Cosmic Beställning och Svar (BoS), svarshantering, rekommendation

Introduktion

I BoS kan remittent hantera sina inkomna svar i flera vyer. Den rekommenderade vyn där remittent får mest stöd kring ovidimerade undersökningssvar är ”Inkorg svar”, eftersom den här vyn ger mest information om beställningen.

I följande vyer visas svar från BoS

• Inkorg svar
• Svar provbunden
• Osignerat och ovidimerat
• Radiologisvar
• Patientöversikt
• Enhetsöversikt

Ikoner

Ikoner som förekommer i de olika vyerna i det här dokumentet. Alla ikoner finns inte i alla vyer.

Inkorg svar

Sökväg: Meny / Översikter / Inkorg svar

Kortkommando: Ctrl+Shift+I

Bild 1: Inkorg svar

Inkorg svar visar ovidimerade svar på beställningar och remisser.

Filtrering

Det går att filtrera på ”Vald patient” eller ”Alla patienter”.

I rutan ”Visa” väljer man vilka svar som ska filtreras fram genom att filtrera på datum, svarsmottagande enhet och/eller svarsmottagare

• Alternativet ”Ingen” under svarsmottagare visar samtliga svar som inte har registrerad svarsmottagare.
• Alternativet ”Alla” visar svar som finns för vald patient på samtliga enheter/Svarsmottagare.
• Alternativet ”Alla i urval” visar svar som finns för vald patient på de enheter/Svarsmottagare som finns i urvalet för den enhet som är inloggad.

Svarsmottagare ”Ingen”

Bild 2: Vyn Inkorg svar, svarsmottagare ”Ingen”

För att se svar som inte har någon svarsmottagare som t.ex. registrerats via pappersremiss eller via ROS, måste du välja ”Ingen” i listrutan. De här svaren måste manuellt omriktas/tilldelas till lämplig svarsmottagare.

Svarsmottagare ”Alla”

Bild 3: Vyn Inkorg svar, svarsmottagare ”Alla” på vald enhet

Bilden visar sökning efter ”Alla” svarsmottagare på vald svarsmottagande enhet. Här fångar man upp svar på vårdpersonal som står som svarsmottagare som har slutat t.ex. hyrläkare.

Sortering

Bild 4: Sortering: En pil efter kolumnrubriken visar att sortering är aktiverad. Riktning på pilen anger om sorteringen är stigande eller fallande. Storlek på pilen anger i vilken ordning kolumnerna sorterades i, den största först o.s.v.

Enstaka kolumn: Svaren visas som default efter svarsdatum. Genom att klicka i kolumnrubriken går det att sortera svaren i aktuell kolumn stigande eller fallande. T.ex. kolumnen ”Prio” för att sortera fram alla akutmarkerade svar

Flera kolumner: För att sortera på flera kolumner samtidigt, håll in Ctrl och klicka på önskade kolumnrubriker

Kolumnrubriker

Bild 5: Inkorg svar, kolumnrubriker

• Prio: Anger ”AKUT” om beställningens prioritet är vald akut. För radiologisvar visas ”AKUT” om beställningen är ett SVF-förlopp.
• P: En stjärna (*) i kolumnen anger att svar från klinisk kemi och lokala analyser är patologiskt.
• Typ: Anger om svaret är (K) kompletterande-, (P) preliminärt- eller (S) slutsvar
• Besvarat: Ny kolumn fr.o.m. uppgradering R8.3.05. Kolumnen visar besvarade undersökningar inom mikrobiologi, radiologi och patologi.
• Lab – Visar vilken typ som svaret tillhör t.ex. ”Radiologi”

Lab ”Radiologi” infattar Röntgen, Klinisk fysiologi och Mammografi

Högerklicksmeny

Varje svar har en högerklicksmeny.

