Studentkonto i Cosmic

Övergripande beskrivning

Studenter användar-ID, behörigheter och mallar i Cosmic

Varje student behöver en inloggning som student för sin yrkesgrupp, ex student läkare, student arbetsterapeut, student sjuksköterska etc med koppling till den enhet som de är placerade på under sin praktikperiod.

Stark autentisering vid inloggning i Cosmic

Inloggning i Cosmic ska alltid ske med stark autentisering. I Region Jönköpings län sker detta med SITHS-kort. BankID kan användas som reserv.

Beställning av studentkonto

Samtliga användare av landstingets datanätverk ska ha personliga användarkonton, detta gäller även studenter.

Studenter finns inte med i HSA-katalogen, utan måste läggas in manuellt med gällande verksamhetsuppdrag. Detta görs av ansvarig HSA-administratör inom verksamheten. Se manual för HSA. Användar-ID skapas därmed i HSA-katalogen.

Därefter skrivs en IT-beställning för behörighetstilldelning i Cosmic med uppgift om studentens användar-ID, personnummer och namn, studentkategori samt uppgift om giltighetstid för Cosmickonto.

Vårddokumentation

För samtliga studentkategorier med vårdgivarroll gäller att all dokumentation ska kontrasigneras av handledaren.

Mot sin inloggning ska respektive studentkategori ha ett urval av journalmallar som motsvarar urvalet för den färdiga specialiteten, men samtliga mallar ska ha kontrasigneringskrav. Det innebär all dokumentation görs i journalmallar med krav på kontrasignerare. Studenten väljer vid signering sin handledare som kontrasignerare. Vid behov kan även vidimerare väljas, men i normalfall lämnas denna ruta med valet ”Ingen” OBS! Om vårdadministratör skriver ett diktat från en student ska aldrig kontrasignerare registreras vid utskrivningen av diktatet, det gör studenten själv vid signeringstillfället.

Vid uppdatering av vårdplaner finns inte kontrasigneringsmöjlighet. Det innebär att som student väljer man alltid ”Ny vårdplansanteckning” för att få möjlighet att välja kontrasignerare. Alternativt jobbar man tillsammans med handledaren i dennes inloggning och kan då uppdatera vårdplaner och signering blir i handledarens namn.

Läkemedel

Den som har användarroll student läkare kan ej signera en ordination utan kan endast förbereda en ordination och lägga den ”Klar för signering”. Man väljer sin handledare som vårdgivare, ordinationen hamnar i handledarens signeringskorg. Däremot kan givna doser signeras i ordinationslistan.

Det finns ingen möjlighet att som sjuksköterska välja kontrasignerare vid signering av läkemedel i ordinationslistan. Vid arbete i läkemedelsmodulen finns olika alternativ:

• Handledaren är inloggad och studenten arbetar i Cosmic när handledaren står bredvid.
• Studenten är inloggad och arbetar självständigt - markera dosen, högerklicka och välj Signera iordningsställd. Handledaren loggar sedan in och signerar.
• Studenten är inloggad, signerar och skriver kommentar att handledaren har kontrollerat dosen på översta läkemedlet i kolumnen vid varje utdelningstillfälle.

Vårdadministratörsstudenter

För vårdadministratörsstudenter gäller samma behörighet som vårdadministratör, men med användarrollen vårdadministratörsstudent.

Som vårdadministratör har man ingen signeringsmöjlighet i Cosmic, det innebär att man inte heller kan ha någon kontrasignerarfunktion för sin handledare i denna yrkesroll.

Journalmallarna är ju till för dokumentation som görs av vårdgivare och deras handledare ska kontrasignera anteckningarna. Det innebär att som vårdadministratörsstudent får man vid utskrift av diktat skriva anteckningar i de vanliga journalmallarna för ordinarie vårdgivare och i kontrasigneringsmallar för olika studentgrupper.

När diktatet är utskrivet ska anteckningen endast sparas, inte läggas som klar för signering.

Handledaren får sedan gå via diktatlistan hämta upp diktatet, lyssna och läsa igenom och godkänna anteckningen och därefter lägga den som Klar för signering.

