Cosmic Beställning och svar (BoS), från ROS till BoS för klinisk kemi och mikrobiologi, rekommenderat arbetssätt

Introduktion

Som ett led i arbetet med övergången från ROS till BOS har utredningar visat att det finns vissa skillnader i hantering och funktioner. Syftet med detta dokument är att beskriva väsentliga skillnader och hur dessa hanteras för att underlätta arbetet vid övergången.

Införandet av BoS sker etappvis. Det innebär att man under en övergångsperiod arbetar i både BoS och ROS tills samtliga discipliner finns tillgängliga i BOS. Historiska beställningar och svar kommer fortsatt vara tillgängliga i ROS eftersom ingen överföring sker till BOS. För att få den fullständiga bilden av både nya och historiska beställningar och svar krävs att man tittar i både BOS och ROS. Beställningar och svar avseende Radiologi, Klinisk fysiologi, Mammografi och Patologi hanteras som tidigare fullt ut i ROS.

Vad innebär det att börja använda BOS
I etapp 2 hanteras provbundna beställningar gällande Klinisk Kemi inklusive lokala analyser och Mikrobiologi fullt ut i BOS. Beställningar och svar för dessa discipliner hittas i översikter och vyer i Cosmic och svaren vidimeras. Transfusionsmedicin nås via uthopp från BOS till Interinfo och informationen presenteras som tidigare. Givna blodtransfusionen visas och återrapporteras som tidigare.

Samma rutiner och regler gäller i BOS som för övriga Cosmic och andra system som innehåller patientinformation avseende ansvar hos verksamheten att säkerställa inloggning på rätt enhet, arbete med rätt patient, vårdrelation med patienten för att ta del av information, m.m. Samtycke fungerar på samma sätt som i övriga Cosmic.

Hjälpfunktion i Cosmic, F1

När man är inloggad och arbetar i Cosmic kan man använda sig av Hjälpfunktionen som man når via kortkommandot F1, eller genom att skriva in Hjälp i sökfönstret i menyn. Man kommer till Cambios användarmanualer för Cosmic. Användarmanualen för BOS heter COSMIC Order Management.

Behörigheter och urval

När man är användare av Cosmic på klinik eller vårdcentral oavsett yrkeskategori kommer menyurvalet att kompletteras med BOS i menyn. Precis som övrigt i Cosmic använder man de delar av BOS som man behöver i sitt arbete. I läkarrollen ingår behörighet att signera och vara beställare. Övriga yrkesroller har behörighet att lägga beställningar. 

Om andra yrkeskategorier exempelvis vissa sjuksköterskor behöver signeringsrätt och även finnas med i urvalet för beställare krävs en IT-beställning. Denna görs av enhetens IT-kontakt via tjänstekatalogen enligt rutin. Behörigheten finns att söka under Cosmic verksamhet, behörighetsprofil BOS sign. Där görs även borttag av denna behörighet.

För personal som enbart har tillgång till Cosmic via PÖS och har behov av att beställa prover och undersökningar behöver enhetens IT-kontakt beställa Cosmic användarbehörighet via ID34.

Kommunanvändare med tidigare behörighet till ROS får behörighet till BOS för att skriva ut provtagningsunderlag och etiketter.

Att tänka på vid beställning

Vid beställning i BOS finns det några skillnader jämfört med beställningar i ROS som kan vara bra att känna till.

Via knappen Provtagningsinfo i beställningsfönstret i BOS kommer man till Laboratoriemedicins Provtagningsanvisningar där man kan söka fram information om specifika analyser. Genom att ange analysnamn via en sökruta söker man fram aktuell analys och får information om analysen man behöver veta mer om. Det är även i Provtagningsanvisningarna man kan hitta analyser med hjälp av synonymer om man inte har rätt namn på analysen så att man hittar den i BOS.

Beställningar görs under separata flikar i BOS för de olika disciplinerna både vid beställning och svar. Det finns fyra olika flikar.

• Klinisk kemi
• Klinisk mikrobiologi
• Blod/Tranfusionslab
• Lokala analyser

Sökfunktionen är kopplad till respektive flik. Vid en sökning får du träff bland analyserna i den valda fliken. Om man vid samma tillfälle ska beställa från olika flikar och även från ROS krävs en beställning för varje flik, samt beställning från ROS. Eventuella kompletterande frågor behöver besvaras i respektive beställning.

När man gör en beställning i BOS registreras beställningen och inte separata provrör som i ROS. Det innebär att man följer beställningens status, men status kan inte följas för enskilda provrör i BOS. När provrören ska skickas avgångsregistreras beställningen. Det finns ingen funktion för att avgångsregistrera provrör med scanner i BOS.

