Cosmic Beställning och Svar (BoS) - felhantering - rekommendation

Kontakt

Klinisk kemi:

Kundtjänst: (010-24) 22 000, vardagar kl. 07.30-16.30

Klinisk mikrobiologi:

Kundtjänst: (010-24) 22 000, vardagar kl. 07.30-16.30

Klinisk patologi:

• Gällande beställningar: telefon provinlämningen: (010-24) 224 60
• Gällande provsvar: telefon vårdadministratör: (010-24) 259 70
• Funktionsbrevlåda: kliniskpatologicytologi.jonkoping@rjl.se

Röntgen

Kundtjänst: (010-24) 10 400, vardagar kl. 08.00-16.00

Klinisk fysiologi

Tidbokning/förfrågningar/vårdadministratör

• Jönköping: 010 –24 23434
• Eksjö: 010 –24 354 69
• Värnamo: 010 – 24 234 34

Mammografi

• 1:a hand: Linda Eriksson Sektionsledare/systemadmin 010-2426452
• 2:a hand: Frida Davidsson eller Zaruhi Vardanian systemadmin 010-2426462

Makulering av journalhandlingar

Enligt patientdatalagen får uppgifter i en journalhandling inte utplånas eller göras oläsliga.

Vid rättelse av en felaktighet ska det anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den

Makulera beställning

En beställning i BoS går att makulera i Cosmic innan den skickas till utförande enhet. Efter att den har skickats måste den hanteras av respektive specialitet.

Avvikelse

Avvikelse ska skrivas vid situationer som stämmer överens med texten nedan.

En avvikelse är en icke förväntad händelse eller observation i verksamheten som medfört eller skulle kunna medföra risk eller skada för patient, närstående, medarbetare, miljö, utrustning eller organisation.

Felhantering klinisk kemi och mikrobiologi

Felaktig beställning

Laboratorimedicin tar kontakt med beställaren när:

• Viktig information saknas i beställningen.
• När provrör inkommer och beställningen inte är skickad från BoS.

Beställaren tar kontakt med laboratorimedicin när:

Felaktigheter med prov eller beställning upptäcks efter att den är skickad.

Felaktigt svar

I händelse av att felaktiga svar skickas till BoS sker en stegvis hantering enligt beskrivningen nedan. Personal som tagit del av ett felaktigt svar kan bli kontaktade av laboratoriet.

Felaktigt analyssvar:

• Nytt svar skickas med kommentar Tidigare svar felaktigt. Nytt svar kommer
• Nytt korrigerat svar skickas ut och syns i svarsöversikten. Det felaktiga svaret hamnar i historiken.

Svar skickas på fel patient:

• Nytt svar skickas med kommentar Se kommentar
• I svaret anges Prov taget på fel patient. Det felaktiga svaret finns i historiken.

Felhantering klinisk patologi

Felaktig beställning

Patologen tar kontakt med beställaren när:

• Informationen som står angiven i beställningen inte stämmer med det som står angivet på provetiketter. T.ex. antal provkärl, provmaterial, patientnummer
• När provkärl inkommer och beställningen inte är skickad från BoS.
• När beställning är skickad från BoS men provkärl saknas.

Beställaren tar kontakt med patologen när:

Felaktigheter med prov eller beställning upptäcks efter att den är skickad. Information skickas till patologens funktionsbrevlåda. Vid Akuta ärenden eller behov av att ändra prioritet ta kontakt via telefon till provinlämningen (010-24)-22460.

Felaktig information i skickad beställning

Ändringar görs i patologens produktionssystem, detta syns ej i BoS. Om det rör sig om en större mängd text som ska justeras, behöver en ny beställning skickas.

Fel patologimall väljs i beställning

Om fel patologimall har valts i beställningen och detta upptäcks innan beställningen har skickats.

1. Makulera beställning i BoS
2. Skapa och skicka ny beställning i BoS

Om fel patologimall har valts och beställningen har skickats.

1. Kontakta patologen

2. Skapa och skicka ny beställning i BoS

3. Patologen skriver ut nya etiketter och fäster på provkärlen.

4. Patologen svarar ut på den felaktiga beställningen i BoS med svarsutlåtande makulerad.

Felaktigt svar

Felaktigt svarsutlåtande

Om felaktigt svar upptäcks av beställaren ska information skickas till patologens funktionsbrevlåda; kliniskpatologicytologi.jonkoping@rjl.se och via telefonkontakt till vårdadministratör (010-24)-25970

Om felaktigt svarsutlåtande upptäcks av patologen kontaktas beställaren via telefon.

Besvarad på fel patient

Svar som kommit till BoS går inte att makulera. Journalanteckning skrivs och information ska ges till berörd patient av patientansvarig läkare.

Ny beställning ska skickas in på rätt patient så att nytt svar kan skickas. Patologen skriver kompletterande svar på det felaktiga svaret med information om att svaret är skickat på fel patient, och felaktig remiss med tillhörande svar makuleras i patologens produktionssystem.

Felhantering röntgen, klinisk fysiologi och mammografi

Utförande enhet tar kontakt med beställaren i de fall när:

Beställaren tar kontakt med utförande enhet i de fall när:

• Felaktigheter beställning upptäcks efter att den är skickad.
• Undersökningen av olika anledningar inte längre ska utföras.

Felaktig information i skickad beställning

Ändringar görs i utförande enhets produktionssystem, detta syns ej i BoS.

Fel beställande enhet väljs i beställning

Alternativ 1

Kontakt med utförande enhet som ändrar beställande enhet i sitt produktionssystem. Rätt enhet debiteras men ändringen följer inte med till  BoS. Alternativ 2

• Kontakt med utförande enhet som makulerar beställningen.
• Ny beställning skapas med rätt beställande enhet.

Fel undersökning väljs i beställning

Kontakt tas  med utförande enhet som antingen ersätts med annan undersökning eller makuleras beställningen med begäran om ny beställning.

Fel patientidentitet på beställning

Uppdagas innan undersökning utförs

• Beroende på vem som upptäcker felet tas kontakt med utförande enhet alternativt beställare.
• Beställning återsänds/makuleras med svar t.ex.  ”Felaktig remiss som makuleras på uppdrag av NN”.
• Ny remiss utfärdas på rätt patient.

Uppdagas efter att undersökning utförts

• Patientansvarig läkare informera patienten
• Kompletterande svar skickas med information om att anamnes och frågeställning inte stämmer
• Journalanteckning ska skrivas om händelsen av patientansvarig läkare.
• Avvikelse ska skrivas av beställande enhet
• Om patienten inte vill att bilderna och svarstexten ska vara kvar. Patienten måste utfärda begäran om journalförstöring till IVO. Detta måste ske i både Cosmic och Röntgens produktionssystem

Undersökning utförs på fel patient

Undersökningen utförs på annan patient än den som står angiven på beställningen,

• Den som är ansvarig för felet ansvarar för att informera patienten.

• Beställare skickar ny beställning för att göra om undersökningen
• Avvikelse ska skrivas av utförande enhet
• Om patienten inte vill att bilderna och svarstexten ska vara kvar. Patienten måste utfärda begäran om journalförstöring till IVO. Detta måste ske i både Cosmic och utförande enhets produktionssystem