Cosmic spärr, manual

Spärrar  

Patienter har rätt att spärra sin elektroniska journal vid sammanhållen journalföring. Man ska komma ihåg att patienten sätter spärr på eget ansvar och ska vara väl medveten om vilka konsekvenser det kan medföra. Det finns en risk att information inte blir tillgänglig och detta kan påverka vården. Av denna anledning är det viktigt att patienten tar kontakt med Regionens kontaktcenter och därmed får enhetlig information om konsekvenser av spärr samt använder den blankett som skickas ut. Detta för att säkerställa att rätt information ges och att identiteten är rätt. När frågan om spärr kommer från patienten ska vårdpersonal hänvisa till Regionens kontaktcenter. Vårdpersonal ska inte uppmana patienter att sätta spärr utan detta sker endast på patientens egna initiativ. Både patienter och vårdpersonal kan vända sig till kontaktcenter vid frågor om spärrar.

Regionens kontaktcenter tfn 010-241 00 00. Spärrfrågor hanteras på kontorstid mellan

kl. 08.00 och kl. 16.30. Om behov av att häva yttre spärr finns, kan vårdpersonal ta kontakt med kontaktcenter även under övrig tid på samma telefonnummer för att få hjälp med en tillfällig hävning.

Sammanhållen journalföring

Regionen i Jönköpings län tillämpar sammanhållen journalföring. Med sammanhållen journalföring menas att personal hos en vårdgivare (VG) har möjlighet att ta del av elektroniska uppgifter som finns i de journaler man har hos en annan vårdgivare, oavsett var man har sökt vård. Med vårdgivare avses t.ex. ett landsting eller en privat läkarmottagning. Syftet med sammanhållen journalföring är att få en mer samlad bild av patientens vårdbehov för att ge bästa möjliga vård. En del i detta är att vi använder oss av samma journalsystem (Cosmic) inom vårt landsting, även de privata vårdcentralerna. En annan del är att information visas upp i den Nationella Patientöversikten, NPÖ.

Patienten har rätt att stå utanför sammanhållen journalföring genom att begära spärr av de uppgifter i journalen som patienten inte vill ska vara tillgängliga för andra vårdgivare (yttre spärr). Man kan också begära att spärra uppgifter för åtkomst för andra vårdenheter hos samma vårdgivare (inre spärr). Patienten avgör hur länge spärren ska gälla och kan när som helst begära att en spärr tas bort.

Hur sätts spärrarna?

Alla spärrar sätts på patientens begäran av spärradministratörer för vårdorganisationen. I Regionen i Jönköpings län är det Kontaktcenter i Nässjö på telefonnummer 010-241 00 00 som sköter detta. Kontaktcenter hanterar även spärrar för de privata vårdgivarna som har avtal med Region Jönköpings län.

Inre spärr

Patienten kan spärra anteckningar för olika medicinskt ansvariga enheter inom Regionens kliniker och vårdcentraler. Då kan andra vårdenheter bara se att det finns spärrade journaluppgifter.

Om man har angett en ”inre spärr” gäller den automatiskt även mot andra vårdgivare ”yttre spärr” för de journaluppgifter som spärrats.

symbol för inre spärr=

Yttre spärr
Patienten kan välja att inte vara med i Sammanhållen journalföring. Detta innebär att patienten inte vill dela information mellan några andra VG. Patienten kan också välja att spärra enstaka VG. Detta kallas yttre spärr.

symbol för yttre spärr=
 

Hur hävs spärrarna?

Inre spärr

Med patientens samtycke eller vid en nödsituation kan vårdpersonal gå förbi de inre spärrar som finns i Cosmic – se nedan.

Yttre spärr

För spärrar inom Regionen i Jönköpings Län eller privata vårdgivare som har avtal med Landstinget görs detta via Kontaktcenter på telefonnummer 010-241 00 00. Vid en nödsituation där en tillfällig hävning av en yttre spärr krävs, kan vårdpersonal (främst läkare) vända sig till kontaktcentrat för hjälp med detta. Denna service finns dygnet runt.
En yttre spärr kan man inte gå förbi utan hjälp från kontaktcentrat.
För att kunna läsa informationen måste något av följande ske:

• Vårdpersonal kan begära tillfällig hävning med patientens samtycke eller utan samtycke vid en nödsituation. Den tillfälliga hävningen görs via kontaktcenter. Vid begäran om tillfällig hävning ska den vårdpersonal som begär hävningen uppge patientdata samt sitt egna personnummer. Motringning kommer att ske. Det är endast vårdpersonal som kan begära en tillfällig hävning av spärr.
• Journalkopior kan beställas på sedvanligt sätt från den spärrade enheten.