Ytterligare en konsekvens är att man prioriterar beställningen och inte provröret. Det betyder att man behöver beställa akuta prover och standard prover på olika beställningar.

Provtagningstid anges innan beställningen sparas, detta fält är tvingande. Akutverksamheterna behöver inte fylla i provtagningstid, eftersom provtagningstiden blir den samma som tiden när beställningen sparas om man inte aktivt går in och ändrar tiden.

Beställningspaket

Beställningspaket är tillgängliga som tidigare. Beställningspaket skapas centralt i samverkan mellan Diagnostik och de Medicinska programgrupperna som tillsammans ansvarar för innehållet i paketen och vilka paket respektive enhet ska ha tillgång till.

• För ändrade eller nya behov avseende Beställningspaket kontakta laboratoriemedicin@rjl.se. Ange kontaktperson och behov.

Införandet av BOS sker etappvis vilket innebär att man under en övergångsperiod beställer både från respektive flik i BOS samt från ROS.

När man gör en beställning i BOS finns beställningspaketen i separata flikar och det går inte att blanda analyser i beställningspaketen från de olika flikarna.

Namnet på beställningspaketet visar om paketet är komplett i BOS eller om det behöver kompletteras i annan flik. Finns en disciplinbeteckning inom parentes efter paketnamnet är det en indikation på att det finns ett motsvarande beställningspaket i en annan flik. Om ett beställningspaketpaket inte har en disciplinbeteckning inom parentes efter paketnamnet så indikerar det att beställningspaketet är komplett i den fliken du är.

Exempel paket ”Flyktingundersökning”. Då detta paket innehåller analyser från både klinisk kemi och mikrobiologi delas det upp till ”Flyktingundersökning (Kemi)” och ”Flyktingundersökning (Mikro)”.

Följa en beställning

För att följa en beställning/remiss används översikten Beställningsstatus. Man kan även i Patientöversikten se vad som är beställt och därifrån gå vidare till beställningen.

Det är avsändarens ansvar att skicka remissen i samband med att provrören skickas och det är avsändarens ansvar att skicka med alla provrör som ingår i remissen.

När provrören kommer till laboratoriet ankomstregistreras remissen och i beställningsstatus visas att remissen ankommit till labb. Om ett rör som angetts i remissen inte ankommer till laboratoriet visas inte att röret saknas i status, eftersom BOS inte följer enskilda rör utan följer remissen. Följande svar skickas ”prov saknas, troligen har beställningen skickats av misstag”.

Omrikta svar

Man kan byta svarsmottagare fram till att beställningen är skickad till laboratoriet. Du kan enkelt gå tillbaka till beställningen via beställningsstatus eller i patientöversikten. Man kan inte ändra svarsmottagare under tiden remissen är skickad och man väntar på svar. När svar finns i Inkorg svar kan man byta svarsmottagare genom att omrikta svaret till annan mottagare. Om man beställt prov på ”fel” enhet går det att byta på samma sätt som byte av svarsmottagare.

Se svar i översikter

Patientens svar kan ses av alla som har tillgång till BOS oavsett vilken enhet som beställt provet/undersökningen. Samma regler gäller som för övriga Cosmic. Du måste alltid ha en vårdrelation för att ta del av patientens information i Cosmic. Patienten har möjlighet att spärra sin information, då spärras även informationen som finns i BOS. Svar på beställningar från vårdgivare inom Region Jönköping visas upp i BOS. Svar på beställningar från andra vårdgivare visas inte upp.

Patientens beställningar, svar, samt osignerade och ovidimerade poster visas på olika sätt i vyerna nedan. Översikterna skiljer sig till vissa delar från ROS.

• Osignerat och Ovidimerat
• Enhetsöversikten, för bland annat akutverksamheten
• Patientöversikt
• Analysytan
• Min översikt
• Beställningsöversikt
• Svar provbunden
• Inkorg svar

Svar provbunden

Svar provbunden är uppbyggd med flikar, vilket innebär att svaren är uppdelade på Klinisk Kemi, Klinisk mikrobiologi, samt fliken Lokala analyser. I ROS finns svaren för övriga discipliner som tidigare.

Statusuppdatering på provrörsnivå förekommer inte, t ex delvis besvarad, i Svar provbunden kan man inte se om svar väntas på enskilda analyser som man har kunnat i ROS. Man får istället titta i beställningsstatus vilka analyser som är beställda och vilka svar som då väntas. I Svar provbunden kan du högerklicka på enskilt svar för att komma till beställningen.

