruppen:
Här syns alla grupper inom en verksamhet där ingen vårdpersonal angetts vid skapande av gruppen:
Lägg in en grupp och boka från Planerade vårdåtgärder
- Sök upp en grupp
- Gå till Resursplanering/Bokningsunderlag
- Dialogrutan Välj medlemmar visas – Kryssa för aktuella personer.
- Välj rätt remiss (gäller alltid specialistsjukvården, används av primärvården vid behov). Klicka OK
- Bokningsunderlaget öppnas - Fyll i samtliga aktuella fält inklusive bokningsinformation. Klicka OK.
- Dialogrutan Information om gruppmedlemmar visas. Kryssa i rutan för Planera för patienter som det gäller. Kontrollera/komplettera ev övriga fält. Klicka OK
- Sök i Planerade vårdåtgärder - där visas den bokade gruppen, men även varje patient som en post.
- Markera Gruppen - Klicka på Tidbok.
Välj resurs eller vårdtjänsttidbok. - Markera en tid och klicka på knappen Boka. Nu är gruppen bokad. Kontrollera via tooltipen att samtliga patienter finns med i bokningen.
Boka en grupp av patienter direkt i tidboken
- Välj ikonen i patientlisten, se nedan
- Sök fram den grupp du vill boka. Se punkt 2 Söka grupp.
- Markera önskad tid i aktuell resurstidbok eller vårdtjänsttidbok och klicka Boka.
Om ingen schemaläggning finns, högerklicka på aktuell tid och välj fribokning - Du får då upp följande bild
- Välj vilka medlemmar som ska bokas. Det går även att lägga till medlemmar från väntelistan här.
- Man måste aktivt ange aktuell remiss för respektive patient.
- Information till kassan (per patient) kan läggas till genom att klicka på Gruppmedlemmar eller (samma information gällande alla patienter) i rutan Information till kassa och inskrivning i bokningsunderlaget.
- Kontrollera kund och avtal och justera vid behov.
- Lägg ev. till fritext eller speciell information i kallelse.
- Klicka OK, då kommer bokningsunderlaget fram. Fyll i underlaget.
- Klicka Spara/Boka
- När bokningsunderlaget sparats - Nu är ett bokningsunderlag skapat för gruppen samt ett per patient.
- Via Planerade vårdåtgärder ser man nu bokningsunderlaget för hela gruppen och ett för varje patient.
- Listan kan också sorteras på Vald grupp. Kom också ihåg att man kan sortera på fler kolumner genom att först klicka på en kolumn och därefter hålla ned Ctrl och klicka på ytterligare en kolumn.
Kallelser
- Kallelse är vald när bokningsunderlaget skapades. Högerklicka på posten i tidboken och välj Skriv ut kallelsebrev. Valda kallelser är markerade och varje patient är ibockad. Ta bort krysset för patienter som ev ej ska kallas.
- Klicka på Skriv ut – en förhandsgranskabild av kallelsen kommer upp. Här kan man kontrollera att ev vald fritext till kallelse kommit med.
- Klicka på ikonen för Skriv ut.
Om kallelse ej valts vid skapande av bokningsunderlaget kan man genom att öppna bokningsunderlaget klicka Kallelser för gruppmedlemmar (per patient) eller i listboxen Kallelse i bokningsunderlaget (samma för alla).
Lägga till och boka in i en ny gruppmedlem i redan bokad grupp
- Sök fram aktuell grupp
- Lägg till gruppmedlemmar genom att välja
- Högerklicka på patienten och välj Boka.
- Markera de tillfällen som den nya gruppmedlemmen ska delta i gruppen genom att bocka i rutan Boka. Klicka på Boka.
- Lägg till eventuell individuell kassainformation.
- Kom ihåg att även välja rätt remiss för patienten.
- Spara om gruppen och stäng.
- Kallelse läggs till genom högerklick i tidboken, öppna snabbokningsunderlaget och klicka på Kallelser.
Avboka patient
- Om man får en avbokning, men patienten vet inte vem man är bokad mot eller vilken enhet så kan man söka fram bokningen via kontaktöversikten.
- Därefter görs avbokningen enligt något av alternativen nedan. Avbokningar ska aldrig göras direkt från Patientöversikten.
Avboka en gruppmedlem via Gruppkortet
- Öppna gruppkortet och markera aktuell patient
- Högerklicka och välj Avboka
- Markera den tid/de tider som ska avbokas genom att kryssa i rutan för Avboka. Klicka Avboka.
- Nu öppnas fönstret Avbokningsorsak, där du anger orsak till avbokningen.
- Använd aldrig funktionen Tillbaka till väntelistan
- En dialogruta dyker upp som visar att ingen bokad tid finns.
- En journalreferens skapas under Av- och ombokade tider.
