Helhetsgrepp kring sjukskrivningar – förbättringsarbete i primärvården

Efter genomfört förbättringsarbete beskriver deltagande vårdcentraler inom Region Jönköpings län att:

arbetet med sjukskrivningsärenden känns enklare
de fått ett enhetligt förhållningsätt kring sjukskrivningar på hela vårdcentralen
läkarna mer använder andra professioners kompetens och stöd i sjukskrivningsärenden
framtagna rutiner är till stor nytta för det dagliga arbetet med sjukskrivningar

Bakgrund

Sjukskrivningsärenden kan vara tidskrävande, problematiska och upplevs ofta som ett arbetsmiljöproblem av läkarna och annan berörd personal. Det är många gånger svårt att bedöma sjukskrivningsbehovet. Allt högre krav ställs på läkarintyg. Det saknas ibland rutiner och samsyn kring sjukskrivningsprocessen på vårdenheter vilket bland annat leder till att akuttider måste användas till pågående sjukskrivningar. Tid saknas för intygsskrivande och att prata om sjukskrivningen, dess syfte, innehåll och plan.

Hösten 2018 startade sju vårdcentraler med Helhetsgrepp kring sjukskrivningar. Sedan dess har 28 av länets 40 vårdcentraler deltagit i förbättringsarbetet.

Syfte

förenkla och optimera sjukskrivningsprocessen för såväl patient som vårdcentral
förbättra arbetsmiljön och förenkla arbetet med sjukskrivningar för läkarna och andra berörda medarbetare
att vårdcentralen ska utveckla enhetligt förhållningsätt kring sjukskrivningar – attityder, rutiner, arbetsätt
förbättra samverkan och förståelse mellan hälso-och sjukvården och Försäkringskassan
öka patientens delaktighet i sjukskrivningsprocessen och säkerställa att hen erbjuds rätt vård, i rätt tid och på rätt nivå.

Upplägg/Genomförande

Inför uppstart

Baslinjemätning: enkätundersökning och sjukskrivningsstatistik

Uppstart

Information på arbetsplatsträff om Helhetsgrepp kring sjukskrivningar (15 min)
Workshop 1 (ca 2 timmar) med arbetsgrupp (representanter från berörda yrkesgrupper på vårdcentralen)
- Nuläges-/och problemanalys – fokus på det som vi kan påverka
  Prioritering av förbättringsområden
Workshop 2 (ca 2 timmar) med arbetsgrupp
- Önskat nytt läge?
- Vilka insatser behöver vi göra för att komma dit?

Workshop 1 och 2 genomförs med hjälp av processledarna för sjukskrivningsarbete i Region Jönköpings län (RJL) som också stöttar vårdcentralerna att fokusera på vilka insatser som behöver genomföras.

Samverkansanvarig och kontaktperson på Försäkringskassan är med en del av workshop 1 eller 2 för att presentera vad Försäkringskassan kan bidra med efter önskemål/behov från vårdcentralen.

Genomförande, ca 6-12 månader

planerade förbättringsåtgärder/insatserna testas/genomförs
stöd ges av processledare
återkommande uppföljningsmöten

Utvärdering/ och avslutande dialog efter ca 12 månader

möte med arbetsgrupp - hur har det gått, vad är kvar att göra?
enkätundersökning
slutredovisning på arbetsplatsträff

Resultat

Den uppföljande enkäten visar att:

vårdcentralerna anger att de nu har ett enhetligt förhållningsätt kring hur man pratar om sjukskrivningar med vårdcentralens patienter
andra professioner involveras ofta eller alltid i sjukskrivningsärende
läkare och annan berörd personal har förbättrade kunskaper om DFA-kedjans (diagnos, funktionsnedsättning, aktivitetsbegränsning) betydelse i intygsskrivandet
de flesta anger att de nu har förankrade och kända rutiner kring sjukskrivningsarbetet, och att de upplevs vara till nytta i det dagliga arbetet
förbättringsarbetet har gjort att arbetet med sjukskrivningsärende känns enklare
alla vårdcentralerna anger att förbättringsarbetet kommer vara till nytta för vårdcentralens sjukskrivna patienter
majoritet upplever att de nu har en bättre samverkan med Försäkringskassan

Vanliga förbättringsområden och åtgärder

Framtagande av rutiner

Vårdcentralerna har bland annat lagt fokus på att ta fram eller uppdatera rutinbeskrivning av sjukskrivningsprocessen gällande

samtal om sjukskrivningsbehov i telefonrådgivning (triagering, bedömning)
förstadagsintyg (dag 1-7)
ny sjukskrivning – vid behov ta hjälp av annan profession för kompletterande underlag
att identifiera (hitta) patienter i behov av koordineringsinsatser
genomgång pågående sjukskrivningar - läkare och rehabkoordinator
underlag och journalskrivning från annan profession för bedömning av sjukskrivningsbehov
dokumentation av sjuk- och rehabiliteringsplan, som revideras, uppdateras och förankras med patienten
samverkan med extern aktör (ex telefonkontakt, trepartsmöte)
bokning av återbesök för patienter som troligt kan behöva en förlängning av sjukskrivningen
retroaktiv sjukskrivning
sjukskrivning via telefon/videosamtal
samverkan med socialtjänst
uppföljning av sjukskrivning när läkaren har längre frånvaro
när patient inte är nöjd med läkarens bedömning av sjukskrivning
när patient listar om sig för hen inte är nöjd med tidigare vårdcentrals bedömning av sjukskrivning
när patient inte deltar i sin rehabilitering under sjukskrivning
när patient får kompletteringsbrev eller kommunicering om avslag på sjukpenning – klargöra vad är vårdens uppgift

Skapa förutsättningar för triagering och mötesforum

möjliggöra snabb triagering (akuttider) och bedömning hos annan profession än läkare
skapa och utveckla arbetet i rehab-/sjukskrivningsteam
skapa/använda interna konsultationstider i tidböcker, samma tid för alla professioner

Kompetensutveckling

utbildning i sjukskrivningsprocessen ur vårdens perspektiv för att få ett enhetligt förhållningssätt kring hur vi pratar om sjukskrivningar med patienter
utbildning om Försäkringskassans uppdrag och sjukförsäkringen
utbildning i intygsskrivande för läkare
utbildning för paramedicinare och medarbetare inom psykosociala teamen i journalskrivning ur ett sjukskrivningsperspektiv utifrån DFA

Samverkan med Försäkringskassan

De flesta vårdcentralerna har regelbundet haft kontaktpersonen på plats på vårdenheten. På andra vårdcentraler har kontaktperson varit tillgänglig via mail/telefon regelbundna tider.

Försäkringskassan kontaktperson ger generella råd, stöd och information om sjukförsäkringen och Försäkringskassans uppdrag. På flera vårdcentraler har kontaktpersonen hållit i tema-information utifrån önskemål från läkarna exempelvis regler för arbetsträning, förebyggande sjukpenning, bedömning mot normalt förekommande arbete och vad som gäller vid kommunicering om avslag på sjukpenning.

Möjlighet har funnits till medverkan av läkare och annan berörd personal i Försäkringskassans ärendediskussioner.

Framgångsfaktorer

För att införa arbetssättet och få det hållbart långsiktigt har faktorerna nedan varit viktiga

mandat och stöd från chef
aktiv och drivande rehabkoordinator
hela personalens delaktighet
framtagande av sjukskrivningsrutiner som är kända av hela vårdcentralen
uppföljning av att sjukskrivningsrutiner efterföljs
aktivt och praktiskt stöd från processledare