När handledaren väljer Klar för signering betyder det att anteckningen är godkänd ur administrativ synpunkt. Om man önskar kan man inne i anteckningen ange namn på vårdadministratörsstudent som skrivit anteckningen/namnet på handledaren som godkänt anteckningen.

När studenten slutar sin LIA-period ska handledaren tillsammans med studenten kontrollera att studentens signeringskorg är tom. Observera att man måste göra detta via studentens inloggning, då signeringslistan för vårdadministratörer fungerar så att man endast ser sina egna poster. Om man hämtar upp andra vårdadministratörers listor visar de 0 poster.

Hantering av inskrivna patienter inom annat medicinskt ansvar

För yrkesgrupper som jobbar över klinikgränserna med inneliggande patienter gäller att man för att få fram rätt vårdkontakt att dokumentera mot måste man välja Visa alla i vårdkontaktväljaren.

Ex logoped som arbetar med patient på medicinkliniken loggar in mot logopedmottagningen. Dokumenterar mot vårdkontakten för vårdtillfället på medicinkliniken och använder journalmall med kontrasigneringskrav. Vid signering väljs handledaren som kontrasignerare.

Studentansvarig inom respektive verksamhet

Studentansvarig inom verksamheten ansvarar för att den som hanterar behörighetsadministrationen

(IT-kontaktperson eller motsvarande) så snart som möjligt får studentschema inför varje termin för att kunna förbereda användar-ID. Beställningen ska göras så att driftorganisationen har minst 10 arbetsdagar på sig att skapa kontot. Vid akuta behov ska kontot kunna skapas snabbare.

Varje verksamhet ansvarar för att ha väl fungerande rutiner för behörighetstilldelning och beställning av studentkonton, liksom för information och utbildning i hur studenten ska använda Cosmic och hur kontrasigneringsfunktionen fungerar.

Det ska finnas en rutin som reglerar hur konton avslutas när en student byter arbetsuppgifter eller slutar sin praktik. Denna rutin bör initieras av samma befattningshavare som godkänt behörigheten eller eventuell efterträdare.

Om studenten inte signerat sina anteckningar

Handledaren ansvarar för att inför avslut av praktikperiod tillsammans med studenten stämma av att signeringslistan är tom.

Det är ett problem att en användare inte både kan signera och kontrasignera samma anteckning. Om den ansvariga handledaren (som egentligen skulle kontrasignerat) tar över signeringen från studenten så måste alltså en annan kontrasignerare väljas.

Verksamheten behöver skapa rutiner för hur man då agerar:
Förslag att man enas om att ansvarig handledare signerar av posterna i studentens lista och utser någon som tar över ansvaret för kontrasigneringen. Kanske det kan vara ansvarig enhetschef t ex?

Det här visar på vikten av tydlig information kring journalhanteringen till samtliga studenter och att handledaren stämmer av att allt är klart innan studenten avslutar sin period på enheten.

Behörigheter för läkarstudenter

Vårdbegäran

Läkarstudent ska ej kunna hantera egna remisser.
Studenten kan skriva remiss i handledarens namn. Under sökordet Ansvarig läkare ska studentens namn anges/ansvarig handledares namn. Vårdadministratör som skriver diktat väljer Spara och remissen hamnar hos handledaren för signering. Det betyder att studenten inte själv kan skriva remiss, utan den får dikteras för att läggas mot ansvarig handledares signeringslista. Alternativet är att studenten får skriva remiss på egen hand i ansvarig läkares inloggning under övervakning och handledning.
Läkarstudenter ska inte ligga med i urvalet för remitterande resurser.

Observera att remissvar ändå kan komma in till de studenter som tidigare haft behörighet. De studenterna kommer inte att finnas i urvalslista i Inkorg svar. Där måste man välja ”Alla” för att fånga de svaren och sedan omrikta till vårdgivare.

Läkemedel

Läkarstudenter har LM_Stud (behörighetskloss som läkemedelsansvariga).

Ny ordination kan ej skapas.
Recept kan läsas, men ej signeras/skickas. Man kan öva på övre delen av receptet.
Ordinationsmallar nås då från ”trädet”, man kan inte söka på mallar så som färdiga läkare gör.
Läkemedelslista kan läsas och skrivas ut
Ordinationslistan kan läsas och skrivas ut.