Patienten har själv alltid möjlighet att göra en permanent hävning av både inre och yttre spärrar. Detta görs via kontaktcenter på telefonnummer 010-241 00 00 under kontorstid. Enligt rutin ska kontaktcenter då skicka ut en blankett som skickas åter signerad till kontaktcenter för hävning. I de fall då patienten önskar ”akut hävning” ska patienten själv ringa kontaktcenter och ombedes då att fylla i blanketten som i detta fall skickas ut i efterhand.

Aktivera full behörighet (Blåsljusfunktion)

Med funktionen full behörighet (Blåljus) kan man tillfälligt häva alla inre spärrar samtidigt.

Om patienten t.ex. inkommer akut och patientens samtycke inte kan inhämtas och informationen kan antas ha betydelse för den vård som patienten oundgängligen behöver finns möjlighet att Aktivera full behörighet i Cosmic. Detta kan bara göras av läkare. 

För att slå på Blåljusfunktionen gå till Patient i menyn.

Bild 1 Gå till Patient och välj Aktivera full behörighet

Bild 2 Dialogrutan Aktivera full behörighet

Dialogrutan Aktivera full behörighet visas, klicka OK.

Bild 3 Längst ner finns en uppgift om att Full behörighet är aktiverad!

Alla patientens tidigare spärrade anteckningar syns nu. Längst upp i bilden finns en uppgift om att Full behörighet är aktiverad!

• För att avaktivera Full behörighet gå tillbaka till Patient – Aktivera full behörighet och ta bort bocken.
• Det räcker inte med att byta patient under pågående inloggning för att avaktivera full behörighet på en tidigare patient.
• Då man loggar ur Cosmic avaktiveras alltid full behörighet och inställningen återgår till det ursprungliga läget.

Spärrar i vårddokumentation

Hur ser det ut när någon har spärrat?

Exempel 1   

• Patienten har begärt att en yttre spärr sätts för all journaldata skapad hos privat vårdvalsenhet. I detta exempel Bräcke Diakoni Lokstallarna.

Resultat: allt som skrivs inom vårdgivaren kan läsas där. Loggar man in hos en annan VG är informationen spärrad med en yttre spärr.

Dubbelklicka på en av posterna så visas dialogrutan Visa yttre spärr

Bild 4 Dialogruta i journal med yttre spärr

Inloggad hos KK mott (inom Regionen). 

Exempel 2

• Patienten har begärt att en inre spärr sätts för all journaldata skapad hos vårdenheten Råslätts vårdcentral, Jönköping hos vårdgivare Regionen i Jönköpings län.

Resultat: allt som skrivs på angiven vårdenhet kan läsas där. Loggar man in på en annan enhet inom samma VG har informationen en inre spärr. Loggar man in hos en annan VG har samma information en yttre spärr.

Dubbelklicka på posten med inre spärr alt. klicka på symbolen till höger så visas dialogrutan Öppna spärr(ar). 

Bild 5 Dialogruta i journal med inre spärr

Inloggad på KK mottagningen, Jkp. Loggar man istället in som privat VG visas symbolen yttre spärr

Exempel 3  

• Patienten har begärt att en yttre spärr sätts för all journaldata skapad hos Region Jönköpings län. Spärren gäller information skapad under perioden 2017-09-14–09-17.

Resultat: All data som skrivs på angiven vårdgivare kan läsas där. Loggar man in hos en annan vårdgivare har informationen från den 2017-09-14–09-17 en yttre spärr. Poster tidigare och senare än detta datum ska synas.

Dubbelklicka på en av posterna så visas dialogrutan Visa yttre spärr

Bild 6 Dialogruta i journal med yttre spärr

Inloggad på Bräcke Diakoni Lokstallarna (privat vårdvalsenhet).

Exempel 4

• Patienten har begärt att en inre spärr sätts för all journaldata skapad hos vårdenheten Kvinnokliniken Värnamo, hos vårdgivare Region Jönköpings län
• Patienten har begärt att en yttre spärr sätts för all journaldata skapad hos vårdgivare Landstinget i Jönköpings län

Resultat: All data som skrivs på angiven vårdenhet kan läsas där. Loggar man in på en annan enhet inom samma VG har samma information en inre spärr.

