Cosmic, studentkonton, rekommendation

Alla studenter behöver en studentbehörighet i Cosmic för sin yrkesgrupp på den enhet som de har sin placering. Enheten ansvarar för att beställa behörighet till varje student. Enheten ansvarar också för beställa ett borttag av behörigheten när placeringen är avslutad.

Alla studentroller kommer få en så kallad rollbaserad behörighet. I nuläget har dessa studenter rollbaserad behörighet:

• sjuksköterskestudenter
• vårdadministratörstudenter.

Beställning av studenters behörighet i Cosmic

Studenter ska först läggas till manuellt i HSA-katalogen

Studenter finns inte med i HSA-katalogen, därför måste enhetens HSA-administratör registrera studenten manuellt i HSA-katalogen med aktuellt verksamhetsuppdrag. Efter registreringen kan ett användar-ID skapas i HSA-katalogen.

Beställning av behörigheten görs via tjänstekatalogen

När studentens användar-ID är skapat ska enhetens IT-kontakt beställa studentens behörighet via tjänstekatalogen. I beställningen ska IT-kontakten notera studentens användar-ID, namn och studentkategori.

Beställning av behörighet i Cosmic för sjuksköterskestudenter och vårdadministratörstudenter

IT-kontakten på enheten beställer behörigheten via formuläret Beställningsformuläret Cosmic Personal – ny/tillägg Rollbaserad behörighet som finns i tjänstekatalogen.

IT-kontakten ska beställa behörigheten i god tid

IT-kontakten ska beställa behörigheten senast två veckor innan studenten börjar sin Verksamhetsförlagda utbildning (VFU) eller Lärande i arbete (LIA). Då kommer behörigheten vara tillgänglig när studenten börjar sin placering.

Studenter måste meddela om de arbetar i regionen under utbildningen

Om en student arbetar som t.ex. undersköterska i regionen under sin utbildning behöver IT-kontakten skriva det i beställningen. Det är viktigt eftersom studenten ska ha rätt behörighet både på sin arbetsplats och under sin placering.

VFU-ansvarig ska:

• informera studenterna om att de senast två veckor innan placeringen startar ska meddela sina personuppgifter till IT-kontakten på respektive enhet.

Studenter ska:

• meddela IT-kontakten på enheten sina personuppgifter, senast två veckor innan första dagen för placeringens start.
• meddela IT-kontakten på enheten om de arbetar i regionen, senast två veckor innan placeringen börjar.

IT-kontakt på enheten ska:

• beställa behörighet senast två veckor innan första dagen för placeringen
• skriva i beställning om studenten arbetar på någon enhet i Regionen
• beställa borttag av behörigheten. Vid beställning av borttag används formuläret Cosmic Personal – borttag Rollbaserad behörighet. Vid beställningen bifogas id34 med en orange markering på användaren som ska tas bort.

Beställning av behörighet i Cosmic för Specialistsjuksköterskestudenter som inte är anställda i regionen

Specialistsjuksköterskestudenter som inte är anställda i regionen ska tilldelas den rollbaserade användarrollen Sjuksköterskestudent i Cosmic. De ska alltså inte ha användarroll Sjuksköterska. Det beror på att deras sjuksköterskelegitimation inte finns i en personakt i regionen, därmed är inte deras legitimation styrkt i regionen.

Framöver kommer den nya användarrollen Specialistsjuksköterskestudent finnas som beställningsbar i Tjänstekatalogen.

Riktlinjer för alla studenters arbete i Cosmic

Handledare får inte lämna ut sina inloggningsuppgifter

Studenter får enbart arbeta i Cosmic i sin egen inloggning. Handledare får inte lämna ut sina inloggningsuppgifter till studenter.

Studenters inloggning i Cosmic

Inloggning i Cosmic ska alltid ske med stark autentisering. I Region Jönköpings län sker detta med SITHS-kort. Därför måste studenten ha med sig sitt SITHS-kort varje dag.