• Gå till svarslista: Svar öppnas i respektive svarsvy.
• Gå till beställning: Beställning öppnas i respektive beställningsvy.
• Byt svarsmottagare: Byter svarsmottagare och/eller svarsmottagande enhet på hela beställningen.
• Markera som läst: Kuvertsymbolen visar öppnat kuvert, kan användas som en form av kvittens. I tooltip visas vem som läst svaret.
• Dela: Skickar Messengermeddelande till sig själv eller till en kollega. Länk till svaret följer med i Messengermeddelandet. Kan användas som notisfunktion.

Bild 6: Högerklicksmeny, Byt svarsmottagare samt markera svar som läst

Svarsutlåtande

Markerat svar visas till höger i vyn.

Vidimering:

Klinisk kemi och lokala analyser

Fr.o.m. uppgradering R8.3.05 visas samtliga svar från en beställning i en och samma vidimeringspost. Förutsättningen är att de har samma beställnings-id (RID) för klinisk kemi och samma provtagningstid för lokala analyser.

Vidimera alla: När en svarsrad är markerad är knappen ”Vidimera alla” aktiv, alla analyser i svaret vidimeras på en gång.

Vidimera: Om enskild analys markeras aktiveras knappen ”Vidimera” vilket innebär att endast den markerade analysen vidimeras.

Bild 8: Vidimera i Inkorg svar

Mikrobiologi, radiologi, klinisk fysiologi och patologi

Markera ett svar och vidimera genom att trycka på knappen ”Vidimera” som då är aktiv.

Svar provbunden

Sökväg: Meny / Beställning och svar / Svar provbunden

Kortkommando: Ctrl+Shift+V

I vyn Svar provbunden finns både ovidimerade svar och vidimerade svar till provbundna beställningar (klinisk kemi, klinisk mikrobiologi, patologi och lokala analyser)

Svar klinisk kemi och lokala analyser

Visar alla ovidimerade och vidimerade svar för vald patient

Tips! För att se flera svarsrapporter. Kryssa ur rutan ”Visa administrativa data” och göm ”Genvägar” i vänsterkanten (genom pilikonen ovanför).

Bild 9: Vyn Svar provbunden

1. Överst i vyn visas flikarna för de olika disciplinerna. Flikarna är aktiva när det finns svar registrerade från den disciplinen.
2. Filtreringsfönstret öppnas genom att klicka på den svarta högerpilen. Där går det att välja vilka analyssvar som ska visas. Om Fr.o.m. datum lämnas tomt visas samtliga svar bakåt i tiden som finns på valda analyser.
3. Knappen Beställning/Svar info ger information om fler analyser som finns på beställningen och om de är besvarade.
4. Knappen ”Visa graf” aktiveras när en eller flera analyser är markerade och visar graf på värdet över tid.
5. Vidimera genom att markera ett svar och tryck på knappen Vidimera. För att vidimera flera svar samtidigt, håll in ctrl-tangenten och markera önskade svar

Bild 10: Visning av analyssvar i Svar provbunden

Gå till Ikoner

Genom att hålla markören över ett resultat visas en tooltip med mer information

Svar klinisk mikrobiologi

Visar alla ovidimerade och vidimerade svar för vald patient

Bild 11: Visning av mikrobiologisvar i vyn Svar provbunden

1. Knappen Vidimera: Vidimerar valt svar
2. Knappen Historik: Här visas alla svar som registrerats på vald analys och de går att vidimera.

Svar patologi

Visar alla ovidimerade och vidimerade svar för vald patient

Bild 12 Visning av patologisvar i vyn Svar provbunden

1. Knappen Vidimera: Vidimerar valt svar

2. Knappen Historik: Här visas alla svar som registrerats på vald analys och de går att vidimera.

Osignerat och ovidimerat

Sökväg: Meny / Översikter / Osignerat och ovidimerat

Kortkommando: Finns inte

Bild 13: Vyn Osignerat och ovidimerat

1. I vyn Osignerat och ovidimerat, på fliken Ovidimerat finns ovidimerade svar till alla typer av beställningar och remisser
2. Filtrera på olika sätt för att välja vilka svar som ska visas
3. Under Filter är det möjligt att välja vilket typ av ovidimerad dokumentation som ska visas
4. När ett svar är valt visas svaret i rutan ”Resultat”