Uppmärksamhetssignal - UMS

• Student har endast läsrätt
• När registrering ska göras får det registreras tillsammans med ansvarig läkare för aktuell patient.
  (Vårdadministratör kan inte dokumentera i UMS, därför kan inte detta ske via diktat)

Vårddokumentation

Journalmallar med kontrasigneringskrav ska användas och ligga i urvalet för journalmallar. Viktigt att vårdadministratör alltid väljer journalmall med kontrasigneringskrav vid utskrift av diktat.

Mallar för:
Administration, Besök, Inskrivning, Konsultation, Daganteckning och Epikris ska finnas. Urval för sökordsmallar mot Läkare student – Vårdadministratör på varje klinik/vårdcentral gör ett tillägg i lathunden för läkarstudenter som anger vilka journalmallar man använder på just den enheten. OBS att det är viktigt att man informerar om journalstrukturens uppbyggnad och de gemensamma dokumentens utformning och betydelse.

Digital diktering

Studenten ska alltid välja hög prio på diktatet – för att få snabb handläggning och återkoppling.
Viktigt att lägga mot rätt kategori i diktatfunktionen.
Om diktat från student ej är utskrivet vid periodens slut kan anteckningen skrivas mot ansvarig läkare med uppgift om dikterande student inne i anteckningen.

Blanketter

Behörigheten kan inte tas bort för blankettmodulen, ansvar hos student och handledare att förmedla följande:

Läkarstudenten får aldrig skriva blanketter i eget namn och alltså inte signera blanketter, ska alltid läggas mot handledarens signeringsansvar. Ange i blanketten att den är utfärdad av läkarstudent och namn.

För att träna att skriva själv, t ex sjukskrivningsintyg får detta göras i ansvarig läkares inloggning under handledning (alltid under översyn med direktåterkoppling).
Övriga blanketter dikteras: Vid diktat ska vårdadministratören välja ansvarig läkare som signeringsansvarig.

Lathundar och manualer

• Lathundar/manualer finns för läkarstudent, handledare och vårdadministratör. Information om verksamhetsförlagd utbildning: se relaterad länk.
• Skrivregler: Se relaterad länk
• Informationssäkerhet: Se relaterad länk.
  Samarbete utbildningsanordnare/verksamhet gällande information om sekretess, tystnadsplikt, vårdrelation osv.

Rutinerna framtagna i samråd med Jan-Erik Karlsson, professionsansvarig läkarstudenter

Handledare för läkarstudent – riktlinjer

Journal

• Studenten ska alltid använda journalmallar med kontrasigneringskrav
• Under sökordet Ansvarig läkare anges namn på ansvarig läkare för aktuell patient
• Viktigt med återkoppling kring journalföring mellan handledare/student.
• Skapa förståelse för strukturen i journalen och användningen av t ex gemensamma dokument och rätt mallar med dokumentation under korrekt sökord.

Brev/blanketter/intyg

• Blanketter får inte skrivas i läkarstudents namn och får inte signeras av student. (Ev lokala undantag kan finnas inom respektive verksamhet, handledare ansvarar då för att tydliggöra dessa)
• Studenten dikterar och vårdadministratör väljer ansvarig läkare som signeringsansvarig, inne i blanketten anges namn/läkarstudent. (Kontrasigneringsfunktion finns inte i blankettmodulen)

Signering

• Alla journalanteckningar ska kontrasigneras.
• När studenten signerar anteckningen väljs ansvarig läkare för denna patient som kontrasignerare.
• Dessa signeringsposter anges med ett K i signeringslistan
• Vid behov får ansvarig läkare justera/komplettera anteckningen via funktionen omsignera.
• Signeringsmoment görs med fördel tillsammans med studenten för att få direktåterkoppling.
• Kontrollera att studentens signeringslista är tom vid VFU-periodens slut.

Remiss

• Remisser/konsulter får aldrig skrivas i läkarstudents namn och får inte signeras av student.
• Vid diktat anger studenten ansvarig läkare som signeringsansvarig, inne i remissen anges att den skrivits av student. (Kontrasigneringsfunktion finns ej).

