Cytodos (inkl. ELAS och apoteksmodulen) - Reservrutiner

Denna rutin gäller vid driftavbrott i Cytodos/ELAS. Vid driftavbrott görs en felanmälan till kundservice på IT-centrum (telefonnummer (010-24)14141).

Förutsättning

Varje enhet som ordinerar eller administrerar cytostatika ska ha:

• utskrift av uppdaterade regimer (som enheten använder) om verksamheten bedömer att det finns behov av snabb tillgång till regiminformation i de fall Cytodos och nätverk ligger nere
• cytostatikakort för pappersordination
• utskrift av reservrutiner Cytodos/ELAS (d.v.s. detta dokument)
• utskriven rekvisitionsblankett som hittas här:
  Intranät/Service och stöd i arbetet/Blanketter, formulär och felanmälan/Blanketter

Sjukhusapoteket ska ha:

• utskrift av giltiga tillverkningsmetoder från Cytodos för i dagsläget ordinerade behandlingar
• utskriven mall för att konstruera en arbetssedel
• en mall för etiketter i etikettskrivarprogrammet Zebra.
• utskrift av reservrutiner Cytodos/ELAS (d.v.s. detta dokument)

Planerade driftavbrott i Cytodos/ELAS

Planerade driftavbrott för Cytodos sker alltid på kvälls/nattetid (efter kl. 17) för att påverka verksamheten så lite som möjligt. Om man behöver ordinera/ge cytostatika under denna tid så görs detta efter samma rutin som beskrivs under rubriken ”Oplanerade driftavbrott Cytodos/ELAS” nedan.

Oplanerade driftavbrott Cytodos/ELAS

Vid oplanerade driftavbrott används pappersrutiner som beskrivs i detta dokument.

Vid driftavbrott < 1 timma

Generellt ordineras endast nödvändiga beredningar vid driftavbrott. Om avbrottet varat kortare än 1 timme avvaktar ordinerande läkare med att rekvirera behandlingar ifall Cytodos snabbt kan återgå i drift.

För att administrera cytostatika under kortare driftavbrott används utskrifter av bekräftade rekvisitioner som underlag. Dessa har skrivits ut automatiskt på apoteket. Sjukhusapoteket kan kontaktas för att få en kopia på rekvisitionen.

Vid driftavbrott > 1 timma

Ordinerande läkare

Läkaren fyller i rekvisition på avsedd blankett som hittas här: 
Intranät/Service och stöd i arbetet/Blanketter, formulär och felanmälan/Blanketter

Behandlingsregimerna hämtas på intranätet och används som underlag. Alternativt om även intranätet ligger ner kan regimerna hittas i Nationella regimbiblioteket. Om även internet ligger nere används regimer på papper som underlag.
Rekvisitionen faxas till apoteket (faxnr 23455).

Läkaren fyller i ett cytostatikakort utifrån den information som finns på rekvisitionen samt canceröversikten i Cosmic.

Canceröversikten i Cosmic används på samma sätt som när Cytodos är i drift. Om Cosmic ligger nere används Cosmic läskopia. Cosmic eller Cosmic läskopia används även för att kontrollera provsvar. Om Cosmic ligger nere sker dokumentation tillfälligt på papper, se reservrutin för Cosmic.

Farmaceut
När rekvisitionen når sjukhusapoteket konstrueras en tillverknings metod manuellt utifrån en mall för arbetssedel, med hjälp av sedan tidigare utskrivna tillverkningsmetoder från Cytodos som finns i en pärm på tillverkningskontoret (Tillverkningsmetoder original). Komponenter, material och infusionsvätska som används vid tillverkning måste fyllas i manuellt på arbetssedeln. Eventuella beräkningar beräknas och antecknas manuellt. Manuella etiketter skrivs ut via etikettskrivar­programmet Zebra (mall för etiketter finns sparad sedan tidigare).

Sjukhusapoteket bereder utifrån faxad rekvisition och manuellt framtagen arbetssedel. Bekräftelse på vad som ska beredas sker via fax.

Sjuksköterska

När cytostatika administreras till patienten använder sjuksköterskan de protokoll som finns på intranätet och dokumenterar på cytostatikakortet.

När Cytodos åter är i drift

När Cytodos sedan är igång igen så efterregistreras enligt följande:

Rekvisitioner som bekräftades i Cytodos innan driftavbrott:

Bekräftade rekvisitionen registreras i efterhand in av sjukhusapoteket som färdigberedda, sjuksköterskan kan sedan signera av i ELAS.
Alla rekvisitionsutskrifter från Cytodos som har anteckningar eller signum på efterregistreras i Cytodos eller scannas in i Cosmic på respektive klinik.

Faxade rekvisitioner:

Läkaren noterar i Cosmic att en rekvisition är faxad.
De cytostatikakort som använts under driftavbrottet scannas in i Cosmic.

Om även Cosmic legat nere sker efterregistrering i canceröversikten i Cosmic enligt reservrutiner för journaldokumentation i Cosmic.

Sjukhusapoteket sparar rekvisitioner enligt sin vanliga rutin (sparas i ett år, faxrekvisitioner sparas i 3 år).

Driftavbrott intranätet

Behandlingsregimerna för cytostatika är publicerade på intranätet. Behandlingsregimerna finns även i Nationella regimbiblioteket, och om internet fungerar kan regimerna hämtas därifrån.