Bild 14: Filtreringsalternativ

:

Bild 15: Fliken ovidimerat i vyn Osignerat och ovidimerat

5. Knappen Svarslista: Öppnar vyn Svar provbunden alternativt Radiologisvar
6. Knappen Vidimera alla: Vidimerar alla ovidimerade svar/analyser på beställningen (klinisk kemi och lokala analyser)
7. Knappen Vidimera: Vidimerar valt svar

Svar radiologi och klinisk fysiologi

Sökväg: Meny – Beställning och svar – Radiologisvar

Kortkommando: Ctrl+Shift+K

Vyn Radiologisvar visar alla ovidimerade och vidimerade svar för vald patients radiologibeställningar.

Bild 16: Vyn Radiologisvar

1. Svarslista:  Patientens radiologisvar.

Status: P (Preliminärsvar) S (Slutsvar) K (Kompletterande svar)

SVF-flöde: ”SVF” är angivet framför undersökningsnamnet

2. Filtrering: Välj vilka svar som ska visas
3. Historik: För att se de tidigare svaren för beställningen och vidimera dem.
4. Vidimera: Vidimerar valt svar.

Svar, radiologi

Om en beställning innehåller flera undersökningar

• Undersökningar som utförs vid samma tidpunkt. Besvaras i samma slutsvar.
• Undersökningar som utförs vid olika tidpunkter besvaras i olika svar. Beställningen får status 7 (slutsvar) så snart första svaret är skickat, även om fler undersökningar finns att utföra. Båda svaren kommer att finnas i beställningens ”Historik”.

Om någon undersökning i beställningen makuleras av röntgen

T.ex. om beställningen innehåller CT-hals, CT-torax och CT-buk och röntgen ändrar detta till en undersökning som istället heter CT-hals/torax/buk. En av CT-undersökningarna byts ut mot undersökningen CT-hals/torax/buk och de två andra CT-undersökningarna kommer att makuleras. Slutsvar skickas med texten ”Undersökningen är makulerad och vi kommer att utföra CT-hals/torax/buk istället”.

Bild 21: Makueleringsflöde, när beställning innehåller flera undersökningar och inte alla makuleras.

• Beställningen kommer att få status 7, Slutsvar.
• Bokad tid på den nya undersökningen kommer inte att visas eftersom status inte kan backa tillbaka till tidigare status.
• Den av Röntgen valda undersökningen genomförs och därefter skickas slutsvar. Detta svar kommer att synas överst i ”Historiken”.
• Både den makulerade undersökningen och den utförda undersökningen visas upp på enskild rad i svarsvyn men har samma RID-nummer.
• Alla svar ska vidimeras var för sig av svarsmottagaren
• Under ”Historik-knappen” visas alla svaren på beställningen

Om Röntgen skickar ett kompletterande svar på en undersökning

• Slutsvar har inkommit på utförd undersökning.
• Svaret behöver kompletteras av någon anledning.
• Kompletterande svar skickas av Röntgen, i svarsutlåtandet visas både texten från slutsvaret och den kompletterande svarstexten. Beställningen får status 8 (kompletterande svar).
• Svaren vidimeras var för sig av svarsmottagaren.
• Båda svaren kommer att finnas i beställningens ”svars-Historik” under Historik-knappen.

Svar, klinisk fysiologi

Återtaget svar:

Om Klinisk fysiologi vill justera något i ett redan skickat slutsvar

• Slutsvar kommer till svarsmottagare.
• Svar återtas av Klinisk fysiologi för att justeras
• Svarsmottagaren får ett ”kompletterande svar” med informationen ”Signerat svar är återtaget”
• Klinisk fysiologi skickar uppdaterat svar
• Svarsmottagaren får det nya svaret i sin inkorg.