I kontaktöversikten visas patienten under patientens alla av- och ombokningar om man kryssat i Visa av- och ombokningsorsaker.
Avboka en gruppmedlem från tidboken
- Öppna tidboken och sök upp gruppens bokning.
- Dubbelklicka på bokningen och bokningsunderlaget kommer upp.
- Klicka på knappen Gruppmedlemmar i bokningsunderlaget och information om gruppens medlemmar syns.
- Markera aktuell patient och klicka på knappen Avboka för den patient som ska avbokas. Bekräfta vilken av tiderna som ska avbokas genom att sätta kryss i aktuell/aktuella tider och klicka på knappen Avboka.
Ange avbokningsorsak genom att välja rätt val i urvalslistan.
Använd aldrig funktionen Tillbaka till väntelistan (OBS! Detta ger en post i Planerade vårdåtgärder, men inte inne i väntelistan för gruppen.) - Klicka Stäng.
- Observera att den bokningspost där man plockat bort patienter nu inte längre innehåller denna gruppmedlem. Om man sedan ska kopiera en post och förlänga tiderna så följer inte denna patient med. Alltså viktigt att alltid kontrollera att alla gruppmedlemmar som ska vara med finns i bokningen när man kopierar och klistrar in.
- En journalreferens skapas för avbokningen.
Registrera grupp i kassa
- Utgå från en öppnad kassa.
- I besökslistan i kassan visas gruppen upp under fliken Besök
- Dubbelklicka på gruppen. Samtliga bokade patienter visas under en flik för Grupp.
- Gruppmedlemmarna kan kontaktregistreras enskilt genom att klicka på respektive gruppmedlem.
- Betalregistrering sker enskilt för varje gruppmedlem genom att klicka på respektive gruppmedlem i besökslistan i kassan, välj legitimationssätt, patientavgift och betalningssätt i betalregistreringsdelen.
- Klicka Spara.
- På respektive patient ändras status efter hand som patienten anmäler sig i kassan och kontaktregistreras.
Besökslista
- Kolumnen Status i fönstret Besökslista har kompletterats med en ikon, som symboliserar patientgrupper. När man klickar på ikonen visas dialogrutan Gruppmedlemmar i vilken det som är möjligt att se och ändra respektive gruppmedlemmars status.
- Om man vill gå till status Utförd i besökslistan måste varje gruppmedlem markeras som Utförd var för sig. Det räcker inte att markera för status Utförd för gruppen för att status ska slå igenom på varje gruppmedlem i status i patientöversikten.
Registrering av Uteblivet besök
Det går inte att sätta hela grupper som uteblivna. Vid registrering av grupper öppnas gruppen och därefter registreras enskilda patienter som uteblivna enligt gällande rutiner.
Välj alltid Nej på frågan om patienten ska återgå till
Skriva gruppanteckning
Det finns en möjlighet i Cosmic att skriva en journalanteckning som läggs in i journalen på samtliga patienter i gruppen.
- Byt till ikonen i patientlisten, se nedan.
- Sök fram gruppen enligt punkt 2 ovan.
- OBS! Det går inte att diktera gruppanteckningar, eftersom ett diktat alltid kopplas till en aktuell patient.
- För att skriva: Gå till meny Journal/Ny anteckning.
Nedanstående bild kommer upp. - Kontrollera händelsedatum, vårdpersonal och vårdenhet.
- Koppla alltid anteckningen till rätt vårdkontakt.
- Kontrollera och välj rätt vårdåtagande för varje patient via urvalslistan. Här måste ett aktivt val göras.
- Alla patienter som har en bock framför sig får anteckningen – klicka OK eller ta bort bocken framför patienter som ej varit närvarande och ej ska ha anteckning registrerad. Man måste ha kontroll över vilka patienter som uteblivit och kryssa ur dessa i listan, i kontakten ser man inte att patienten uteblivit.
- Välj mall och skriv anteckningen. Tänk på att läsa igenom och granska anteckningen noga innan du signerar. Om du gjort fel får du ändra i en anteckning i taget, en gång för varje patient.
- Välj Signera eller Spara.
- Anteckningen är nu registrerad i journalen på samtliga patienter i gruppen.
- Byt tillbaka till ikonen
Inaktivering av grupp
- Öppna gruppadministrationen och markera den grupp som ska inaktiveras i listan över grupper. För att inaktivera gruppen bocka ur rutan ”Aktiv” och spara.
- För att hitta inaktiverade grupper, bocka i ”Visa inaktiva grupper”. Inaktiverade grupper har en grå symbol framför namnet på gruppen.
Sidinformation
Innehållsansvarig
Karin Ekström
Gäller från
2024-08-27
Version
5.0
Handlingstyp
Manual
Handlingsslag
STYRANDE DOKUMENT
Godkänt av
Karin Ekström
Dokument-ID
154778
Källa
Evolution