Maskinell dosdispensering i öppenvård Region Jönköpings län

Syftet med riktlinjerna är att skapa en enhetlig och säker överföring av förskrivningar och information mellan förskrivare, patient/kontaktperson/sjuksköterska och dosleverantör/apotek. Riktlinjerna vänder sig till förskrivare och vårdpersonal i Region Jönköpings län, kommunal hälso- och sjukvårdspersonal och dosleverantör/apotek.

På varje vårdande enhet ska riktlinjerna omsättas i lokal instruktion och göras kända för all personal som arbetar med patienter som erhåller maskinell dosdispensering.

Avtalet med Apoteket AB, avseende maskinell dosdispensering i öppen vård gäller till och med 2024-03-31 med möjlighet till högst 12 månaders förlängning.

I texten beskrivs hela tjänsten med begreppet ”Maskinell dosdispensering”.

Avgränsning

Denna riktlinje omfattar tjänsten Maskinellt dosdispenserade läkemedel i öppen vård som upphandlas av Region Jönköpings län.

Det finns apotekskedjor som tillhandahåller en dosdispenseringstjänst som finansieras av patienten själv, så kallad egenfinansierad dosdispensering. Läkemedelskommittén avråder tillsvidare förskrivare från att registrera samtycke för patienter som önskar egenfinansierad dosdispensering.

För information om Pascal, se Inera AB:s webbplats

Syfte med Maskinell dosdispensering

En patient som behöver stöd i sin läkemedelshantering kan erbjudas att få sina läkemedel dosförpackade. Maskinellt dosförpackade läkemedel är ett alternativ till den traditionella läkemedelshanteringen. Den är till för patienter med regelbunden och stabil medicinering, oavsett boendeform, som inte kan klara sin läkemedelshantering själv t.ex. på grund av fysiska och/eller psykiska funktionsnedsättningar.

Definitioner

Maskinellt dosförpackade läkemedel

Vid maskinellt dosförpackade läkemedel levereras dosförpackade läkemedel (där varje dospåse innehåller de läkemedel som ska tas vid ett och samma tillfälle) i första hand för två veckors förbrukning. Patientens förskrivningar finns samlade i förskrivningsverktyget Pascal.

Leveranser av läkemedel till patienten kan ske till särskilt boende, mottagning, lokalt apotek eller apoteksombud.

Originalförpackning

Med originalförpackning avses läkemedel som inte kan dosförpackas maskinellt utan istället levereras i sin ursprungsförpackning; burk, kartong, flaska etc. Originalförpackningar kan beställas och levereras av dosapotek. Originalförpackningar kan också expedieras på lokala apotek.

Förteckning recept

Förskrivning till dospatient görs enligt HSLF-FS  (Läkemedelsverkets föreskrifter om förordnande och utlämnande av läkemedel och teknisk sprit) 4 Kap 3§ via avsett IT-stöd eller, då IT-stödet inte är tillgängligt, enligt sedvanlig receptförskrivning.

Förteckning recept skickas med dosleverans till patient/kontaktperson. Den som övertagit patientens läkemedelsansvar (sjuksköterska/närstående) kan efter överenskommelse med dosleverantören också få den senaste versionen av Förteckning recept skickad till sig.

För patienter i kommunal hälso- och sjukvård kan Förteckning recept avbeställas via kontakt med dosleverantören. Kommunen ansvarar då för att ha en lokal rutin för att uppmärksamma läkemedelsförändringar.

Pascal

Pascal är IT-stödet för förskrivning till patienter med maskinellt dosförpackade läkemedel och ska enligt HSLF-FS 2021:75 (Läkemedelsverkets föreskrifter om förordnande och utlämnande av läkemedel och teknisk sprit) 4 Kap 3§ användas vid ny förskrivning/ordinationsändring/utsättning. Genom Pascal har användaren alltid tillgång till patientens aktuella förskrivningar samt aktuellt dossortiment.

Pascal nås via länk i Cosmic Externa applikationer eller via Ineras websidor.