Bild 17: Återtaget svar

Bild 18: Återtaget svar

Två undersökningar i en beställning:

När en beställning innehåller två eller flera undersökningar som svaras ut vid olika tidpunkter.

Bild 18: Två undersökningar i samma beställning, LID.

• LID-nr på undersökningen får en extra bokstav (a, b, c osv.) i svarsutlåtandet. T.ex. En beställning till Klinisk fysiologi innehåller två undersökningar. Beställningen har LID XX-XXX. Svaret på första utförda undersökningen får LID XX-XXX a och den andra undersökningen får LID XX-XXX b
• Svaren innehåller texten ”OBS! Remissen är uppdelad i flera undersökningar. Detta är ett delsvar”.

Bild 20: Två undersökningar i samma beställning, svaret.

• Varje undersökning i Beställningen kommer att få ett eget slutsvar.
• Samtliga svar från beställningen kommer att finnas under ”Historik”.
• Om en av undersökningarna makuleras av Klinisk fysiologi pga. att den inte ska utföras, kommer den att besvaras på samma sätt som ovan.

Bild 21: Historik för två undersökningar i samma beställning.

Patientöversikt

Sökväg: Meny – Översikter – Patientöversikt

Kortkommando: Ctrl+7

Patientöversikten visar en sammanställning av den mest relevanta informationen om patienten uppdelad i ett antal funktionella områden – Widgets

• Kontaktlisten
• Planerade
• Diagnos
• Socialt
• Kliniska parametrar
• Läkemedel
• Beställning
• Svar

Widget:arna Beställning och Svar är relevanta för BoS.

Bild 23: Vyn Patientöversikten

Widgeten kan visas i normalläge eller expanderat läge genom att trycka på .

Widgeten svar

Visar inkomna svar för aktuell beställning från de senaste 150 dagarna.

• Håll markören över ett svar: Mer information visas via tooltip
• Högerklicka eller dubbelklicka på ett svar: Svaret öppnas i respektive svarslista. Där är det möjligt att vidimera svaret.
• Högerklicka på menyrad: Genväg till de olika svarslistorna

Beställningsstatus

Sökväg: Meny – Översikter – Beställningsstatus

Kortkommando: Ctrl+Shift+S

I Beställningsstatus kan man följa hela flödet på beställningen och se när svar har inkommit.

Bild 24: Vyn beställningsstatus

Filtrera

Här kan du filtrera fram de beställningar som är aktuella att titta på genom att välja Alla patienter eller Vald patient och filtrera på:

• Enhet: Patienter på vald enhet visas
• Beställare: Beställningar med angiven beställare visas
• Specialitet: Beställningar tillhörande t.ex. Radiologi visas
• Status: Beställningar med specifikt statusintervall visas t.ex. 6-8 för att se alla beställningar som är besvarade.

Bild 25: Beskrivning av olika status

Information om beställning:

• Akut: Visas inte
• SVF: Visas inte
• Beställt – visas
• Avvikande resultat – visas inte
• Vidimering kan inte ske från denna vy

Byt svarsmottagare

Genom att högerklick går det att byta svarsmottagare på markerad beställning.

Enhetsöversikt

Sökväg: Meny – Översikter – Enhetsöversikt

Kortkommando: Ctrl+Shift+T

I Enhetsöversikten finns information om eventuella radiologi- och labbeställningar i kolumnerna Rad och Lab. Ikonerna anger om svar har inkommit på en beställning. Ikonerna ligger kvar under 48 timmar.

Bild 26: Vyn Enhetsöversikt

Svar utan svarsmottagare

I vissa situationer kommer svar på analys/undersökning in i BoS som inte har någon angiven svarsmottagare. Detta sker bl.a. när beställningen inte är skapad i BoS t.ex. när pappersremiss används eller om remissen är skapad i ROS.

Detta innebär att ingen specifik vårdpersonal får svaret i sin inkorg för vidimering.

För att svaret ska hamna hos ansvarig läkare för vidimering måste man manuellt ange svarsmottagare på de här svaren.