Informationssäkerheten är viktig

Alla studenter ska läsa och följa dokumentet Informationssäkerhet – Elever och studenter. Dokumentet är framtaget av Region Jönköpings läns informationssäkerhetssektion. Det finns i listan med relaterade länkar.

Handledaren ska kontrasignera studentens dokumentation

All dokumentation som samtliga studentkategorier (förutom vårdadministratörsstudent) gör ska kontrasigneras av handledaren. Därför ska studenter alltid dokumentera i journalmallar med kontrasigneringsfunktion.

Varje studentkategori har ett urval av journalmallar som motsvarar urvalet för den färdiga yrkesrollen. Samtliga mallar ska ha kontrasigneringsfunktion. Studenten väljer vid signering sin handledare som kontrasignerare. Vid behov kan även vidimerare väljas, men i normalfall lämnas denna ruta med valet ”Ingen”. OBS! Om vårdadministratör skriver ett diktat från en student ska aldrig kontrasignerare registreras vid utskrivningen av diktatet, det gör studenten själv vid signeringstillfället.

Behörigheter för sjuksköterskestudenter

Rollbaserad behörighet

Det är viktigt att handledaren känner till sjuksköterskestudenternas behörighet i Cosmic. Sjuksköterskestudenter har en så kallad rollbaserad behörighet. Du kan läsa vad de kan se och göra i Cosmic på sidan Grundbehörighet för respektive användar/yrkesroll, den finns under relaterade länkar.

Cosmic-instruktioner för handledare till sjuksköterskestudenter

Handledare till sjuksköterskestudenter ska följa nedanstående Cosmic-instruktioner och informera om dem till sjuksköterskestudenterna.

Aktiviteter

• Studenter har behörighet att se patienters aktiviteter i aktivitetsöversikterna (t.ex. i fönstret Att göra – Patient eller i aktivitetsvyn i Cosmic Nova), men de får inte ordinera eller utföra aktiviteterna eftersom den saknar kontrasigneringsfunktion.

Blanketter

• Studenter har endast läsvy för blanketter.

Diktering

• Prio-knapp: Rekommendation att prio-knapp används för studentdiktat. Läggs till handledaren för kontrasignering.             
• Viktigt att handledaren kontrasignerar för att bekräfta riktigheten i nära anslutning till diktatet.
• Ej utskrivet diktat: Om diktat ej är utskrivet vid periodens slut kan anteckning skrivas mot ansvarig handledare med uppgift om dikterande student inne i anteckningen.
• Det är viktigt att studenten går igenom sin signeringslista varje dag.

Journal

• Journalmallar med kontrasigneringskrav (exempelvis IVP-vårdplan allmän med kontrasignering och epikris med kontrasigneringsfunktion) ska alltid användas. Dessa mallar finns i urvalet för journalmallar.
• Vid dokumentation av vårdplaner ska studenten välja ”Ny vårdplansanteckning” för att därefter välja journalmall med kontrasignering”.
• Studenten får inte skriva i en journalmall utan kontrasigneringsfunktion som handledaren påbörjat.
• Om specifika mallar saknas i urvalet kan de hämtas upp via Lägg till fler alternativ.

Rutiner för signering

• Alla studentanteckningar ska kontrasigneras av ansvarig handledare.
• Vid behov får ansvarig handledare justera/komplettera anteckningen via funktionen omsignera.
• Signeringsmomentet görs med fördel tillsammans med studenten för att få direkt återkoppling.
• En handledare kan inte både kan signera och kontrasignera samma anteckning. Om den ansvariga handledaren (som egentligen skulle kontrasignerat) tar över signeringen från studenten så måste alltså handledaren utse en annan kontrasignerare.

Verksamheten behöver rutiner för osignerade studentanteckningar

• Det är viktigt att handledaren och studenten stämmer av att allt är signerat innan studenten avslutar sin period på enheten.
• Vår rekommendation är att ansvarig enhetschef medverkar i framtagandet av rutiner för osignerade studentanteckningar.