Lokala analyser

Inmatning av patientnära analyser görs på ungefär samma sätt i BOS som i ROS. Äldre inmatade svar finns kvar i ROS. När man registrerar ett patologiskt svar i Lokala analyser markerar man manuellt att det är patologiskt genom att dubbelklicka i kolumnen P. På de analyser där det inte finns ett referensvärde, finns istället ett rimlighetsvärde. Registrerar man ett värde utanför rimlighetsvärdet får man en indikation på att det inmatade svaret ligger utanför rimlighetsvärdet. En varningsruta med följande text visas upp ”Du har angett ett värde som ligger utanför det specificerade intervallet”

Makulera felaktigt svar i Lokala analyser

För att makulera ett felaktigt inmatat svar i Lokala analyser efter vidimering. Skriv in ”makulerat” på samma analys, på samma datum och tid som det felaktiga svaret. Det felaktiga svaret hamnar då i historiken samtidigt som det finns en kommentar att värdet är makulerat. För att registrera ett nytt värde registreras det på en ny tid.

Resistensöversikt

Resistensöversikten som finns i ROS inom mikrobiologi finns inte i Cosmic. Beställda odlingar kan följas i svar provbunden under fliken Klinisk mikrobiologi. Du kan se besvarade undersökningar per datum radvis. Genom att markera enskilda svar ser du också eventuell resistens.

Utveckling pågår av en alternativ resistensöversikt där man kan följa positiva odlingar i en lista. Uthopp kommer att ske via externa applikationer, aktuell patient följer med.

Signera och vidimera

I Cosmic finns osignerade och ovidimerade svar i översikterna. Man kan signera/vidimera från flera ställen. Är man i vyn Osignerat och Ovidimerat och står på det osignerade svaret ser man svaret i den vänstra sidan. Man kan också enkelt ta sig vidare för att se beställningen. Man har som tidigare ansvar att ta till sig relevant information innan man vidimerar ett svar oavsett vilken vy man väljer att vidimera från. Så länge vi använder både BOS och ROS för beställningar och svar behöver man gå in både i Cosmic och ROS för att signera/vidimera svar. Verksamheten ansvarar för att säkerställa att man jobbar med rätt patient oavsett om det gäller beställning eller vidimering.

Inkorg svar visar upp enhetens alla ovidimerade svar i BOS. Man kan filtrera på datum, svarsmottagande enhet och svarsmottagare. Man kan med hjälp av denna vy se vad det finns för ovidimerade svar på enheten eller enskild läkares ovidimerade svar.

Ett öppnat kuvert visar att någon sett svaret. Har ingen tittat på svaret förblir kuvertet stängt. Det går att manuellt stänga och öppna kuvertet. Om man på enheten är van vid att arbeta med att kvittera provsvar i ROS, kan man istället använda denna funktion. Det går inte att skriva någon kommentar vid svaret som man kan göra i ROS.

Kontrollfunktion

Det är även i Inkorg svar som särskild utsedd BOS-ansvarig på enheten kontrollerar om det finns svar utan svarsmottagare. I förekommande fall omriktas dessa svar till rätt svarsmottagare som vidimerar svaret.

Kommunanställd

Hemsjukvården kommer som tidigare åt provtagningsunderlag via Cosmic istället för via ROS. De har en särskild behörighet där de kan skriva ut etiketter, provtagningsunderlag samt skicka remissen.

Felhantering

Om ett felaktigt svar har registrerats av Diagnostik, skickas först en kommentar.

• Tidigare svar felaktigt. Nytt svar kommer.

Nytt korrigerat svar skickas ut och syns i svarsöversikten. Det felaktiga svaret hamnar i historiken.

Om svar skickats ut på fel patient, skickas först en kommentar.

• ”Se kommentar”

När man öppnar svaret står det ”Prov taget på fel patient” Det felaktiga svaret hamnar i historiken.

När det finns flera svar på samma analys från samma provtagningstillfälle visas en plus-ikon. I vyn Svar provbunden och andra översikter visas det senast inkomna värdet. Om det finns en plus-ikon kan man klicka på värdet, man ser då kommentaren under rubriken ”enskild analyskommentar”. Man kan därefter klicka på knappen historik som visar alla svar som registrerats på denna analys. Det är alltid det senaste svaret som gäller.

Loggfunktion och spårbarhet

Motsvarande funktion Accesslogg i ROS finns inte i BOS.

Laboratoriet har ibland behov av att kontakta provtagare för exempelvis frågor, för att meddela att ett felaktigt svar har lämnats eller att en remiss inte har skickats. Laboratoriets kundtjänst kontaktar då beställande enhet. Beställande enhet är ansvarig för att rätt personer får informationen beroende på frågeställning eller information.

Katalogimport

När katalogen med beställningsbara analyser behöver uppdateras med nya eller förändrade analyser och undersökningar kommer det inte att behövas något stopp i Cosmic. Katalogimporten tar vanligtvis endast några minuter. Om en beställning görs när katalogimporten pågår visas detta meddelande,