Svarsmottagare ”Ingen”

I Vyn Inkorg svar hittar man samtliga svar utan svarsmottagare genom att väja  alternativet (Ingen) i listan under ”Svarsmottagare”.

Då kommer samtliga ovidimerade svar som inkommit på angiven enhet som inte har någon svarsmottagare att visas i svarslistan.

Bild 27: Svarsmottagare ”Ingen”

Alternativet (Alla) visar samtliga svar på angiven enhet, även de som inte har någon svarsmottagare.

Omrikta svar

För att svaret ska hamna hos rätt svarsmottagare måste svaret omriktas.

Funktionen "Omrikta svar" innebär att du ändrar svarsmottagare på det enskilda svaret i beställningen. Svarsmottagare på framtida svar kommer inte att ändras.

Byt svarsmottagare

För att ändra svarsmottagare på samtliga ovidimerade svar och alla framtida svar i beställningar kan man använda funktionen ”Byt svarsmottagare”.

Funktionen ”Byt svarsmottagare” finns i vyn Beställningsstatus

Det går inte att filtrera på svarsmottagare i denna vy.  Man kan filtrera och sortera  på olika sätt för att få fram det man söker.

T.ex. för att filtrera fram alla beställningar/remisser på en specifik beställande enhet, utan svarsmottagare:

• Välj alla patienter
• Lämna datumfältet ”Fr.o.m.” tomt
• Fyll i den enhet som är beställande enhet
• Välj beställare (Alla)
• Tryck på uppdatera

Bild 28: Filtrering i beställningsstatus

Sortera sedan kolumnen svarsmottagare stigande eller fallande genom att klicka på kolumnhuvudet. Alla beställningar/remisser utan svarsmottagare kommer då att hamna tillsammans så att de är lättare att hitta

Bild 29: Sortera på svarsmottagare

För att byta svarsmottagare, högerklicka på aktuell beställning/remiss. 

Bild 30 Byt svarsmottagare

Om enheten/svarsmottagare saknas i listan med Ny svarsmottagande enhet/Ny svarsmottagare, behöver berörd enhet kontaktas för att flytta över svaret till sig själva.

Det går endast att byta till en svarsmottagare/enhet som finns med i urvalet på den enhet som inloggning skett mot.

Makulerad röntgenbeställning

Om en beställning makuleras av röntgen t.ex. för att patienten uteblivit eller avbokat tiden upprepade gånger kommer undersökningen svaras ut som makulerad.

Bild 31: Omrikta svar i Inkorg svar

Om enheten/svarsmottagare saknas i listan med ”Ny svarsmottagande enhet”/”Ny svarsmottagare”, behöver berörd enhet kontaktas för att flytta över svaret till sig själva.

Det går endast att byta till en svarsmottagare/enhet som finns med i urvalet på den enhet som inloggning skett mot.

Svaret kommer då att få beställningsdatum (när beställningen skickades) som svarsdatum.

Om detta inträffar på en beställning som har en svarsmottagare kommer svaret till svarsmottagarens inkorg för vidimering som vanligt.

Om detta däremot inträffar på en beställning som inte har någon svarsmottagare hamnar svaret i vyn Inkorg svar utan svarsmottagare. Eftersom svarsdatum i detta fall är beställningsdatum måste man söka bakåt i tiden för att hitta dem.

Den allmänna rekommendationen är att man på sin enhet har en kontrollfunktion för att kontrollera om det ligger ovidimerade svar med svarsdatum bakåt i tiden. Förslag på intervall på denna kontroll är var 14:e dag och ca 16 månader tillbaka i tiden men det är upp till varje verksamhet att avgöra om det behöver göras oftare eller inte så ofta beroende på vilken typ av verksamhet man arbetar inom.

I takt med att tiden går kommer svar från remisser skickade från ROS att bli färre och tillslut inte finnas alls dock kan det fortsatt inträffa på pappersremisser.