LINK

• Studenterna får endast använda LINK som läsvy. De får inte dokumentera eller skicka meddelanden eftersom det inte finns någon kontrasigneringsfunktion i LINK.

Läkemedelslista

• Det finns ingen möjlighet att som sjuksköterskestudent välja kontrasignerare vid signering av läkemedel i ordinationslistan. Därför används detta arbetssätt:

1. Studenten är inloggad och väljer Iordningställ på aktuellt utdelningstillfälle i Utdelningsvyn. Det iordningställda utdelningstillfället markeras då med en blå prick som betyder att iordningställandet måste kontrasigneras av handledare.

2. Handledaren kontrollerar läkemedlet, väljer Iordningställ för att kontrasignera iordningställandet och därefter Administrera läkemedel.

Nova

• Studenterna får endast använda Nova som läsvy. De får inte dokumentera i vårdplanen eftersom det inte finns någon kontrasigneringsfunktion Nova.

Behörighet för vårdadministratörsstudenter

Rollbaserad behörighet

Det är viktigt att handledaren känner till studenternas behörighet i Cosmic. Studenter har en så kallad rollbaserad behörighet. Du kan läsa vad de kan se och göra i Cosmic på sidan Grundbehörighet för respektive användar/yrkesroll, den finns under relaterade länkar.

För vårdadministratörsstudenter gäller i stort sett samma behörighet som vårdadministratör, men med användarrollen vårdadministratörsstudent.

Cosmic-instruktioner för handledare till vårdadministratörstudenter

Handledare ska inte kontrasignera studentens dokumentation

Vårdadministratör har ingen signeringsmöjlighet i Cosmic, det innebär att de inte heller har kontrasigneringsfunktion som handledare. De kan endast lägga anteckningar som klar för signering till vårdpersonal som kan signera.

1. När vårdadministratörstudent skrivit ut ett diktat ska anteckningen endast sparas, inte läggas som klar för signering.
2. Handledaren får sedan gå via diktatlistan hämta upp diktatet, lyssna och läsa igenom och godkänna anteckningen och därefter lägga den som Klar för signering. När handledaren väljer Klar för signering betyder det att anteckningen är godkänd ur administrativ synpunkt. Om handledare önskar kan de i anteckningen ange namn på vårdadministratörsstudent som skrivit anteckningen/namnet på handledaren som godkänt anteckningen.

Journalmallarna är till för dokumentation som görs av vårdgivare och deras handledare ska kontrasignera anteckningarna. Det innebär att vårdadministratörsstudenter får vid utskrift av diktat skriva anteckningar i de vanliga journalmallarna för ordinarie vårdgivare och i kontrasigneringsmallar för olika studentgrupper.

Hantering av inskrivna patienter inom annat medicinskt ansvar

För att få fram rätt vårdkontakt att dokumentera mot när studenterna jobbar över klinikgränserna med inneliggande patienter måste de välja Visa alla i vårdkontaktväljaren.

Exempelvis logoped som arbetar med patient på medicinkliniken loggar in mot logopedmottagningen. Studenter dokumenterar mot vårdkontakten för vårdtillfället på medicinkliniken och använder journalmall med kontrasigneringskrav. Vid signering väljs handledaren som kontrasignerare.

Studentansvarig inom respektive verksamhet

Studentansvarig inom verksamheten ansvarar för behörighetsadministrationen.

Varje verksamhet ansvarar för att ha väl fungerande rutiner för behörighetstilldelning och beställning av studentkonton, liksom för information och utbildning i hur studenten ska använda Cosmic och hur kontrasigneringsfunktionen fungerar.

Det ska finnas en rutin som reglerar hur konton avslutas när en student byter arbetsuppgifter eller slutar sin praktik. Denna rutin bör initieras av samma befattningshavare som godkänt behörigheten eller eventuell efterträdare.