Resursplanering

• Rutiner skapas av VFU-ansvarig läkare

Läkemedel

• Ny ordination kan inte skapas av student
• Recept kan läsas, men inte signeras/skickas av student. Ev receptförskrivning görs tillsammans med ansvarig läkare för aktuell patient i dennes inloggning. OBS! Läkare ska inte lämna ut inloggningsuppgifter, utan måste i dessa fall sitta bredvid studenten.
• Läkemedels- och ordinationslista kan läsas och skrivas ut av studenten.
• Studenter har inte behörighet att se om patienten är dosansluten.

Läkarstudent – riktlinjer för arbete i Cosmic

Diktering

• Välj rätt vårdkontakt! Om ingen aktuell vårdkontakt finns skapa en ny, alternativt klicka i Ingen och ange i diktatet att vårdkontakt ska skapas.
• Kontrollera att enheten stämmer.
• Sätt hög prio på diktatet - pil upp. Dessa diktat ska skrivas med hög prio för att studenten ska få snabb återkoppling.
• Ange kategori.
• Öppna aktuell journalmall och diktera i rätt ordning.

Journal

• Journalmallar med kontrasigneringskrav ska alltid användas av student.
• Fyll i sökordet Ansvarig läkare med korrekt information för aktuell patient.

Brev/blanketter/intyg

• Blanketter får aldrig skrivas i studentens namn och får inte signeras av student.
• Vid diktat anger studenten ansvarig läkare som signeringsansvarig, inne i blanketten anges att den skrivits av student. (Kontrasigneringsfunktion finns ej)
• Om studenten vill öva på blanketter och brev kan det göras i Cosmic elevmiljö.

Signering

• Signera poster i signeringslistan varje dag. (Två flikar; Osignerade och Ovidimerade).
• Alla anteckningar ska kontrasigneras av ansvarig läkare. Vid signeringstillfället ska studenten välja ansvarig läkare för denna patient som kontrasignerare.
• Se till att signeringskorgen är tom, inga signeringsposter finns kvar, vid studentperiodens slut.

Remiss

• Remisser/konsulter får aldrig skrivas i studentens namn och inte signeras av student.
• Remiss ska dikteras i ansvarig läkares namn, som då också får remissvaret åter till sig. Vid diktat anger studenten ansvarig läkare som signeringsansvarig, inne i remissen anges att den skrivits av student. (Kontrasigneringsfunktion finns inte)

Resursplanering

• Rutiner skapas av VFU-ansvarig läkare

Läkemedel

• Ny ordination kan inte skapas av student.
• Recept kan läsas, men inte signerings/skickas. Eventuell receptförskrivning görs tillsammans med ansvariga läkare för aktuell patient. OBS! Läkare ska ej lämna ut inloggningsuppgifter, utan måste i dessa fall sitta bredvid studenten.
• Läkemedels- och ordinationslista kan läsas och skrivas ut.
• Studenter har inte behörighet att se om patienten är dosansluten

Uppmärksamhetssignal - UMS

• Student har endast läsrätt
• När registrering ska göras får det registreras tillsammans med ansvarig läkare för aktuell patient.
  (Vårdadministratör kan inte dokumentera i UMS, därför kan inte detta ske via diktat)

Här anger respektive klinik/vårdcentral vilka journalmallar som används inom enheten:

Vårdadministratör – arbete med läkarstudent

Diktat/journal

• Studenten ska alltid välja prio Hög på sina diktat, och diktaten ska skrivas med förtur. Viktigt för att få snabb återkoppling på sina insatser tillsammans med handledare och att signering ska kunna ske innan studentperiodens slut.
• Diktat av läkarstudent skrivs alltid i kontrasigneringsmallar
• Vid vårdkontakt – välj den kontakt besöket gäller.
• Vid vårdpersonal – välj studentens namn.
• Fyll alltid i sökordet Ansvarig läkare med ansvarig läkare för aktuell patient.
• Om diktat gjorda av läkarstudent inte är utskrivna vid praktikperiodens slut skrivs anteckningen mot ansvarig läkares signeringsansvar med uppgift om vem som var dikterande student inne i anteckningen. – Kom i dessa fall ihåg att inte välja kontrasigneringsmall.
• Vårdadministratör ska alltid lämna fältet för kontrasignering tomt, studenten fyller själv i detta vid signering.