Användare av Pascal är förskrivare samt övriga legitimerade yrkesgrupper t.ex. sjuksköterska och farmaceut. Icke-legitimerade yrkesgrupper har endast tillgång till patientuppgifter.

Behörigheter hanteras i HSA-katalogen. Inloggning sker med SITHS-kort (e-tjänstekort).

För Pascalsupport: kontakta i första hand lokal IT-support. I andra hand kontaktas nationell pascalsupport hos Inera via webben eller via telefon 0771-25 10 10.

Kontaktinformation

Kontaktinformation är en obligatorisk uppgift för patienter som har dosförpackade läkemedel. När patienten själv, eller med stöd av närstående ansvarar för sin läkemedelshantering är det patientens eller närståendes uppgifter som skrivs under kontaktinformation.

När ansvaret för läkemedelshantering helt eller delvis överlåts till ansvarig sjuksköterska i öppenvård eller kommunal hälso- och sjukvård anges dennes kontaktuppgifter.

Kriterier för maskinell dosdispensering

• Patienten samtycker till att vårdpersonal och apotek får utbyta information kring patientens läkemedel.
• Patient, oavsett boendeform, med regelbunden och stabil medicinering som inte kan klara sin läkemedelshantering själv t.ex. på grund av fysiska och/eller psykiska funktionsnedsättningar
• Patienten ska ha minst tre (3) dispenserbara läkemedel på sin läkemedelslista.

Ansvarsfördelning

Dosleverantör och vårdgivare inom slutenvård, öppenvård och kommunal vård ansvarar gemensamt för att samverka för en säker överföring av ordinationer och information.

Verksamhetschefer i Region Jönköpings län ansvarar för att:

• det finns ändamålsenliga och väl fungerande rutiner för läkemedelshantering samt ett säkert delegeringsförfarande.
• rutiner finns för rapportering av avvikelser.

Medicinskt ansvarig sjuksköterska ansvarar i kommunen för att:

• det finns ändamålsenliga och väl fungerande rutiner för läkemedelshantering samt ett säkert delegeringsförfarande.
• rutiner finns för rapportering av avvikelser.

Förskrivaren ansvarar för att:

• bedöma, i samråd med patient/ansvarig sjuksköterska om patienten är aktuell för maskinellt dosförpackade läkemedel enligt ovanstående kriterier.
• före anslutning av patient till maskinellt dosförpackade läkemedel inhämta samtycke från patienten eller närstående/kontaktperson.
• vid anslutning av patient till maskinellt dosförpackade läkemedel vara ansvarig för patientens samlade läkemedelsordinationer tills överenskommelse sker med annan ordinationsansvarig enhet och/eller ansvarig läkare.
• ny förskrivning/ordinationsändring/utsättning görs i Pascal.
• avgöra om en nyförskrivning/ordinationsändring/utsättning kräver akut produktion eller om förändring kan påbörjas nästa ordinarie dosperiod.
• ange ordinationsorsak/utsättningsorsak för respektive läkemedel samt anpassa doseringstider efter patientens behov.
• dokumentera ordinationsändringar (ny förskrivning/ändring/utsättning) i patientens journal under sökord Läkemedelsförändring.
• informera patienten eller närstående/kontaktperson/sjuksköterska vid ordinationsändringar.
• avsluta maskinell dosdispensering då ovanstående förutsättningar inte längre uppfylls och i så fall informera patienten eller kontaktperson.
• vid avslut av tjänsten säkerställa att inaktuella dospåsar kasseras genom kommunikation med patient/närstående/kontaktperson/sjuksköterska eller dosleverantör.

Kontaktpersonen ansvarar för att:

• tillse att Förteckning recept kommer patienten till del.
• tillse att information som kommer från dosleverantören gällande patientens läkemedel, tex receptförnyelse eller restmeddelande meddelas patienten och ansvarig läkare/sjuksköterska.
• Bevaka och följa upp, att en förskrivning förnyas när påminnelse erhålls från dosleverantören.
• om möjligt tillse att aktuell Förteckning recept medföljer patienten vid samtliga vårdkontakter.
• meddela dosleverantören vid ändringar i patientens administrativa uppgifter, vid ändring av expedieringens status av dospåsar dvs. pågående/pausa/avsluta samt om patienten avlider.