Rutin inför avslut av LIA-period

Inför att studenten slutar sin LIA-period ska handledaren tillsammans med studenten kontrollera att studentens signeringskorg är tom. Observera att handledare måste göra detta via studentens inloggning, då signeringslistan för vårdadministratörer endast visar handledarens egna poster. Om handledaren hämtar upp andra vårdadministratörers listor visar de 0 poster.

Det är ett problem att en användare inte både kan signera och kontrasignera samma anteckning. Om den ansvariga handledaren (som egentligen skulle kontrasignerat) tar över signeringen från studenten så måste alltså en annan kontrasignerare väljas.

Verksamheten behöver skapa rutiner för hur man då agerar:
Förslag att man enas om att ansvarig handledare signerar av posterna i studentens lista och utser någon som tar över ansvaret för kontrasigneringen. Eventuellt kan det vara ansvarig enhetschef.

Behörigheter för läkarstudenter

Vårdbegäran

Läkarstudent ska ej kunna hantera egna remisser.
Studenten kan skriva remiss i handledarens namn. Under sökordet Ansvarig läkare ska studentens namn anges/ansvarig handledares namn. Vårdadministratör som skriver diktat väljer Spara och remissen hamnar hos handledaren för signering. Det betyder att studenten inte själv kan skriva remiss, utan den får dikteras för att läggas mot ansvarig handledares signeringslista. Alternativet är att studenten får skriva remiss på egen hand i ansvarig läkares inloggning under övervakning och handledning.
Läkarstudenter ska inte ligga med i urvalet för remitterande resurser.

Observera att remissvar ändå kan komma in till de studenter som tidigare haft behörighet. De studenterna kommer inte att finnas i urvalslista i Inkorg svar. Där måste man välja ”Alla” för att fånga de svaren och sedan omrikta till vårdgivare.

Läkemedel

Läkarstudenters arbete i läkemedelsmodulen

Den som har användarroll läkarstudent kan ej signera en ordination utan kan endast förbereda en ordination och lägga den ”Klar för signering”. Man väljer sin handledare som vårdgivare, ordinationen hamnar i handledarens signeringskorg. Däremot kan givna doser signeras i ordinationslistan.

Läkarstudenter har LM_Stud (behörighetskloss som läkemedelsansvariga).

Ny ordination kan ej skapas.
Recept kan läsas, men ej signeras/skickas. Man kan öva på övre delen av receptet.
Ordinationsmallar nås då från ”trädet”, man kan inte söka på mallar så som färdiga läkare gör.
Läkemedelslista kan läsas och skrivas ut
Ordinationslistan kan läsas och skrivas ut.

Uppmärksamhetssignal - UMS

• Student har endast läsrätt
• När registrering ska göras får det registreras tillsammans med ansvarig läkare för aktuell patient.
  (Vårdadministratör kan inte dokumentera i UMS, därför kan inte detta ske via diktat)

Vårddokumentation

Journalmallar med kontrasigneringskrav ska användas och ligga i urvalet för journalmallar. Viktigt att vårdadministratör alltid väljer journalmall med kontrasigneringskrav vid utskrift av diktat.

Mallar för:
Administration, Besök, Inskrivning, Konsultation, Daganteckning och Epikris ska finnas. Urval för sökordsmallar mot Läkare student – Vårdadministratör på varje klinik/vårdcentral gör ett tillägg i lathunden för läkarstudenter som anger vilka journalmallar man använder på just den enheten. OBS att det är viktigt att man informerar om journalstrukturens uppbyggnad och de gemensamma dokumentens utformning och betydelse.

Digital diktering

Studenten ska alltid välja hög prio på diktatet – för att få snabb handläggning och återkoppling.
Viktigt att lägga mot rätt kategori i diktatfunktionen.
Om diktat från student ej är utskrivet vid periodens slut kan anteckningen skrivas mot ansvarig läkare med uppgift om dikterande student inne i anteckningen.