Loggar man in hos en annan VG har all data skapad inom VG Landstinget i Jönköpings län en yttre spärr.

All information som finns i journalvyn, dvs. enhetens anteckningar, gemensamma dokument, blanketter, diagnoser, berörs av spärren och kan inte heller ses i de olika översikterna.

I översikterna ser man all information om utförda kontakter, bokade kontakter, planerade vårdåtgärder!

Spärrar i läkemedelsmodulen

Spärrfunktionen i läkemedelsmodulen är styrd av vilken vårdenhet som äger ordinationen och vilka vårdenheter som är inne och ändrar i en ordination och därmed blir delägare till ordinationen.

Detta styrs av medicinskt ansvarig enhet på kontakten.

Inre spärr

Bild 7 Läkemedelslista med spärrad information

Inre spärr för läkemedel.

Spärrsymbolen nedan visar att ordinationen är spärrad. (Denna symbol visar inre spärr).

Klickar man på en ordination i läkemedelslistan får man upp följande meddelande:

Bild 8 Dialogruta vid inre spärr

Dialogruta för ordination med inre spärr.

Om du är inloggad på en vårdenhet inom samma vårdgivare som den vårdenhet som har skapat spärren kan man med patientens samtycke gå förbi spärren. Detta loggas.

Här finns även alternativet Nödöppning.

Yttre spärr

Bild 9 Läkemedelslista med spärrad information

Yttre spärr för läkemedel.

Spärrsymbolen nedan visar att ordinationen är spärrad (denna symbol visar en yttre spärr).

Klickar man på en ordination får man upp följande meddelande:

Bild 10 Dialogruta vid yttre spärr

Dialogruta för ordination med yttre spärr.

En yttre spärr kan man inte gå förbi. Se kapitel 1 Hur hävs spärrarna?

Ytterligare konsekvenser vid spärr av läkemedel

Inre spärr

• Man får information om att det finns interaktioner på befintlig läkemedelslista, men man ser inte vilka läkemedel som det är interaktion mellan. Vid behov går det att bryta spärr för att se interaktion.
• Vid inre spärr får man information om att det finns en interaktion vid nyinsättning men man måste häva spärr för att se vilket/vilka läkemedel som är inblandade. En spärr kan hävas direkt i varningsdialogen.
• Man får information om att det finns amnings- eller graviditetsvarning för de spärrade läkemedlen samt att man ser vilket läkemedel det handlar om.
• Man får upp varning om dubbelförskrivning av ATC-kod men inte vilket preparat om inte spärren hävs.
• Vid receptförnyelse på vårdenhet där man passerat en inre spärr, kommer man vid nästa inloggning fortfarande se behandlingen.

Yttre spärr

• Man får information om att det finns interaktioner på befintlig läkemedelslista, men man ser inte mellan vilka produkter.
• Man får information om att det finns en interaktion vid nyinsättning men man kan inte häva spärr för att se vilket/vilka läkemedel som är inblandade.
• Man får information om att det finns amnings- eller graviditetsvarning för de spärrade läkemedlen och man ser vilket läkemedel det handlar om.
• Man får upp varning om dubbelförskrivning av ATC-kod men vet inte vilket preparat.
• I receptöversikt visas att det finns recept skickat, men inte på vad.

Obedömda behandlingar

För att överföra läkemedel måste spärrarna hävas. Om spärr är satt på en vårdenhet men läkemedel överförs av en annan vårdenhet, blir läkemedelsinformationen synlig även för andra vårdenheter. Rekommendationen är därför att överföringen görs på den vårdenhet där spärren är satt.

Bild 11 Läkemedelslista med obedömd information.

Patient med inre och yttre spärr och som har obedömda behandlingar

Uppmärksamhetssignal

Om information finns i uppmärksamhetssignalen och patienten har satt spärr på den vårdenhet som skrivit anteckningen ser det ut såhär:

Bild 12 Uppmärksamhetssignal med spärrad information.

Inre spärr i uppmärksamhetssignalen.

Patientöversikten

Om patienten har spärr kan det se ut såhär i patientöversikten.

Bild 13 Patientöversikt med spärrad information.

Inre spärr i patientöversikt