Sjuksköterska som är kontaktperson ansvarar även för att:

• se till att aktuell Förteckning recept finns hos patienten och hos den som övertagit patientens läkemedelsansvar.
• kontrollera ny Förteckning recept avseende överenskomna ändringar i patientens läkemedelsbehandling.
• beställa läkemedel i originalförpackning.
• hantera läkemedelsförändringar i pågående dosperiod enligt lokal rutin, tex komplettera med läkemedel, se till att nya dosrullar kommer fram.
• rapportera avvikelser enligt lokala riktlinjer (se även avsnitt Avvikelser).

Dosleverantören ansvarar för att:

• farmaceutisk och författningsmässig kontroll sker av varje förskrivning.
• innehåll i obruten dospåse överensstämmer med gällande förskrivning.
• leverans sker enligt avtal och överenskommelse.
• Förteckning recept sänds ut till patient i samband med leverans och om överenskommelse finns, även till den som övertagit patientens läkemedelsansvar (sjuksköterska/läkare/närstående).
• informera patienten eller kontaktperson om förändrat utseende av tablett/kapsel samt nödvändig information för att kunna ta läkemedel på rätt sätt.
• meddela regionens kontaktperson för dostjänsten, förskrivare, patient eller patientens kontaktperson vilka åtgärder som vidtagits vid sortimentsändringar och leveranssvårigheter av läkemedel.
• meddela patient eller kontaktperson att en förskrivning måste förnyas - tre månader resp. en månad innan förskrivningen på Förteckning recept upphör att gälla.
• i samband med sista leveransen meddela patient eller kontaktperson att inga ytterligare leveranser kommer att ske av de läkemedel vars giltighet upphört/slutexpedierats om inte förskrivningen förnyas av förskrivare.

Ansluta patient till maskinell dosdispensering

Anslutning av patient till maskinell dosdispensering ska i första hand ske inom öppenvården, men kan även initieras av slutenvården i samband med utskrivning.

Den förskrivare som ansluter en patient till maskinell dosdispensering är ansvarig för patientens samlade läkemedelsordinationer tills överenskommelse sker med annan ordinationsansvarig enhet/ansvarig läkare. Ingen kan utses till ordinationsansvarig enhet/ansvarig läkare utan att ha fått kännedom om och accepterat detta.

Anslutning till maskinell dosdispensering ska ske i Pascal.

Avsluta maskinell dosdispensering

Patienter är generellt inte lämpliga för maskinellt dosförpackade läkemedel när:

• Patienten har en instabil medicinering
• Patienten har färre än tre (3) dispenserbara läkemedel
• Patientens fysiska/psykiska förmåga inte längre är ett hinder i läkemedelshanteringen

När en patient avslutas från tjänsten maskinell dosdispensering tas alla patientens aktuella förskrivningar bort från receptregistret. Nya recept behöver utfärdas. Kommunikationen med patienten/kontaktpersonen är viktig, då denne bör kontakta aktuell förskrivare om recept saknas efter avslutande av dostjänsten.

Observera att dosförpackade läkemedel kan finnas kvar hos patient eller att ny leverans kan vara på väg till patient/utlämningsställe och att dessa dospåsar inte per automatik kasseras i samband med att avslut sker i Pascal. Den som avslutar en patient från tjänsten dosförpackade läkemedel ska säkerställa att inaktuella dospåsar kasseras. Vid osäkerhet om status över leveranser kontaktas dosleverantören.

Om patienten avlidit meddelas detta dosleverantören via Pascal.

Maskinell dosdispensering avslutas via Pascal.

Kostnad för maskinell dosdispensering

Maskinellt dosförpackade läkemedel genererar kostnader för själva läkemedlet och för att dosförpacka läkemedlet.

För läkemedelskostnaderna gäller samma regler för doskunder som för receptkunder. Betalningssätt väljs när patienten ansluts till tjänsten men kan justeras i efterhand.