Blanketter

Behörigheten kan inte tas bort för blankettmodulen, ansvar hos student och handledare att förmedla följande:

Läkarstudenten får aldrig skriva blanketter i eget namn och alltså inte signera blanketter, ska alltid läggas mot handledarens signeringsansvar. Ange i blanketten att den är utfärdad av läkarstudent och namn.

För att träna att skriva själv, t ex sjukskrivningsintyg får detta göras i ansvarig läkares inloggning under handledning (alltid under översyn med direktåterkoppling).
Övriga blanketter dikteras: Vid diktat ska vårdadministratören välja ansvarig läkare som signeringsansvarig.

Vårdadministratörers arbete med läkarstudent

Diktat/journal

• Studenten ska alltid välja prio Hög på sina diktat, och diktaten ska skrivas med förtur. Viktigt för att få snabb återkoppling på sina insatser tillsammans med handledare och att signering ska kunna ske innan studentperiodens slut.
• Diktat av läkarstudent skrivs alltid i kontrasigneringsmallar
• Vid vårdkontakt – välj den kontakt besöket gäller.
• Vid vårdpersonal – välj studentens namn.
• Fyll alltid i sökordet Ansvarig läkare med ansvarig läkare för aktuell patient.
• Om diktat gjorda av läkarstudent inte är utskrivna vid praktikperiodens slut skrivs anteckningen mot ansvarig läkares signeringsansvar med uppgift om vem som var dikterande student inne i anteckningen. – Kom i dessa fall ihåg att inte välja kontrasigneringsmall.
• Vårdadministratör ska alltid lämna fältet för kontrasignering tomt, studenten fyller själv i detta vid signering.

Brev/blankett/intyg

• Vid diktatutskrift välj alltid ansvarig läkare som signeringsansvarig. Kontrasigneringsfunktion finns inte i blankettmodulen.
• Brev, blanketter och intyg får aldrig skrivas i läkarstudentens namn och får ej signeras av studenten. OBS att inne i brevet/blanketten/intyget ska det anges att det är en student som utfärdat, ange namn/läkarstudent.

Remiss

• Remisser/konsulter får aldrig skrivas i studentens namn och inte signeras av student.
• Vid diktat av remiss eller remissvar välj alltid ansvarig läkare som signeringsansvarig. Ange i remiss/remissvar att det är utfärdat av student och studentens namn. Kontrasigneringsfunktion finns inte i remissmodulen.

Resursplanering

• Rutiner skapas av VFU-ansvarig läkare

Läkemedel

• Ny ordination kan inte skapas.
• Recept kan läsas, men inte signerings/skickas. Ev receptförskrivning görs tillsammans med ansvariga läkare för aktuell patient.
• Läkemedels- och ordinationslista kan läsas och skrivas ut.
• Studenter har inte behörighet att se om patienten är dosansluten.

Uppmärksamhetssignal - UMS

• Student har endast läsrätt
• När registrering ska göras får det registreras tillsammans med ansvarig läkare för aktuell patient.
  (Vårdadministratör kan inte dokumentera i UMS, därför kan inte detta ske via diktat)

Läkarstudent – riktlinjer för arbete i Cosmic

Diktering

• Välj rätt vårdkontakt! Om ingen aktuell vårdkontakt finns skapa en ny, alternativt klicka i Ingen och ange i diktatet att vårdkontakt ska skapas.
• Kontrollera att enheten stämmer.
• Sätt hög prio på diktatet - pil upp. Dessa diktat ska skrivas med hög prio för att studenten ska få snabb återkoppling.
• Ange kategori.
• Öppna aktuell journalmall och diktera i rätt ordning.

Journal

• Journalmallar med kontrasigneringskrav ska alltid användas av student.
• Fyll i sökordet Ansvarig läkare med korrekt information för aktuell patient.

Brev/blanketter/intyg

• Blanketter får aldrig skrivas i studentens namn och får inte signeras av student.
• Vid diktat anger studenten ansvarig läkare som signeringsansvarig, inne i blanketten anges att den skrivits av student. (Kontrasigneringsfunktion finns ej)
• Om studenten vill öva på blanketter och brev kan det göras i Cosmic elevmiljö.