Brev/blankett/intyg

• Vid diktatutskrift välj alltid ansvarig läkare som signeringsansvarig. Kontrasigneringsfunktion finns inte i blankettmodulen.
• Brev, blanketter och intyg får aldrig skrivas i läkarstudentens namn och får ej signeras av studenten. OBS att inne i brevet/blanketten/intyget ska det anges att det är en student som utfärdat, ange namn/läkarstudent.

Remiss

• Remisser/konsulter får aldrig skrivas i studentens namn och inte signeras av student.
• Vid diktat av remiss eller remissvar välj alltid ansvarig läkare som signeringsansvarig. Ange i remiss/remissvar att det är utfärdat av student och studentens namn. Kontrasigneringsfunktion finns inte i remissmodulen.

Resursplanering

• Rutiner skapas av VFU-ansvarig läkare

Läkemedel

• Ny ordination kan inte skapas.
• Recept kan läsas, men inte signerings/skickas. Ev receptförskrivning görs tillsammans med ansvariga läkare för aktuell patient.
• Läkemedels- och ordinationslista kan läsas och skrivas ut.
• Studenter har inte behörighet att se om patienten är dosansluten.

Uppmärksamhetssignal - UMS

• Student har endast läsrätt
• När registrering ska göras får det registreras tillsammans med ansvarig läkare för aktuell patient.
  (Vårdadministratör kan inte dokumentera i UMS, därför kan inte detta ske via diktat)

Här anger respektive klinik/vårdcentral vilka journalmallar som används inom enheten:

Instruktioner till student och handledare sjuksköterska

Patientkort

• Studenter får registrera telefonnummer och närstående/kontaktpersoner.

Diktering

• Rekommendation att prio-knapp används för studentdiktat för att handledaren ska kunna kontrasignera och bekräfta riktigheten i nära anslutning till diktatet.
• Viktigt att studenten också går igenom sin signeringslista varje dag.
• Om diktat från student ej är utskrivet vid periodens slut kan anteckningen skrivas mot ansvarig handledare med uppgift om dikterande student inne i anteckningen.

Journal

• Journalmallar med kontrasigneringskrav ska användas och finns i urvalet för journalmallar.
• Om specifika mallar saknas i urvalet kan de hämtas upp via Lägg till fler alternativ …

Signering

• Alla anteckningar ska kontrasigneras.
• När studenten signerar anteckningen väljs ansvarig handledare för denna patient som kontrasignerare.
• Vid behov får ansvarig handledare justera/komplettera anteckningen via funktionen omsignera.
• Signeringsmomentet görs med fördel tillsammans med studenten för att få direktåterkoppling.
• Kontrollera att studentens signeringslista är tom vid studentperiodens slut.

Blanketter

• Får göras i ansvarig handledares inloggning under handledning.

Läkemedel

• Studenten väljer Iordningställ på aktuellt utdelningstillfälle i Utdelningsvyn. Det iordningställda utdelningstillfället markeras med en blå prick som visar att iordningställandet måste kontrasigneras av handledare.
• Handledaren väljer Iordningställ för att kontrasignera iordningställandet och därefter Administrera.
• Handledaren får inte kontrasigneringen i sin lista för osignerat/ovidimerat.

In-/utskrivning, förflyttning, permission

• Aktiviteter får göras i handledarens inloggning
• OBS! Handledare ska ej lämna ut inloggningsuppgifter, utan måste i dessa fall sitta bredvid studenten.

Resursplanering

• Rutiner ska finnas inom varje verksamhet, handledaren ansvarar.

Uppmärksamhetssignal - UMS

• Student har endast läsrätt
• När registrering ska göras får det ske tillsammans med ansvarig handledare för aktuell patient.
• Varning registreras endast av läkare.
• Vårdadministratör kan inte dokumentera i UMS, varför detta inte kan ske via diktat.

Översikter

Student har tillgång till:

• Signeringslista
• Besökslista
• Akutöversikt
• Vårdprocessöversikt
• Patientöversikt
• Inskrivningsöversikt
• Dynamiska översikter
• Klinisk översikt.

Beläggning

• Tillgång till beläggningsöversikt och patientsökning.

Vårdbegäran

• Endast läsrätt för remisser. I beställningsstatus ser man patientens totala remissflöde.