Eventuell kostnad för att dosförpacka läkemedel ligger centralt på Region Jönköpings län och belastar inte enskilda vårdcentraler. Kostnad för maskinell dosdispensering regleras i avtal med dosleverantören och tas ut per patient och dispenserat dygn.

Akuta beställningar av dosförpackade läkemedel genererar ingen extra kostnad utöver kostnaden för läkemedel.

Sortimentslista för maskinell dosdispensering

Dosleverantören tillhandahåller en aktuell sortimentslista för dispenserbara läkemedel, inklusive licensläkemedel.

Dossortimentet följer respektive läkemedelskommittés rekommendationer i möjligaste mån och anpassas även till förskrivningsmönstret samt krav på generiskt utbyte (TLV).

Region Jönköpings län/Verksamhetsstöd och Service/Läkemedelsförsörjning- klinisk farmaci tar gärna emot synpunkter från förskrivare på dossortimentet.

Förskrivningar

Samma regler gäller som vid övrig receptförskrivning. Läkemedel som kan dosförpackas väljs så långt det är möjligt.

Ordination som skickas som e-recept från Cosmic eller annat förskrivningssystem läggs som originalförpackning i Pascal och kommer därmed inte att dosförpackas maskinellt.

CE-märkta produkter eller nutrition är inte läkemedel och förskrivs generellt inte via Pascal.

Ny förskrivning/Ordinationsändring/Utsättning:

Dispenserbara läkemedel

Ordinarie förskrivning

Förskrivning av dispenserbara läkemedel som inkommer före ordinarie stopptid, träder i kraft nästa dosperiod. ”Första dosdag” (datum och veckodag) visas i patienthuvudet i Pascal. Ordinarie stopptid är kl. 14.

Notera att dosleverantören jobbar in ”röda dagar” och att stopptiden därmed ändras inför storhelger. Ny stopptid inför ”röda dagar” anges av dosleverantören i Pascal. Information om ändrade stopptider finns också på dosleverantörens websidor.

Akut förskrivning

Akut leverans erhålls via markering av ”Akut produktion” i förskrivningsvyn i Pascal.  Dosleverantören dispenserar tilläggsdoser/ersättningsdoser vardagar måndag-fredag.

Akut ny förskrivning/ordinationsändring/utsättning:

• inkommen till dosleverantören vardag före kl 14 = dag 1
• når lokalt apotek/utlämningsställe och kan hämtas nästföljande vardag = dag 2
• första dosintag för patienten nästföljande dag = dag 3

Ett alternativ till akut beställning av tilläggsdoser vid ny insättning, är att komplettera förskrivning av dosförpackat läkemedel med en förskrivning av minsta originalförpackning, som täcker behovet till dess att nästa ordinarie leverans av dospåsar sker.

Notera att alla förskrivningsändringar (nyförskrivning, dosjustering, utsättning) hanteras som separata förskrivningar och inte som en (1) ändring. Akut beställning måste därför göras för samtliga förskrivningar. Akut nyförskrivning genererar en tilläggsrulle som bara innehåller nytt läkemedel. Akut utsättning eller dosändring genererar en ersättningsrulle som innehåller patientens samtliga läkemedel. Föregående dosrulle ska då kasseras.

Sjuksköterska och förskrivare ska vid behov komma överens om hur ändringar ska hanteras i väntan på tilläggs- eller ersättningsrullar. Om något läkemedel dosändras eller sätts ut ska hela dospåsen kasseras och läkemedel tas ur avdelningens läkemedelsförråd alternativt iordningställs kvarvarande läkemedel enligt lokal rutin.

Originalförpackning

Förskrivning av originalförpackningar följer samma hantering som sedvanlig receptförskrivning. Förskrivningen finns tillgänglig för expedition på lokalt apotek omgående.

Stopptiden för beställning av originalförpackningar i Pascal är samma som ordinarie stopptid för dosändringar.