Signering

• Signera poster i signeringslistan varje dag. (Två flikar; Osignerade och Ovidimerade).
• Alla anteckningar ska kontrasigneras av ansvarig läkare. Vid signeringstillfället ska studenten välja ansvarig läkare för denna patient som kontrasignerare.
• Se till att signeringskorgen är tom, inga signeringsposter finns kvar, vid studentperiodens slut.

Remiss

• Remisser/konsulter får aldrig skrivas i studentens namn och inte signeras av student.
• Remiss ska dikteras i ansvarig läkares namn, som då också får remissvaret åter till sig. Vid diktat anger studenten ansvarig läkare som signeringsansvarig, inne i remissen anges att den skrivits av student. (Kontrasigneringsfunktion finns inte)

Resursplanering

• Rutiner skapas av VFU-ansvarig läkare

Läkemedel

• Ny ordination kan inte skapas av student.
• Recept kan läsas, men inte signerings/skickas. Eventuell receptförskrivning görs tillsammans med ansvariga läkare för aktuell patient. OBS! Läkare ska ej lämna ut inloggningsuppgifter, utan måste i dessa fall sitta bredvid studenten.
• Läkemedels- och ordinationslista kan läsas och skrivas ut.
• Studenter har inte behörighet att se om patienten är dosansluten

Uppmärksamhetssignal - UMS

• Student har endast läsrätt
• När registrering ska göras får det registreras tillsammans med ansvarig läkare för aktuell patient.
  (Vårdadministratör kan inte dokumentera i UMS, därför kan inte detta ske via diktat)

Här anger respektive klinik/vårdcentral vilka journalmallar som används inom enheten:

Handledare för läkarstudent – riktlinjer

Journal

• Studenten ska alltid använda journalmallar med kontrasigneringskrav
• Under sökordet Ansvarig läkare anges namn på ansvarig läkare för aktuell patient
• Viktigt med återkoppling kring journalföring mellan handledare/student.
• Skapa förståelse för strukturen i journalen och användningen av t ex gemensamma dokument och rätt mallar med dokumentation under korrekt sökord.

Brev/blanketter/intyg

• Blanketter får inte skrivas i läkarstudents namn och får inte signeras av student. (Ev lokala undantag kan finnas inom respektive verksamhet, handledare ansvarar då för att tydliggöra dessa)
• Studenten dikterar och vårdadministratör väljer ansvarig läkare som signeringsansvarig, inne i blanketten anges namn/läkarstudent. (Kontrasigneringsfunktion finns inte i blankettmodulen)

Signering

• Alla journalanteckningar ska kontrasigneras.
• När studenten signerar anteckningen väljs ansvarig läkare för denna patient som kontrasignerare.
• Dessa signeringsposter anges med ett K i signeringslistan
• Vid behov får ansvarig läkare justera/komplettera anteckningen via funktionen omsignera.
• Signeringsmoment görs med fördel tillsammans med studenten för att få direktåterkoppling.
• Kontrollera att studentens signeringslista är tom vid VFU-periodens slut.

Remiss

• Remisser/konsulter får aldrig skrivas i läkarstudents namn och får inte signeras av student.
• Vid diktat anger studenten ansvarig läkare som signeringsansvarig, inne i remissen anges att den skrivits av student. (Kontrasigneringsfunktion finns ej).

Resursplanering

• Rutiner skapas av VFU-ansvarig läkare

Läkemedel

• Ny ordination kan inte skapas av student
• Recept kan läsas, men inte signeras/skickas av student. Ev receptförskrivning görs tillsammans med ansvarig läkare för aktuell patient i dennes inloggning. OBS! Läkare ska inte lämna ut inloggningsuppgifter, utan måste i dessa fall sitta bredvid studenten.
• Läkemedels- och ordinationslista kan läsas och skrivas ut av studenten.
• Studenter har inte behörighet att se om patienten är dosansluten.