Enligt överenskommelse mellan region och kommun kan läkemedel upptagna i förteckningen ”Läkemedelsförråd inom kommunal hälso-och sjukvård” användas vid akut ordinationsändring, och recept behöver då inte expedieras. Antibiotika från akutförrådet lämnas ut i hel kur vid akuta infektioner då läkaren, under jourtid, har bedömt att behandlingen ska påbörjas omgående. Ordinationen ska journalföras samt förskrivas i Pascal. Vid nyförskrivning i Pascal skrivs i fältet "Patientinstruktion": "expedieras ej, tas ur läkemedelsförråd" och i fältet "Kommentar till vårdgivare": "Tas ur läkemedelsförråd".

Förnyelse av förskrivning

Förskrivare är ansvarig för att ompröva indikation för förskrivningen. För läkemedel där förskrivning gjorts på annan enhet än ordinationsansvarig enhet, t.ex. en specialistmottagning bör förnyelse av förskrivningen ske av den enheten.

I samband med årlig förnyelse ska uppgifter, såsom kontaktinformation, ses över och eventuellt uppdateras. Patienten eller dennes kontaktperson har det yttersta ansvaret för att förskrivningarna på Förteckning recept är giltiga.

Licenspreparat

Förskrivare skriver en motivering för förskrivning av licensläkemedel via Läkemedelsverkets elektroniska tjänst KLAS. 

Apotek måste meddelas att licens ska sökas, antingen i samband med att licensansökan görs i KLAS eller genom att kontakt tas med lokalt apotek.

Beviljade licenser kan expedieras på valfritt öppenvårdsapotek, oavsett vilket apotek som beviljats licensen.

Reservrutin vid driftsstörningar

Vid driftstörningar av Pascal kontaktas dosleverantören. Dosleverantör kan kontaktas vardagar kl 8-17.

Ny förskrivning/ändring görs via Cosmic. Ange om läkemedlet ska dispenseras samt vilka klockslag som är aktuella. Önskas akut dispensering måste dosapoteket kontaktas via telefon. Utsättning kommuniceras till dosleverantören via telefon.

Vid beställningar av originalförpackningar används blanketten Apodos - patientbundna originalförpackningar. Vid registrering av ny dospatient används blanketten Apodos - Personuppgifter. Blanketterna finns på Apoteket ABs websidor.

Leveranser

Dosleverantören levererar läkemedel till lokala apotek och apoteksombud enligt avtal om utlämningsställen. Mottagningar och kommuner som önskar direktleverans till hemsjukvårdsenheter ska skriva separata leveransavtal med dosleverantören. Enheter utan leveransavtal får extrabeställningar levererade till lokalt apotek/utlämningsställe. Det är därför viktigt att förskrivare meddelar patient/kontaktperson när akuta doser beställs för att säkerställa att förskrivna doser hämtas ut.

Ledtiden för förskrivning/beställning och leverans styrs via avtalet med dosleverantören men specifika produktions- eller leveransdagar är inte avtalsbundna. För lokala anpassningar avseende lämpliga produktions- och leveransdagar med hänsyn till t.ex. ronder och läkemedelsbeställningar bör kontakt tas med dosapoteket.

Avvikelser

Alla avvikelser som berör dosförpackade läkemedel, expedition av läkemedel i originalförpackning eller handelsvaror/läkemedelsnära förbrukningsartiklar, samt försenade/uteblivna leveranser rapporteras till dosleverantör via webbformulär på dosleverantörens hemsida. Det går bra att avvikelserapportera via telefon om avvikelsen kräver akut åtgärd.

Dosleverantören bekräftar mottagande av avvikelseanmälan. För ytterligare information om avvikelsen går det bra att vända sig till dosleverantören. Avvikelsen ska även skrivas in i det lokala avvikelsesystemet inom kommuner och region. Avvikelseanmälan syftar dels till att identifiera problem för att systematiskt kunna förbättra tjänsten och dels för uppföljning av avtalet med dosleverantören.

Dosleverantören återrapporterar enligt avtal, inkomna avvikelser till kontaktperson inom Region Jönköpings län.